Allgemeines
Wenn ein Benutzer ein Exchange-Postfach hat (jetzt meistens Office365), wird er Exchange-Sync verwenden. Ansonsten calDAV/cardDAV (sehr oft der Fall bei Benutzern, die im Mac-Umfeld arbeiten). Egal welche Variante verwendet wird, der Benutzer benötigt eine Sync-Lizenz bei falcana.
Details zu den Unterschieden der beiden Synchronisations-Arten finden Sie in diesem Beitrag.
1. Schritte zur Einrichtung von Exchange Sync
1.1 Ordner in Outlook leeren
Die Exchange Sync synchronisiert die Elemente der folgenden Ordner
– Kontakte: Haupt-Kontakte-Ordner am Exchange
– Termine: Haupt-Kalender-Ordner am Exchange
– Aufgaben: Haupt-Aufgaben-Ordner am Exchange
Elemente in Unterordnern werden nicht synchronisiert.
Es wird empfohlen, den Kontakte-Ordner vor der ersten Synchronisation komplett zu leeren (verschieben Sie die darin enthaltenen Elemente als Backup in einen beliebigen anderen Ordner).
Ausnahme: Wenn Sie Kontakte im Hauptordner belassen möchten, diese aber nicht mit falcana abgeglichen werden sollen, so können Sie diese Kontakte in Outlook als „Privat“ markieren. Als „Privat“ markierte Kontakte werden von der Sync ignoriert, als seien sie nicht vorhanden:
Bei Kalender und Aufgaben ist es nicht notwendig, die Ordner zu leeren, obwohl es auch bei Aufgaben hilfreich sein kann, wenn Sie später nur die Aufgaben aus falcana im Aufgaben-Ordner haben wollen.
1.2 Sync-Einstellungen vornehmen
Öffnen Sie aus dem Menü rechts oben „Meine Einstellungen“ und dort das Slide Panel „Sync Einstellungen“:
1.3 Einträge definieren
Definieren Sie global, welche Einträge zwischen falcana und Ihrem Exchange-Account synchronisiert werden sollen:
- Wenn aktiviert, werden Kalender-Einträge, die keine Verknüpfungsangabe haben (siehe 2.3) automatisch als „privat“ gekennzeichnet -> andere User sehen die Zeit im Kalender zwar als gebucht, können aber den Betreff und eventuelle Notizen nicht sehen.
Empfehlung: nicht aktivieren - Abgeglichen werden nur Ansprechpartner, für deren Firma die gewählten Einstellungen zutreffen. Die Auswahl ist möglich nach
– Adress-Typ
– „nur meine“: nur jene Adressen des gewählten Adress-Typs abgleichen, wenn sie dem User selbst zugeordnet sind
– Vertriebsstatus: für jene Adress-Typen, bei denen ein Vertriebsstatus angegeben werden kann, kann hier auch noch nach Vertriebsstatus eingeschränkt werden.
Empfehlung: „Lead, Opportunity, Kunde“ oder nur „Opportunity, Kunde“ - Auf Wunsch ist es möglich, nur Ansprechpartner abzugleichen, bei denen bestimmte Tags gesetzt sind.
- Ansprechpartner werden nur abgeglichen, wenn eines der angegebenn Tags nicht gesetzt ist.
5. Wählen Sie aus, ob Kontakte, Termine und Aufgaben in beide Richtungen, nur von falcana zu Exchange oder gar nicht synchronisiert werden sollen.
6. Geben Sie Ihre Exchange Login-Daten ein.
- Falls Sie ein Microsoft365-Konto besitzen, wählen Sie als Konto-Art „Microsoft 365“ und führen Sie die Authentifizierung durch, wie in Authentifizierung bei Microsoft 365 für e-mail und Sync beschrieben.
- Falls Ihr Exchange-Server anderweitig gehostet wird, wählen Sie „Manuelle Konfigurstion“ und geben Die Server-Adresse sowie Benutzername und Passwort ein.
7. Klicken Sie auf „Exchange-Sync simulieren und starten“
1.4 Elemente synchronisieren
falcana öffnet ein Fenster, in dem detailliert angezeigt wird, welche Elemente in welche Richtung synchronisiert werden (bis zu diesem Schritt wird noch nichts abgeglichen, sondern ausschließlich simuliert).
Wenn Ihnen alles plausibel erscheint, klicken Sie am unteren Ende den Button, um die Sync tatsächlich zu starten.
1.5 Automatische Synchronisierung
Die automatische Synchronisierung in 5-Minuten-Intervallen wird durchgeführt, wenn die folgende Checkbox aktiviert ist:
Bitte beachten Sie: wenn von einem Sync-Vorgang zum nächsten mehr als 50% der Einträge eines Bereichs geändert werden, führt falcana die Auto-Synchronisierung nicht durch. In diesem Fall werden Sie per email verständigt, um wie oben beschrieben die Simulation zu öffnen und zu überprüfen, ob alles seine Richtigkeit hat. Dort können Sie die Sync dann wieder manuell starten.
2. Erklärung der Sync-Funktion
2.1 Was wird synchronisiert
Kontakte
- Es werden ausschließlich Kontakte synchronisiert, die zumindest zu einer Adresse (Firma) zugeordnet sind.
