Allgemeines
Es besteht die Möglichkeit, eine Schnittstelle zwischen der Registrierkasse helloCash und falcana zu aktivieren. Damit können Kundendaten, Artikel und Rechnungen abgeglichen werden.
Die Zuordnung der Datensätze wird dabei folgendermaßen durchgeführt:
- Unternehmen von hellocash werden in falcana als Adressen angelegt bzw. werden Adressen aus falcana in helloCash als Unternehmen angelegt.
- Kontakte aus helloCash werden in falcana als Ansprechpartner angelegt bzw. werden Ansprechpartner aus falcana in helloCash als Kontakte angelegt
„Der Abgleich der Daten zwischen helloCash und falcana“ ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana. Für eine Freischaltung oder individuelle Anpassung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.
helloCash API Freischaltung: Die nötige API für den Datenabgleich ist bei helloCash nicht bei allen Preismodellen freigeschalten. Bei den helloCash Preisen ist ersichtlich ab welchem Preismodell der „API Zugriff“ verfügbar ist.
Konfiguration in falcana
Wenn die Schnittstelle aktiviert wurde, kann sie unter „Admin-Einstellungen/Diverse Tools/helloCash-Schnittstelle“ eingestellt werden.
Im Konfigurationsfenster kann anschließend der API Token aus helloCash eingetragen werden. Dieser kann in der Kasse unter „Registrierkasse / Einstellungen / Allgemein / helloCash API“ generiert und kopiert werden.
Weiters kann eingestellt werden, ob ein automatischer Abgleich zwischen den Systemen durchgeführt wird und in welche Richtungen dieser ausgeführt wird.
Diese Einstellungen werden vom falcana-Team gemacht und können auf Wunsch jederzeit geändert werden.
Es stehen dabei die folgenden Optionen zur Verfügung:
- Kunden-Daten von helloCash in falcana übernehmen
Mit dieser Funktion werden alle helloCash Kunden abgefragt und in falcana angelegt bzw. aktualisiert - Kunden-Daten von falcana an helloCash übertragen
Mit dieser Funktion werden alle falcana Kunden an helloCash übertragen und dort angelegt bzw. aktualisiert. - Artikel-Daten von falcana an helloCash übertragen
Mit dieser Funktion werden alle falcana Artikel an helloCash übertragen und dort angelegt bzw. aktualisiert.
Wird ein lagerfähiger Artikel in helloCash verkauft, so wird der Lagerstand auch im falcana angeglichen, wenn das Lager in der Schnittstelle konfiguriert wurde. - Rechnungen von helloCash in falcana übernehmen
Mit dieser Funktion werden alle helloCash Rechnungen abgefragt und in falcana angelegt bzw. aktualisiert.
Wenn mindestens eine der Optionen gewählt wird, wird der jeweilige Abgleich jede Stunde durchgeführt. Dabei werden immer nur jene Daten abgeglichen, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben.
Welche Daten werden abgeglichen?
Nachfolgend wird beschrieben, welche Daten zwischen den Systemen abgeglichen werden und wie sich diese dabei verhalten.
Kundendaten
Kundendaten können in beide Richtungen abgeglichen werden. Das heißt, in falcana angelegte Kunden werden in helloCash angelegt/aktualisiert und umgekehrt.
Wenn Daten in falcana geändert werden, werden diese automatisch in Echtzeit an die Kasse übertragen.
Die Übernahme der Kassendaten erfolgt stündlich und kann zusätzlich mit dem Button „Kundendaten Registrierkasse aktualisieren“ in der Adress-Übersicht jederzeit manuell angestoßen werden.
