falcana beinhaltet eine intelligente Duplikate-Suche für Adressen und Ansprechpartner, um doppelte Einträge („Dubletten“) zu finden. Dabei erkennt die Suche auch ähnliche Texte, z.B. werden „Muster-Str. 15“ und „Musterstraße 15“ als ähnlich erkannt.
Die Duplikate-Suche öffnen
Die Duplikate-Suche können nur User mit Admin-Berechtigung ausführen, da die Funktion aus dem Admin-Bereich heraus aufgerufen wird:
Duplikate suchen
Die Eingabemaske für die Duplikate-Suche sieht wie folgt aus:
Zu vergleichende Adressen filtern:
In der grün hinterlegten Box können Sie bei Bedarf Filter definieren. Es werden dann nur Adressen gesucht und verglichen, die dem Filter entsprechen.
Beispiele:
Name enthält: „Mustermann“ -> vergleicht nur Adressen, die „Mustermann“ im Namen haben. Das kann Sinn machen, wenn Sie gezielt bestimmte Adressen zusammenführen wollen.
Vertriebsgruppe: „Westeuropa“: vergleicht nur Adressen, die dieser Vertriebsgruppe zugewiesen sind
Kunden-Nr. von bis: dieser Filter kann Sinn machen, wenn Sie Adressen via Excel importiert haben und diese z.B. die Adress-Nummern 500 bis 599 haben. Sie können dann Duplikate gezielt nur von diesen neu eingespielten Adressen finden lassen.
Nur innerhalb dieses Bereichs vergleichen:
Ist diese Checkbox gesetzt, vergleicht das System nur Adressen innerhalb dieses Kunden-Nr.-Bereichs.
Beispiel: wenn Sie von Nr. 500 bis Nr. 599 angeben, werden nur diese 100 Adressen (500, 501, 502, … 599) untereinander verglichen.
Es wird in diesem Fall aber nicht geprüft, ob eine der 100 Adressen mit einer Adresse außerhalb des gewählten Bereichs übereinstimmt.
Ist die Checkbox hingegen nicht gesetzt, vergleicht das System im o.g. Beispiel die 100 Adressen auch mit allen übrigen Adressen im System
(also auch mit Nr. 1, 2, 3, … 499, 600, 601, …).
Unabhängig von der Checkbox werden die Filter „Name enthält“ und „Vertriebsgruppe“ jedoch auf jeden Fall auf beide „Vergleichsmengen“ angewendet.
Adress-Duplikate suchen
Hier können Sie angeben, welche Vergleichskriterien einbezogen werden sollen. Alle angehakten Eigenschaften von 2 Adressen müssen ähnlich sein, um vom System als Duplikat erkannt zu werden.
Beispiel:
Es gibt 2 Adressen:
1) Mustermann GmbH, Muster-Straße 15, 1234 Wien
2) Mustermann GmbH, Irgendeine-andere-Straße 1, 1234 Wien
Ist „Straße“ angehakt, würde das System diese beiden Adressen nicht als Duplikate erkennen, weil die Angabe der Straße zu unterschiedlich ist.
Ist „Straße“ hingegen abgehakt, würde die Suche die beiden Adressen als Duplikat erkennen, weil „Straße“ nicht verglichen wird.
Bei Klick auf „Adress-Duplikate suchen“ sucht das System nach doppelten Einträgen.
Je nach Anzahl der Adress-Datensätze kann die Suche nach Duplikaten eine Weile dauern, da jede mit jeder Adresse verglichen werden muss. Die Ausführungszeit steigt also exponentiell mit der Anzahl der gespeicherten Adressen.
Ansprechpartner suchen
Die Ansprechpartner-Suche sucht nur Duplikate innerhalb einer Adresse, d.h. wenn 2 Ansprechpartner gleich oder ähnlich bei einer Adresse angelegt sind.
Auch für die Ansprechpartner-Suche werden die in der grün hinterlegten Filterbox angegebenen Filtereinstellungen (siehe oben) angewendet.
Wie werden Adressen zusammengeführt bzw. wie kann man Mehrfacheinträge entfernen (löschen)?
Führt man beispielsweise Adresse A und Adresse B zusammen und entscheidet sich, Adresse A zu behalten, geht das System wie folgt vor:
- ist das Feld in Adresse A gesetzt, wird der Inhalt beibehalten (egal, ob das Feld in Adresse B gesetzt oder leer ist)
- ist das Feld in Adresse A leer, in Adresse B ist jedoch Inhalt eingegeben: Der Inhalt von B wird in A eingetragen
- Sonderfall Tags: enthalten beide Adressen unterschiedliche Tags, werden alle diese Tags in der resultierenden Adresse gesetzt.
Beispiel
Es gibt 2 Adressen Mustermann wie folgt:
Adresse 000002:
Adresse 000041:
(hier sind alle Felder orange markiert, die von Adresse A abweichen; und blau markiert, wo der Wert in B gesetzt ist, in A jedoch nicht):
Die Duplikate-Suche zeigt die beiden Adressen wie folgt an:
Wir haben entschieden, dass die ältere der beiden Adressen (=Kunden-Nr. 000002) bestehen bleiben soll. Nach dem Zusammenführen sieht die resultierende Adresse wie folgt aus:
Die Tel-Nr, Internet, die Tags sowie der Ansprechpartner „Karl Muster“ wurden aus Adresse 000041 eingefügt. Die zuvor noch nicht gesetzten Produktgruppen wurden ebenfalls aus Adresse 000041 übernommen.