Regiondo ist ein Online-Buchungssystem für Eventmanagement und Tourismus. falcana Event-Modul-Kunden, die Regiondo verwenden, können eine Verbindung zu falcana einrichten lassen.
Hinweis: Bei dieser Schnittstelle handelt es sich um eine kostenpflichtige Erweiterung. Bei Interesse steht das >> falcana Team gerne mit Auskünften zur Verfügung. 🚀
Erforderliche Webhooks
In Regiondo können sogenannte „Webhooks“ hinterlegt werden, welche beim Anlegen oder Ändern von Daten diese automatisch an falcana übertragen.
Kunden: Wenn sich Daten eines Kunden ändern, werden diese an falcana übertragen und hier ebenfalls aktualisiert.
Buchungen: Kauft ein Kunde ein Ticket in Regiondo, so wird diese Buchung an falcana übertragen und dem entsprechenden Event zugeordnet. Existiert das Event in falcana noch nicht, so wird dieses bei der ersten Buchung angelegt. Ansonsten werden Events durch das Abfragen der Angebote aus Regiondo angelegt.
Automatischer Abgleich der Daten
Alle in Regiondo angelegte angelegten Angebote werden 1x täglich abgefragt (nachts).
➡️ Angebote, die in Regiondo bestehen, aber in falcana noch nicht als Event angelegt wurden, werden in falcana angelegt.
➡️ Angebote, welche durch die Schnittstelle bereits früher in falcana als Event angelegt wurden, werden gegebenenfalls aktualisiert. In falcana kann konfiguriert werden, ob beim Abgleich alle Angebote in falcana übernommen werden sollen oder ausschließlich jene, wo bereits Ticket-Buchungen vorhanden sind.
Manueller Abgleich der Daten
Bei aktivierter Regiondo-Schnittstelle befindet sich im falcana Dashboard ein Button „Regiondo Angebote abfragen“. Dieser führt umgehend den Datenabgleich zwischen Regiondo und falcana aus.
Hinweis: Wird bei der Einrichtung festgelegt, dass nur Angebote mit einem bestimmten Status abgeglichen werden sollen, wird kein manueller oder automatischer Abgleich durchgeführt.
Die Events werden dann ausschließlich über die definierten Webhooks bei der Erstellung oder Änderung eines Angebotes in Regiondo erstellt.
Logik der Datenanlage
falcana Events entsprechend Regiondo Angeboten. In Regiondo ist es jedoch möglich, zu einem Angebot mehrere unterschiedliche Termine anzugeben.
falcana erstellt pro Regiondo-Angebotstermin ein separates Event.
Hinweis: Die Schnittstelle kann so konfiguriert werden, dass z. B. pro Kunde ein eigenes Event angelegt wird. Für Auskünfte dazu steht das >> falcana-Team zur Verfügung. 🚀
In falcana wird für den Bereich Events ein Individual-Feld angelegt. In diesem Feld wird die zugehörige Regiondo-ID automatisch eingetragen.
Wichtig: Dieses Individual-Feld muss von falcana bei der Schnittstellen-Einrichtung angelegt werden. Im Hintergrund wird ein Parameter gesetzt, welcher das Feld eindeutig identifiziert.
Nachfolgend wird aufgelistet, welche Daten von Regiondo in falcana übernommen werden können.
Adressen
Wird ein Ticket-Kauf von Regiondo übermittelt, werden nachstehende Regiondo-Kundendaten in falcana als Adresse angelegt beziehungsweise aktualisiert:
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung Regiondo | Details |
|---|---|---|
| Vertriebsgruppe | – | Die Vertriebsgruppe wird für Regiondo fix gesetzt und wird beim Einrichten der Schnittstelle fixiert. |
| Name 1 | Last name (lastname) | Nachname |
| Name 2 | First name (firstname) | Vorname |
| Main Email (email) | E-Mail-Adresse | |
| Tel. | Phone Number (telephone) | Telefonnummer |
Hinweis: Wird ein Ticket über Regiondo von einem Kunden gekauft, welcher bereits in falcana angelegt ist, wird in falcana kein neuer Kontakt angelegt. Dazu wird geprüft, ob Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ident sind.
