Das falcana Event-Modul ist ähnlich aufgebaut wie das Projekt-Modul. Es ist dafür konzipiert, Projekte im Eventmanagement zu gestalten und zu organisieren.
Dabei kann es sich um verschiedene Event-Typen handeln. Beispiele sind Vorträge und Seminare, Outdoor-Events, Firmen-Incentives, Teambuilding-Events, Sport- und Kulturveranstaltungen, Feste und Familienfeiern.
Die Besonderheiten des Moduls liegen in der Erfassung von Teilnehmenden, der Verwaltung einzelner Aktivitäten zum Event und der Organisation involvierter Personen, die für Aktivtäten verantwortlich sind.
Event-Vorgaben (Admin Einstellungen)
Zuallererst empfiehlt sich eine Kontrolle der Vorgabemöglichkeiten in den Admin Einstellungen.
Hier kann man das Start-Datum vorgegeben, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handeln soll, ob man Aktivtäten einsetzen wird, wer für die Event-Trainerverwaltung zuständig ist und wie automatisierte Kalendereinträge angelegt werden sollen.
Wichtige Vorgaben sind die Event-Typen, die man verwalten wird und welche Status-Arten es geben soll (ob die Veranstaltung z. B. gerade geplant wird, fix gebucht ist oder bereits durchgeführt wurde).
Zusätzlich kann man fixe Veranstaltungsorte zur Auswahl vorgeben und die Rolle sogenannter „involvierter Personen“ festlegen. Klassische Beispiele sind Moderation, Vortrag und Coaching. Ergänzend kann man mehrere Status-Arten zur involvierten Person vorgeben.
Hinweis: Die >> Admin Einstellungen sind ausschließlich für falcana Administratoren zugänglich. Die hier gemachten Vorgaben gelten für alle eigenen falcana User.
Ein Event anlegen
Events können über das grüne Plus-Symbol in der Event-Übersicht und in der Fußzeile angelegt werden.
Die Basis-Informationen zum Event findet man im Panel „Allgemein“. Eventname, Zuständigkeit, Event-Typ und Event-Status sind als Pflichtfelder festgelegt und benötigen eine Angabe.
Alle weiteren Informationen sind auf die verschiedene Schwebe-Fenster bzw. Panels aufgeteilt.
Die Event-Panels im Überblick
Informationen zu einem Event können über verschiedene Schwebe-Fenster abgerufen und eingegeben werden. Welche Panels man standardmäßig geöffnet hat und wie sie angeordnet sind, entscheidet man als als falcana User eigenständig.
Der Veranstaltungsort kann dabei aus der eigenen Vorgaben-Liste ausgesucht, aus den eigenen Adressen ausgewählt oder völlig neu eingegeben werden.
Es empfiehlt sich, dieses Panel eingeblendet zu lassen.
Eine genauere Beschreibung findet man im Kapitel >> Event-Aktivitäten & involvierte Personen.
Hinweis: Bereits absolvierte Termine wandern in die Chronologie.
Zusätzlich kann man hier die Gesamtkosten und die Kosten pro Teilnehmer eintragen und eine Verknüpfung zum Objekt-Modul herstellen. Das kann z. B. interessant sein, wenn man spezielle Event-Ressourcen als Objekte verwaltet.
Wie man Individual-Felder anlegen und verwenden kann, findet man im Artikel >> Individual-Felder einsetzen.
Die Besonderheiten werden im Kapitel >> Teilnehmende verwalten beschrieben.
Teilnehmende verwalten
Über das Panel „Teilnehmer“ können die Teilnehmenden an einer Veranstaltung erfasst und verwaltet werden. Das Panel ist als Übersichtsliste mit einzelnen Einträgen gestaltet.
Man kann Teilnehmende hinzufügen, löschen, die Liste als Excel-Datei exportieren und damit eine analoge Anwesenheitsliste erstellen, eine Teilnahmebestätigung ausstellen und eine Verteilerliste für das Marketing-Modul erstellen.
Über das grüne Plus-Symbol bzw. bei Klick auf einen bestehenden Eintrag öffnet sich das Dialogfenster „Teilnehmer hinzufügen“.
Hier können bestehende Ansprechpartner als Teilnehmer angelegt und mit verschiedenen Zusatzinformationen wie z. B. Status und Buchungsdatum erfasst werden.
Wichtig: Damit ein Teilnehmer ausgewählt werden kann, muss dieser als Ansprechpartner zu einer Adresse angelegt wein.
Profi-Tipp: Man kann direkt im Dialogfenster über das grüne Plus-Symbol mehrere Personen hinzufügen.
In diesem Bereich ist auch eine Mehrfachbearbeitung möglich. Auf diese Weise kann man die verschiedenen Details, die für einzelne Teilnehmende angegeben werden können, für mehrere markierte Einträge gleichzeitig ändern.
Wichtig: Die tatsächliche Teilnahme wird nicht über einen allgemeinen Status, sondern über die Checkbox „teilgenommen“ bestätigt.
