Allgemeines
falcana ist flexibel und lässt sich individuell anpassen. Wenn Sie verschiedene Werte bzw. Informationen in Ihrer Datenbank abbilden möchten, die in der Standard-Version von falcana nicht enthalten sind, können Sie das über Individualfelder lösen.
Zur Anlage von Individualfeldern benötigen Sie Admin-Rechte. Falls Sie „User“ sind, wenden Sie sich bitte an Ihren falcana-Administrator in Ihrem Unternehmen.
Im Admin-Bereich Ihrer Datenbank finden Sie das Slide-Panel „Individualfelder“. Hier können die Felder für sämtliche Bereiche/Module angelegt werden. Folgende Optionen stehen dabei zur Verfügung:
| Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
| Feldname DE | Feldbezeichnung Deutsch |
| Feldname EN | Feldbezeichnung Englisch |
| Abhängig von | Wenn Sie hier ein Feld auswählen, dann wird das neue Individual-Feld nur angezeigt, wenn das gewählte Feld ausgefüllt ist. Mit Erweiterten Abhängigkeiten kann die Auswahl weiter eingeschränkt werden. |
| Eingabeformat | Das Eingabeformat (Textfeld einzeilig/mehrzeilig, Checkbox, optischer Trenner, Button, Feld für Dateiupload, Autocompleter-Felder oder Dropdown-Felder) gibt an um welchen Typ von Feld es sich handelt. |
| Pflichtfeld | Gibt an, ob das Feld in dem jeweiligen Bereich befüllt werden muss oder nicht |
| Editierbar auch nach dem Einfrieren | Sie können festlegen, ob das Feld auch nach dem Einfrieren des jeweiligen Dokuments editierbar ist oder nicht. Diese Funktion ist nur bei Individualfelder von Angeboten & Faktura-Dokumenten verfügbar. |
| Am Dokument ausgeben | Gibt an, ob das Feld bei Dokumenten ausgegeben/angezeigt wird. |
| Tooltip | Hier können Sie die Funktionalität Ihres Feldes erklären. Der Tooltip wird dann im jeweiligen Bereich, rechts neben dem Feld, angezeigt. |
| Aktiv | Gibt an, ob das Feld Aktiv ist und angezeigt wird. Felder mit bestehenden Werten können nicht gelöscht werden, diese kann man alternativ inaktiv setzen. |
Falls Sie das Feld zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr benötigen, setzten Sie dies auf „inaktiv“.
Individual-Felder sind auch im Modul „Objekte“ einstellbar.
Informationen aus Individualfeldern sind auch berichtsfähig und im Modul „Berichte“ filterbar.
Erinnerungsfunktion
Bei Individualfeldern kann eingestellt werden, ob ein falcana-Benutzer beim Erreichen vom entsprechenden Datum, eine Info-Mail anhand einer ausgewählten Vorlaufzeit erhält.
Damit diese Einstellung durchgeführt werden kann, muss „Textfeld einzeilig“ mit dem Eingabeformat „Datum“ ausgewählt werden.
Wenn diese Einstellung durchgeführt wurde, erhält der ausgewählte Benutzer zum eingestellten Zeitraum eine E-Mail in der alle Elemente zusammengefasst sind, bei denen das Datum erreicht ist.
Erweiterte Abhängigkeiten
Wenn bei „abhängig von“ ein Feld ausgewählt wird, dann wird das Individual-Feld nur angezeigt, wenn das gewählte Feld ausgefüllt ist. Wird dabei ein „Dropdown-Feld mit individuellen Optionen“ ausgewählt, kann diese Abhängigkeit mit der Funktion „Optionen konfigurieren“ noch für einzelne Werte eingestellt werden.
Bei diesem Beispiel (Grafik sh. oben) wurde zuerst ein Individual-Dropdownfeld „Kategorien“ mit den Optionen „Kategorie A“, „Kategorie B“ und „Kategorie C“ angelegt und danach ein Textfeld „Feld 1 – Kategorie A“ das von dem Ersten abhängig ist.
Wenn bei der Abhängigkeit keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden, wird das zweite Feld immer angezeigt, sobald eine beliebige Kategorie ausgewählt wurde. Durch die oben ersichtliche Auswahl, wird das Feld nur mehr bei der Auswahl von „Kategorie A“ angezeigt.
Diese Konfiguration kann auf beliebig vielen Ebenen durchgeführt werden. Wenn mehrere Ebenen konfiguriert wurden und der Wert auf der ersten Ebene gelöscht wird, werden die Werte der darunterliegenden Felder dadurch nicht gelöscht. Die entsprechenden Felder werden dann nur ausgeblendet.
Individuelle Schreib- und Leserechte
Bei Individualfeldern besteht die Möglichkeit, dass individuelle Schreib- und Leserechte pro Feld vergeben werden.
Bei den rechten wird zwischen globalen und individuellen Rechten unterschieden. „Globale Rechte“ bedeutet, dass jeder User das Feld sehen bzw. bearbeiten kann, wenn er im zugehörigen Datensatz Lese- bzw. Schreibrechte hat. Handelt es sich beispielsweise um ein Individualfeld bei Adressen, kann der User das Feld bei einer Adresse, zu der er Nur-Lese-Rechte hat, ebenfalls nur lesen. Bei den „individuellen Rechten“ kann eingestellt werden, für welche Vertriebsgruppen und welche Benutzer das Feld angezeigt werden soll.