Events
Wird durch den Datenabgleich ein Regiondo-Angebot als falcana-Event übernommen, werden die nachstehenden Daten in falcana gesetzt:
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung Regiondo | Details |
|---|---|---|
| Eventname | Title of the offer (name) | – |
| Start-Datum | Booking Date (date_start) | Ausgewähltes Datum des Regiondo-Kalenders. |
| Beschreibung | Short Description (short_description) | Kurzbeschreibung der Buchung. |
| Veranstaltungsort | Street address (zipcode, location_address) | In dieses Feld wird die Postleitzahl und Adresse eingetragen, der Veranstaltungsort ist eine individuell Angabe. |
| Regiondo-ID | – | Ist in falcana das Event-Individualfeld mit dem hinterlegten Parameter. Dies ist ein Spezialfeld und wird bei der Einrichtung der Regiondo-Schnittstelle von falcana erstellt. Diese ID verknüpft das Event in falcana mit der Buchung in Regiondo. |
Event-Teilnehmer
Wird ein Ticket-Kauf aus Regiondo in falcana als Event-Teilnehmer übernommen, werden die nachstehenden Daten in falcana gesetzt:
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung Regiondo | Details |
|---|---|---|
| gebucht am | Booking date (created_at) | Datum an dem das Event gebucht wurde. |
| Anzahl gekaufter Tickets | Quantity (qty) | |
| Gesamtbetrag | Total (total) | Gesamtbetrag der Buchung. |
| Regiondo-Bestellnummer | Booking number (order_number) | |
| Anzahl der stornierten Tickets | Cancelled Quantity (qty_cancelled) | Nur intern, wird nicht angezeigt. |
| Zahlungsstatus | Payment status (payment_status) | Nur intern, wird nicht angezeigt. |
| Ticket Codes | Ticket codes (ticket_codes) | Nur intern, wird nicht angezeigt. |
Hinweis: Standardmäßig wird jeder Ticket-Kauf als Teilnehmer-Eintrag nach falcana übernommen. Die Anzahl der Einträge und die Anzahl der Tickets muss dabei nicht übereinstimmen. Falls es hier eine genauere Lösung braucht, steht das >> falcana-Team mit Möglichkeiten zur Verfügung. 🚀
Rechnung in falcana erstellen
In falcana kann auf Wunsch zu den gebuchten Tickets eine Rechnung für interne Auswertungen und Berichte erstellt werden.
Dies ist bei der Einrichtung der Schnittstelle festzulegen. Hierfür wird bei der Schnittstellen-Einrichtung durch falcana ein spezielles Individualfeld für die Ticket-ID angelegt.
Wird ein Ticket von Regiondo übermittelt, wird in falcana daraus eine Rechnung generiert.
Dazu ist es notwendig, einen eigenen Mandanten mit einem eigenen Rechnungsnummernkreis einzurichten (siehe >> Mandanten anlegen & verwenden).
Der Mandant in falcana muss die gleiche Bezeichnung tragen wie der „Distribution Channel Partner“ in Regiondo.
Die zur Rechnung erzeugte falcana Auftragsmappe wird mit dem betroffenen Event verknüpft.
Wichtig: Es handelt sich hier um Rechnungsduplikate, die ausschließlich für eine interne Verwendung in falcana angelegt werden.
Für die Buchhaltung zählen die in Regiondo erstellten Rechnungen.
Einrichten der Verbindung
Für die Verbindung müssen Public Key und Private Key in Regiondo erstellt und vom Regiondo Support für die Live-Version freigeschaltet werden.
Die Keys werden anschließend in falcana verschlüsselt hinterlegt, um die Kommunikation zwischen den Systemen zu ermöglichen.
Restriktionen
☝️ Es ist nicht möglich, die Regiondo-Rechnungsnummer in falcana zu übernehmen. Daher wird von falcana automatisch eine Rechnungsnummer vergeben (siehe >> Rechnung in falcana erstellen).
☝️ Das Feld „Unternehmen“ bei der Anschrift kann nicht aus Regiondo über die Schnittstelle übertragen werden.
Wichtig: Hier handelt es sich um einen rein unidirektionalen Datenabgleich. Informationen werden ausschließlich von Regiondo nach falcana übertragen. Es findet keine Datenübertragung von falcana nach Regiondo statt.