Hinweis: Hat ein Ansprechpartner bei einem Event teilgenommen, wird das in der entsprechenden Adresschronologie vermerkt.
Profi-Tipp: Das automatisierte Anlegen von Adressen und Ansprechpartnern bei Online-Anmeldungen ist über die falcana Marketing-API möglich. Bei Interesse an dieser Funktion freuen wir uns über eine E-Mail-Nachricht an support[at]falcana.com 📧
Option: Teilnehmende kontaktieren
Um den direkten Kontakt mit Teilnehmenden zu erleichtern, kann man aus dem Event-Modul eine Verteilerliste für das Marketing-Modul erstellen und Teilnehmer-Kampagnen gestalten.
Klassische Beispiele sind das Aussenden eines Termin-Reminders im Vorfeld zur Veranstaltung und Links zu Event-Bildergalerien im Anschluss an die Veranstaltung.
Im Panel „Teilnehmer“ markiert man die Personen, die man kontaktieren möchte und erstellt über den blauen Brief-Kuvert-Button eine Verteilerliste für eine Kampagne.
Verwendet man dazu den Fußzeilen-Button, werden ausschließlich Personen in die Verteilerliste aufgenommen, die am Event teilgenommen haben und die Checkbox „teilgenommen“ aktiviert wurde.
Hinweis: Diese Funktion ist für falcana Kunden verfügbar, die das Marketing-Modul gebucht haben.
Option: Teilnahmebestätigung ausstellen
Haben Teilnehmer tatsächlich an einem Event teilgenommen und wurde die Teilnahme über die Checkbox „teilgenommen“ vermerkt, kann man eine Teilnahmebestätigung ausstellen.
Dazu erstellt man eine passende Vorlage im DOCX-Format. Diese Vorlage lädt man über das >> Dashboard Menü unter >> Uploads als Wordvorlage zum Generieren von Dokumenten hoch. Dadurch wird die Vorlage für Teilnahmebestätigungen als Auswahl verfügbar.
Man kann alle Personen markieren, die teilgenommen haben. Durch Klick auf den roten Dokument-Button öffnet sich ein Dialogfenster. Hier kann man auswählen, ob das Dokument heruntergeladen oder als Chronologie-Eintrag hinterlegt werden soll – oder beides.
Die Auswahl startet den Erstellungsprozess. Speichern erstellt einen Eintrag in der Adress- und in der Ansprechpartner-Chronologie. Herunterladen erstellt ein Download-Dokument. Das Dokument kann man über das Prozess-Symbol rechts oben aufrufen und herunterladen.
Wurden mehrere Teilnehmende ausgewählt, umfasst das Download-Dokument mehrere Bestätigungen, ähnlich wie bei einem Serienbrief.
Hinweis: Man kann in der Word-Vorlage sogenannte Variablen als Platzhalter verwenden und z. B. die Namen der Teilnehmenden und Titel der Events automatisiert einfügen lassen.
Welche Platzhalter man für diesen Einsatzzweck verwenden kann, beschreibt der Artikel >> Liste der DOCX-Variablen.
Hinweis: Kunden, welche die Zusatzfunktion „Dokumente generieren“ nutzen, verwenden in diesem Fall auch den Button direkt im Teilnehmer-Panel. Dort kann man die Personen auswählen, für welche die Bestätigung gilt.
Event-Aktivitäten & involvierte Personen
Aktivitäten ermöglichen eine exaktere Planung des Event-Ablaufs mit verschiedenen Inhalten, Terminen, involvierten Personen und Planungsalternativen.
Diese Alternativen werden als Varianten angelegt. Man kann bis zu drei Varianten gestalten. Bei der einzelnen Aktivität wird angegeben, zu welcher Variante sie gehört.
Legt man eine neue Aktivität an bzw. öffnet man eine bereits angelegte Aktivität, öffnet sich das Dialogfenster „Positionen bearbeiten“.
Hinweis: Dieses Dialogfenster ist wie für Dokument-Positionen bzw. für Artikel aus dem Warenwirtschaft-Modul aufgebaut.
Man vergibt eine Bezeichnung, trägt Details ein, verknüpft die Aktivität optional mit Objekten und Produktgruppen, gibt die Kosten an, nutzt Individual-Felder und kann Bilder integrieren, sofern die entsprechende Zusatzfunktion aktiviert ist.
Bei Events bzw. für Aktivitäten gibt es zwei zusätzliche Bereiche – die Aktivitäten-Details und involvierte Personen.
Bei den Aktivitäten-Details wird zuerst eine Variante ausgewählt, sofern man welche vorgegeben hat. Danach vergibt man einen Standard- und einen Alternativtermin mit Datum und Uhrzeit. Ein Kommentarfeld rundet das Informationsangebot ab.
Bei den involvierten Personen vergibt man eine Funktion, wählt aus den eigenen falcana Usern oder Ansprechpartnern die zuständige Person aus und gibt den aktuellen Status an.