Beschreibung der abgeglichenen Felder:
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung helloCash | Details |
|---|---|---|
| Kunden-ID | Kunden-ID (user_id) | Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Wenn ein Kunde einmal erfolgreich angelegt/aktualisiert wurde, wird die ID im Hintergrund gespeichert und anhand dieser ID werden alle weiteren Abgleiche durchgeführt. Wird ein Kunde von helloCash in falcana übernommen, bei dem die ID in falcana noch nicht bekannt ist, wird anhand der Kriterien Name, Vorname, Straße, Stadt, PLZ und Land geprüft, ob der Datensatz bereits in falcana besteht. Wenn ja, wird er aktualisiert, ansonsten neu angelegt. |
| Kunden-Nr. | Kunden-Nr. (user_number) | Die Kundennummern zwischen den Systemen werden nicht direkt abgeglichen. Wenn gewünscht, kann vom falcana-Team in falcana ein Individualfeld angelegt werden, dann wird die Kunden-Nr. der Kassa in diesem gespeichert. |
| Art | Firmenbezeichnung / Unternehmen (user_company) | Wenn in helloCash das Feld „Unternehmen“ befüllt ist, wird in falcana eine Adresse mit der Art „Firma“ angelegt. Ist das Feld in helloCash leer, wird in falcana eine „Privatperson“ angelegt. Umgekehrt befüllt falcana in helloCash je nach Adress-Art entweder das Feld „Nachname“ oder „Unternehmen“. |
| Typ | – | Standardmäßig mit „Kunde / Lead“ vorbelegt. Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
| Anrede | Anrede (user_salutation) | Bei der Übernahme von helloCash zu falcana wird die Anrede übernommen, falls diese in helloCash vorhanden ist. Ansonsten wird diese anhand vom Vornamen erkannt. Bei der Übertragung an helloCash wird die Anrede an helloCash übermittelt. |
| Name 1 | Nachname (user_surname) | |
| Name 2 | Vorname (user_firstname) | |
| Straße | Straße + Straßen-Nr. (user_street + user_houseNumber) | |
| PLZ | PLZ (user_postalCode) | |
| Ort | Stadt (user_city) | |
| Land | Land (user_country) | |
| Tel. | Telefon (user_phoneNumber) | |
| E-Mail (user_email) | ||
| UID-Nr. | UID Nummer (user_uidNumber) | |
| Geburtstag | Geburtstag (user_birthday) | |
| Allgemeine Infos | Anmerkung (user_notes) | |
| Vertriebsgruppe | – | Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
| Zuständig | – | Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
Artikeldaten
Artikeldaten werden nur von falcana zu helloCash übertragen. Das heißt, wenn ein Artikel in helloCash verändert wird, wird dieser nicht automatisch in falcana angelegt/aktualisiert.
Die Übertragung erfolgt bei jeder Änderung in Echtzeit.
Beschreibung der abgeglichenen Felder:
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung helloCash | Details |
|---|---|---|
| Artikel-ID | Artikel-ID (article_id) | Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Bei der Übertragung von Artikeldaten an helloCash wird die ID vom angelegten Artikel bei falcana gespeichert, damit der Artikel später aktualisiert werden kann. |
| Artikel-Nr. | Artikelcode (article_code) | |
| Artikelname | Name (article_name) | |
| Einheit | Einheit (article_unit) | |
| VK-Preis Brutto | Verkaufspreis Brutto (article_gross_selling_price) | |
| EK-Preis netto | Einkaufspreis Netto (article_net_purchase_price) | |
| Mwst.-Satz | Ust Satz (%) (article_tax_rate) | |
| Details | Beschreibung (article_comment) | |
| Lagerbewegungen aktivieren | Lagerbestand / Status (article_stock_status) | Wenn in falcana „Lagerbewegungen aktivieren“ gesetzt ist, wird in helloCash der Status auf „Lagerbestand an Verkaufsbewegungen anpassen“ gesetzt. |
| Lagerstand | Lagerbestand / Vorhanden (article_stock) |
Rechnungsdaten
Rechnungsdaten können in beide Richtungen übertragen werden. Das heißt, wenn eine Rechnung in falcana erstellt wird, wird diese inklusive der Positionen automatisch in helloCash angelegt und umgekehrt.
Wenn Rechnungen in falcana, im helloCash Mandanten, erstellt werden, ist es nicht möglich, das PDF der Originalrechnung aus helloCash zu übernehmen. Die Rechnung wird zwar aus der Kasse übernommen und auf der Rechnung steht „DUPLIKAT“, diese ist aber trotzdem gültig. Das hat den Grund, dass der Originalbeleg nur direkt aus helloCash abgefragt werden kann. Das heißt, beim helloCash Mandanten kommt das Rechnungs-PDF immer von der Kassa und kann von falcana nicht beeinflusst werden. Die Rechnungsnummer wird von helloCash vergeben und kann von falcana nicht beeinflusst werden. Wir empfehlen daher, dass Rechnungen in helloCash erstellt und zur weiteren Verarbeitung/Auswertung in falcana übernommen werden.
