Es besteht die Möglichkeit, eine Schnittstelle zwischen Hubspot und falcana zu aktivieren. Damit können Unternehmen und Kontakte mit Hubspot abgeglichen werden.
Die Zuordnung der Datensätze wird dabei folgendermaßen durchgeführt:
- Unternehmen aus Hubspot werden in falcana als Adressen angelegt bzw. werden Adressen aus falcana in Hubspot als Unternehmen angelegt
- Kontakte aus Hubspot werden in falcana als Ansprechpartner angelegt bzw. werden Ansprechpartner aus falcana in Hubspot als Kontakte angelegt
„Der Abgleich der Daten zwischen Hubspot und falcana“ ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana. Für eine Freischaltung oder individuelle Anpassung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.
Es ist möglich Individualfelder von falcana mit Eigenschaften von Hubspot abzugleichen. Für diesen Vorgang ist eine Abstimmung mit falcana notwendig. Sollten bei den Individualfeldern Dropdown-Felder übertragen werden, so müssen diese für eine korrekte Übertragung in beiden Systemen mit den gleichen Optionen angelegt sein.
Wenn ein Kontakt in Hubspot gelöscht wird, wird dieser in falcana dadurch nicht automatisch gelöscht, aber auch nicht mehr von falcana an Hubspot übertragen. Für Unternehmen gilt das gleiche Verhalten.
Wenn ein Kontakt in falcana gelöscht wird, wird dieser dadurch bei der nächsten Übertragung auch in Hubspot gelöscht. Für Unternehmen gilt hier wieder das gleiche Verhalten.
Wenn die Schnittstelle aktiviert wurde, kann sie unter
Admin-Einstellungen/Diverse Tools/Hubspot Konfiguration
eingestellt werden.
Wie Sie in Hubspot den Zugriff für eine Anwendung erlauben bzw. das dafür benötigte Entwicklerkonto anlegen, können Sie in der Dokumentation von Hubspot nachlesen.
Im Konfigurationsfenster können anschließend die Client ID und das Client Secret, aus Hubspot, eingetragen werden.
Zudem kann eingestellt werden, ob ein automatischer Abgleich zwischen den Systemen durchgeführt wird und in welche Richtungen dieser ausgeführt wird.
Es stehen dabei die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Daten von Hubspot in falcana übernehmen
- Daten von falcana an Hubspot übertragen
Wenn mindestens eine der beiden Optionen gewählt wird, wird der jeweilige Abgleich alle fünf Minuten durchgeführt. Dabei werden immer nur jene Daten abgeglichen, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben.
Wenn Sie den Abgleich in beide Richtungen durchführen möchten, empfehlen wir Ihnen, bevor Sie den automatischen Abgleich aktivieren, zuerst einmal die Daten von Hubspot in falcana zu übernehmen und anschließend einen Duplikate- Check durchzuführen, um doppelte Einträge in den Systemen zu vermeiden.
Nachdem die Zugangsdaten erfolgreich eingetragen wurden, stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Berechtigungen anfordern
Mit dieser Funktion werden die nötigen Berechtigungen für den Datenabgleich angefordert. Dieser Schritt ist nötig bevor Daten abgeglichen werden können. Hierfür werden Administrationsrechte benötigt.
Verbindung testen
Wenn die Berechtigungen vergeben wurden, kann mit dieser Funktion die Verbindung getestet werden. Bei erfolgreicher Verbindung wird die Meldung „Die Verbindung wurde erfolgreich hergestellt.“ angezeigt.
Daten von Hubspot in falcana übernehmen
Mit dieser Funktion werden die Daten von Hubspot in falcana integriert. Bereits vorhandene Daten werden überschrieben, falls diese in Hubspot ein späteres Änderungsdatum als in falcana haben.
Die IDs der Datensätze aus Hubspot werden für eine eindeutige Zuordnung in ein Individualfeld bei den Adressen bzw. Ansprechpartnern gespeichert. Dieses Feld kann in falcana nicht editiert werden.
Daten von falcana an Hubspot übertragen
Mit dieser Funktion werden die Daten von falcana an Hubspot übertragen. Es werden immer nur jene Daten übertragen, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben. Wenn noch kein Abgleich durchgeführt wurde, werden alle Daten übertragen.