Workflows verwenden

Die Erweiterung „Workflows“ in falcana bietet die Möglichkeit, vordefinierte Arbeitsabläufe („Workflows“) abzuarbeiten, und zwar in folgenden Bereichen:

• Adressen
• Projekte
• Events
• Objekte
• Faktura (Auftragsmappen)
• Support
• Reklamationen

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Arbeitsschritten, die zu erfolgen haben, um beispielsweise einen Auftrag optimal abzuarbeiten.

Diese Arbeitsschritte (sgn. „Meilensteine“) kann man für unterschiedliche Projekte oder Auftragsarten vordefinieren – falcana ermöglicht beliebig viele Workflow-Vorlagen.

Workflow-Vorlagen definieren

Im Admin-Bereich können im Panel „Workflows“ beliebig viele Vorlagen für unterschiedliche Workflows definiert werden.

Beispiel: Bei einer Werbeagentur unterscheiden sich die Workflows je nach Art des Auftrages, z.B. Erstellung einer Website, Designen eines Logos oder Entwerfen eines neuen Folders. Für jede dieser Auftragsarten kann ein separater Workflow definert werden:

Erstellen einer neuen Workflow-Vorlage

Durch Klick auf „Neu“ im Panel „Workflows“ öffnet sich ein Fenster, um einen neuen Workflow festzulegen:

Geben Sie unter „Bezeichnung“ eine sprechende Benennung für diesen Workflow ein. Unter „Anmerkung“ kann näher festgehalten werden, wozu dieser Workflow dient oder was bei dessen Anwendung zu beachten ist.

Erstellen eines Meilensteins

In diesem Fenster können dann auch die einzelnen Arbeitsschritte des Workflows – die sgn. „Meilensteine“ – definiert werden. Durch Klick auf „Neu“ öffnet sich das folgende Fenster:

Erklärung der einzelnen Felder:

• Bezeichnung: Name des Meilensteins. Die Bezeichnung sollte den Arbeitsschritt, welcher hier zu erledigen ist, eindeutig beschreiben.
• Position: dieses Feld ist gesperrt und ergibt sich aus der Anordnung der einzelnen Meilensteine automatisch. Die Meilensteine können per Drag & Drop umsortiert werden.
• Verantwortliche(r): Hier wird festgelegt, wer für die Erledigung dieses Meilensteins verantwortlich ist. In diesem Dropdown-Feld können alle in falcana aktiven Benutzer ausgewählt werden.
  Zusätzlich gibt es eine Sonder-Option namens „Zuständiger Benutzer“: damit kann man festlegen, dass jene Person verantwortlich ist, die z.B. für das Projekt, in dem der Workflow angewendet wird, zuständig ist. „Zuständiger Benutzer“ meint in den unterschiedlichen Bereichen folgendes:
  • Adressen: der für die Adresse zuständige Benutzer, wo der Workflow angewendet wird
  • Projekte: der für das Projekt zuständige Benutzer
  • Auftragsmappen: der für die Auftragsmappe zuständige Benutzer
  • usw.
• Farbe: Hier kann man mithilfe eines Farbpickers eine gewünschte Farbe für diesen Meilenstein vergeben. Beispielsweise in der Projekt-Übersicht wird dann zu jedem Projekt die Farbe des jeweils aktuellen Meilensteins angezeigt.
• Mail senden wenn fertig: Hier kann man per Dropdown einen User aus falcana auswählen, an den automatisch eine Mail gesendet werden soll, wenn der Meilenstein als erledigt markiert wurde.
• Dauer in Werktagen: Hier wird angegeben, wie lange die Abarbeitung dieses Meilensteins in Werktagen* dauert. Die Dauer wird ab dem vorhergehenden Meilenstein gerechnet (bzw. beim ersten Meilenstein ab dem Start des Workflows).
  * falcana berücksichtigt auch Feiertage bei der Berechnung der Werktage.
• Anmerkung: Notizfeld, um Erklärungen zu diesem Meilenstein zu erfassen.

Verwendung von Workflows

Workflow für einen Datensatz festlegen

Anmerkung: Die Verwendung von Workflows wird nachfolgend anhand eines Beispiels mit einer Auftragsmappe gezeigt. Wie oben erwähnt, können die Workflows aber auch in allen anderen Modulen von falcana angewendet werden.

Um einen Workflow in einer Auftragsmappe zu verwenden, öffnet man dort das Panel „Workflow“ und wählt im entsprechenden Dropdown-Feld die zu verwendende Workflow-Vorlage aus:

Nachdem man die zu verwendende Workflow-Vorlage ausgewählt hat, werden unterhalb sofort alle entsprechenden Meilensteine eingefügt.