- Unabhängig von den o.a. globalen Sync-Einstellungen können Sie zu einzelnen Kontakten manuell festlegen, ob diese „immer“ oder „nie“ abgeglichen werden sollen:
- Kontakte, für die ein User keine Lese- oder Schreibberechtigung hat, werden für diesen User nicht abgeglichen.
- Kontakte am Exchange (bzw. in Outlook), welche als „privat“ markiert sind, werden ignoriert.
Termine
- Es werden nur Termine abgeglichen, bei denen der User ein Teilnehmer ist.
Aufgaben
- Es werden nur Aufgaben abgeglichen, für die der User zuständig ist.
- Aufgaben, die der betreffende User jemand anderem zugewiesen hat, werden beim „Zuweiser“ nicht synchronisiert.
2.2 Vorgehen beim Löschen von Elementen
2.3 Zuordnung von Elementen zu Adressen, Projekten, …
Wenn Aufgaben, Kalender-Einträge oder Kontakte am Exchange-Server erstellt werden, kann hier natürlich nicht direkt gewählt werden, zu welcher Adresse bzw. Projekt /Support-Vorgang oder Reklamation das Element verknüpft werden soll.
Es wird jedoch die Möglichkeit geboten, eine Verknüpfung im Notizfeld (allg. Textfeld) anzugeben, die von falcana nach Möglichkeit erkannt wird, so dass das Element automatisch dem richtigen Bereich zugeordnet wird.
Syntax: @<Bereich>:<Bereichsangabe>@
Eine automatische Zuordnung passiert dann, wenn die Bereichsangabe für das System eindeutig erkennbar ist. Wird z.B. „musterm“ angegeben, und es gibt nur eine Adresse, die diesen String enthält (z.B. „Mustermann“), so wird der Eintrag zugeordnet. Gibt es mehrere („Mustermann“ und „Mustermaier“), erfolgt keine Zuordnung à der Eintrag wird in falcana zur späteren richtigen Zuordnung markiert:
Mit Leerzeichen können mehrere Begriffe getrennt werden. Beispiele:
@p:musterm serveranb@ à Ordnet das Element dem Projekt „Serveranbindung“ beim Kunden „Mustermann“ zu, falls kein anderes Projekt die beiden Suchstrings in Projektnamen oder Kundennamen enthält. Beispiele:
@a:musterm@ – Wird der Adresse „Mustermann“ zugeordnet, wenn sonst keine Adresse „musterm“ enthält.
@a:musterm wien@ – Falls es 2 Mustermann-Niederlassungen gibt (z.B. Wien und Berlin), würde hiermit eine eindeutige Zuordnung erfolgen.
@a:musterm 1040@ – analog zum vorigen Beispiel unter Verwendung der PLZ.
@a:12345@ – Wird der Adresse mit der Adress-Nr. 12345 zugeordnet
@p:musterm@ – Sucht alle Projekte, die im Namen „musterm“ haben oder die einer Adresse mit „musterm“ zugeordnet sind. Wird genau 1 gefunden, erfolgt die automatische Zuordnung. Gibt es z.B. zur Adresse Mustermann 2 aktive Projekte, kann keine eindeutige Zuordnung erfolgen.
@p:p00123@ – Ordnet das Element dem Projekt mit der Nummer P00123 zu.
@e:00003@ – Ordnet das Element dem Event mit der Nummer 00003 zu.
@obj:000001@ – Ordnet das Element dem Objekt (individueller Objektname mit der Nummer 000001 zu.
@ord:000023@ – Ordnet das Element der Auftragsmappe mit der Nummer 000023 zu.
@s:00006@ – Ordnet das Element dem Support-Ticket mit der Nummer 00006 zu.
@r:B10-0001@ – Ordnet das Element der Reklamation mit der Nummer B10-0001zu.
Bei Kontakten werden Bereichsangaben ignoriert, da Personen ohnehin nur Adressen zugeordnet werden können. Hier kann die Angabe auch nach dem vereinfachten Muster @<Bereichsangabe>@ erfolgen.
2.4 Angabe von Teilnehmern bei Kalender-Einträgen
Teilnehmer an einem Termin werden anhand der e-mail-Adresse im Feld „Teilnehmer“ angeben. falcana erkennt anhand der e-mail-Adresse die Teilnehmer stellt entsprechende Verknüpfungen her.
Eine Angabe für einen neuen Kalender-Eintrag aus Outlook könnte somit wie folgt aussehen:
2.5 Feldzuordnungen bei Kontakten
2.6 Einschränkungen
Kontakte
Kontakte, die über einen externen Client (z.B. Outlook, iPhone etc.) am Exchange-Server erstellt werden, müssen eine gültige Firmen-Zuordnung haben (siehe 2.3), ansonsten werden sie nach dem Abgleich am falcana-Server in den Bereich „Sync- Konflikte“ verschoben.
Kalender
In falcana gibt es derzeit noch keine wiederkehrenden Termine. Wiederkehrende Termine, die am Exchange angelegt wurden, werden in falcana derzeit nicht übernommen.