Eine Rechnung wird an helloCash übertragen, sobald diese in falcana eingefroren wurde, wenn der Mandant helloCash ausgewählt ist.
Bei der Übernahme von Rechnungen wird in falcana für jede Rechnung eine eigene Auftragsmappe angelegt. Die Übernahme der Rechnungsdaten erfolgt stündlich und kann zusätzlich mit dem Button „Rechnungsdaten Registrierkasse aktualisieren“ in der Auftragsmappen-Übersicht angestoßen werden.
Beschreibung der abgeglichenen Felder:
Auftragsmappe
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung helloCash | Details |
|---|---|---|
| Rechnungs-ID | Rechnungs-ID (invoice_id) | Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Bei der Übertragung von Rechnungen an falcana wird diese ID gespeichert, damit diese bei Aktualisierungen wieder zugeordnet werden kann. |
| Bezeichnung | – (invoice_number) | Die Bezeichnung der Auftragsmappe setzt sich automatisch wie folgt zusammen: „helloCash {Beleg-Nr. der Kasse}“ |
| Kunde | Kunde (customer / customer_id) | Wenn in helloCash ein Kunde vorhanden ist, wird dieser in falcana angelegt und zugewiesen. Falls nicht, wird ein Kunde „Unbekannt“ hinterlegt, da dieser in falcana immer befüllt sein muss. |
| Zuständig | – | Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
Rechnung
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung helloCash | Details |
|---|---|---|
| Rechnungs-ID | Rechnungs-ID (invoice_id) | Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Bei der Übertragung von Rechnungen an falcana wird diese ID gespeichert, damit diese bei Aktualisierungen wieder zugeordnet werden kann. |
| Beleg-Typ | – | Als Beleg-Typ ist fix „Rechnung“ eingestellt. |
| Beleg-Nr. | Nr. (invoice_number) | |
| Betreff | Beschreibung (invoice_text) | |
| Datum | Datum (invoice_timestamp) | |
| Mandant | – | helloCash Rechnungen müssen in falcana einem eigenen Mandanten zugeordnet werden. Standardmäßig muss dieser „helloCash“ heißen, der Name kann vom falcana-Team aber beliebig konfiguriert werden. |
| Auftragsmappe | – | Automatisch erstellte Auftragsmappe. |
| Kunde | Kunde (customer / customer_id) | Wenn in helloCash ein Kunde vorhanden ist, wird dieser in falcana angelegt und zugewiesen. Falls nicht, wird ein Kunde „Unbekannt“ hinterlegt, da dieser in falcana immer befüllt sein muss. |
| Zuständig | – | Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
| Eingefroren von | – | Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
| Anzeige von Summen im Dokument | – | fix vorbelegt mit „Positionssummen und gesamte Belegsumme“. |
| Preisstellung | – | fix vorbelegt mit „inkl. Mwst., Preise brutto anzeigen“. |
Rechnungspositionen
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung helloCash | Details |
|---|---|---|
| Pos. | – | Da in helloCash keine Positions-Nr. vorhanden ist, werden die Positionen der Reihe nach übernommen und die Nummer in falcana wird automatisch hochgezählt. |
| Artikelname | Beschreibung (item_name) | |
| Anzahl | Anzahl (item_quantity) | |
| Einheit | – | fix vorbelegt mit „Stk.“. |
| VK-Preis | Einzelpreis € (item_price) | |
| Mwst.-Satz | Ust Satz (%) (item_taxRate) | |
| Rabatt | Rabatt (item_discount) | |
| Preis-Typ | – | fix vorbelegt mit „der angegebene Preis ist brutto (inkl. Mwst)“. |
Zahlungen
Von helloCash übernommene Rechnungen werden in falcana automatisch als bezahlt markiert.
Rechnungen die durch falcana erstellt werden, werden in der Kasse angelegt aber in falcana nicht automatisch als bezahlt markiert.
| Bezeichnung falcana | Bezeichnung helloCash | Details |
|---|---|---|
| Datum | Datum der Rechnung (invoice_timestamp) | |
| Erstellt von | – | Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden. |
| Betrag brutto | Gesamtbetrag brutto der Rechnung (invoice_total) | |
| Buchungsart | – | fix vorbelegt mit „bezahlt“ |