Hinweis: Die „Positionsnummer“ einer Aktivität ist vordefiniert und kann nicht geändert werden.
Profi-Tipp: Beim Erstellen von Angeboten können Aktivitäten über den Dokumente Import / Export eingefügt werden.
Tipp: Aktivitäten für Angebote nutzen
Eine Besonderheit des Event-Moduls ist, dass Aktivitäten als Positionen in das Event-Angebot übernommen werden können.
Der Fußzeilen-Button „Import / Export“ bietet dazu den eigenen Punkt „Aktivitäten aus dem Event einfügen“.
Wichtig I: Bereits bestehende Inhalte werden bei diesem Vorgang gelöscht. Man sollte daher bei der Angebotslegung mit diesem Schritt beginnen.
Wichtig II: Gibt es Aktivitätsvarianten, bilden diese die Hauptposition. Die einzelnen Aktivitäten zur Variante werden als Unterpositionen angelegt.
Automatisierte Kalender-Einträge (Planungsmodul)
In den Admin Einstellungen können verschiedene Vorgaben zum automatisieren Erstellen und Aktualisieren von Kalendereinträgen festgelegt werden.
In Hinsicht auf die Uhrzeit gelten dabei folgende Regeln:
- Wird sowohl beim Beginn- als auch beim Enddatum keine Uhrzeit angegeben, wird ein Ganztagstermin erstellt.
- Sobald bei einem der beiden Felder eine Uhrzeit angegeben wird, wird das jeweils andere Feld im Kalender mit „00:00“ (Beginn-Zeit) oder „23:59“ (End-Zeit) angezeigt.
- Wird bei beiden Terminen eine Uhrzeit angegeben, wird der Eintrag für diesen Zeitraum erstellt.
- Event-Zuständigkeit
- Interner Benutzer
- User-Wahl
- Kategorie
Für ein Event ist immer ein falcana User zuständig. Die Zuständigkeit wird im Allgemein-Panel festgelegt.
Wählt man diese Eintragsoption, wird das Event beim zuständigen falcana User in den Kalender eingetragen.
Dabei kann der Event-Kalendereintrag unabhängig von einzelnen Event-Aktivitäten immer erfolgen oder nur dann, wenn es keine Aktivitäten-Kalendereinträge gibt (wird eine Aktivität angelegt, wird der Event-Kalendereintrag automatisch gelöscht und die Aktivität als Kalendereintrag gesetzt).
Ist die involvierter Person ein interner Benutzer (= falcana User), kann ein automatisierter Eintrag im Kalender dieses Users erstellt werden.
Wird für die Aktivität ein Alternativtermin angelegt, wird ein zweiter Termin erstellt und als (ALTERNATIVTERMIN) gekennzeichnet.
Tipp: Arbeitet man häufig mit involvierten Personen, die jedoch keine internen Benutzer sind, kann man das Anlegen als falcana Kalender-User überlegen (siehe falcana User-Typen & Berechtigungen).
Externe Personen können den falcana Kalender nicht nutzen.
Mit Hilfe dieser Eintragsoption kann man einen falcana User bestimmen, der für die Kommunikation mit der jeweiligen externen involvierten Personen zuständig sind. Der automatisierte Kalendereintrag erfolgt beim ausgewählten falcana User.
Event-Typ oder Event-Status können wahlweise als Kalender-Kategorie für automatisierte Kalendereinträge verwendet werden.
Hinweis: Ändert man die Vorgaben in den Admin Einstellungen, werden alle Kalendereinträge automatisch ab dem aktuellen Tag aktualisiert. Vergangene Termine werden nicht mehr geändert.
Die gewählten Vorgaben für automatisierte Kalendereinträge werden ausschließlich dann wirksam, wenn sowohl bei Event-Status als auch bei Event-Typ die Checkbox „im Kalender anzeigen“ aktiviert ist.
Wichtig I: Kalender-Einträge zu Aktivitäten werden ausschließlich dann aktualisiert, wenn eine Änderung bei der Aktivität selbst vorgenommen und gespeichert wird. Allgemeine Änderungen am Event lösen keine Aktualisierung aus.
Wichtig II: Änderungen, die beim Kalendereintrag vorgenommen werden, werden nicht an das Event-Modul übertragen. Bei Aktualisierungen gehen sie verloren.
Wichtig III: falcana Kunden, die mit dem SYNC-Modul arbeiten und Termine mit einem zweiten Kalender synchronisieren, achten besonders darauf, Änderungen ausschließlich im Event-Modul vorzunehmen, um den korrekten Inhalt zu synchronisieren und zu aktualisieren.
Ergänzender Tipp: Das Event-Modul kann mit dem Add-On „Event-Trainerverwaltung“ erweitert werden. Die Beschreibung dazu findet man im Artikel >> Involvierte Personen verwalten (in Überarbeitung).