Nach dem Einfügen einer Workflow-Vorlage können die Meilensteine beliebig bearbeitet werden. Es können Meilensteine hinzugefügt oder gelöscht werden, oder die Dauer einzelner Meilensteine kann adaptiert werden.

Folgende Einstellungen bzw. Infos sind im Panel „Workflow“ vorhanden:

• Workflow-Status: zeigt anhand einer Ampelfarbe den aktuellen Status (Erklärung siehe unten); Ist die Checkbox „Umsetzung gestartet“ noch nicht aktiviert, zeigt der Workflow-Status auf jeden Fall rot an.
• Umsetzung gestartet: Erst wenn diese Checkbox aktiviert ist, kann mit der eigentlichen Abarbeitung der Workflows begonnen werden.
  • Ist die Checkbox nicht aktiv, so können Änderungen an den Meilensteinen oder am Startdatum vorgenommen werden, die Meilensteine können aber nicht abgearbeitet werden.
  • Ist die Checkbox aktiv, so sind Änderungen an den Meilensteinen und am Statdatum nicht möglich, denn dann befindet man sich in der Phase der Abarbeitung.

Es ist auch möglich, „Umsetzung gestartet“ zu deaktivieren, wenn mit der Abarbeitung bereits begonnen wurde. Bereits erledigte Meilensteine können dann zwar nicht mehr editiert werden, noch offene jedoch schon.
Jede Änderung an den Meilensteinen wird in der Änderungs-Historie des Datensatzes protokolliert.

• Startdatum: ab diesem Datum beginnt die Abarbeitung der Meilensteine. Das Fälligkeitsdatum des ersten Meilensteines wird basierend auf dem Startdatum kalkuliert.

Workflow abarbeiten

Sobald „Umsetzung gestartet“ aktiviert wurde, kann mit der Abarbeitung der einzelnen Meilensteine begonnen werden. Das Fälligkeitsdatum der einzelnen Meilensteine errechnet sich, beginnend mit dem Startdatum, aus der „Dauer in Werktagen“, die bei jedem Meilensteine hinterlegt wurde:

Oberhalb der Meilenstein-Auflistung befinden sich 2 Buttons:

• Aktuellen Meilenstein abschließen: markiert den aktuellen Meilenstein (blau dargestellt) als abgeschlossen. Dadurch wird automatisch der nächstfolgende Meilenstein zum aktuellen.
• Zum vorherigen Meilenstein zurückkehren: Wurde ein Meilenstein unbeabsichtig abgeschlossen, so kann das mit diesem Button zurückgenommen werden. Der Meilenstein, der zuvor der letzte abgeschlossene war, ist nun wieder der aktuelle Meilenstein.

Workflow-Status in Ampelfarben

Der Workflow-Status kann folgende drei Farben annehmen:

• rot: entweder wurde mit der Umsetzung noch nicht gestartet, oder das Fälligkeitsdatum des aktuellen Meilensteins ist überschritten.
• orange: das Fälligkeitsdatum ist in Kürze erreicht: entweder sind bereits mindestens 80% der Dauer dieses Meilensteins verstrichen, oder das Fälligkeitsdatum ist „heute“.
• grün: das Fälligkeitsdatum des aktuellen Meilensteins ist noch nicht erreicht, der Workflow somit in der vorgesehenen Zeit.

Automatische Erstellung von Aufgaben

falcana erstellt für den nächsten fälligen Meilenstein automatisch eine Aufgabe für den zuständigen User. Somit sieht der User in seiner Aufgaben-Übersicht alle Meilensteine, die er aktuell abzuarbeiten hat:

Schließt man eine solche Meilenstein-Aufgabe ab, so wird automatisch der entsprechende Meilenstein im Workflow ebenfalls als abgeschlossen markiert und umgekehrt.

Workflows in Übersichtslisten darstellen

Um den aktuellen Status einzelner Auftragsmappen, Projekte usw. in der jeweiligen Übersichtsliste zu sehen, können dort entsprechende Spalten eingeblendet werden:

Zeigt man beispielsweise die Spalte „aktueller Meilenstein“ an, so wird hier zu jeder Auftragsmappe der akutelle Meilenstein in der entsprechenden Farbe angezeigt, so dass hier auf einen Blick der jeweilige Stand sichtbar wird.

Die Spalte „Status“ zeigt hier den Workflow-Status in Ampelfarben, so dass kritische Aufträge sofort auf einen Blick ersichtlich sind.