ready2order Schnittstelle

Allgemeines

Es besteht die Möglichkeit, eine Schnittstelle zwischen der Registrierkasse ready2order und falcana zu aktivieren. Damit können Kundendaten, Rechnungen und Artikel abgeglichen werden.

Konfiguration in falcana

Wenn die Schnittstelle aktiviert wurde, kann sie unter „Admin-Einstellungen/Diverse Tools/ready2order-Schnittstelle“ eingestellt werden.

Im Konfigurationsfenster können anschließend die Berechtigungen angefordert und die Datenübertragungen manuell angestoßen werden.

Berechtigungen anfordern
Fordern Sie zunächst die Berechtigungen von ready2Order an in dem Sie den entsprechenden Button klicken.

Weiters kann eingestellt werden, ob ein automatischer Abgleich zwischen den Systemen durchgeführt wird und in welche Richtungen dieser ausgeführt wird.
Diese Einstellungen werden vom falcana-Team gemacht und können auf Wunsch jederzeit geändert werden.

Es stehen dabei die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Kunden-Daten von ready2order in falcana übernehmen
  Mit dieser Funktion werden alle ready2order Kunden abgefragt und in falcana angelegt bzw. aktualisiert
• Rechnungsdaten von ready2order zu falcana übertragen
  Mit dieser Funktion werden alle Rechnungsdaten von ready2order zu falcana übertragen und sichtbar.
• Artikel und Lagerstände von falcana zu ready2order übertragen
  Mit dieser Funktion werden alle Artikel und Lagerstände von falcana zu ready2order übertragen. Wird ein lagerfähiger Artikel im ready2order verkauft, so wird der Lagerstand auch im falcana angeglichen, wenn das Lager in der Schnittstelle konfiguriert wurde.

Wenn mindestens eine der Optionen gewählt wird, wird der jeweilige Abgleich jede Stunde durchgeführt. Dabei werden immer nur jene Daten abgeglichen, die sich seit dem letzten Abgleich geändert haben.

Welche Daten werden abgeglichen?

Nachfolgend wird beschrieben, welche Daten zwischen den Systemen abgeglichen werden und wie sich diese dabei verhalten.

Kundendaten

Kundendaten können nur von ready2order übernommen werden. Das heißt, die Kunden aus der Kassa werden in falcana angelegt bzw. aktualisiert.

Wenn Daten in falcana geändert oder angelegt werden, werden diese nicht an die Kassa übertragen.

Die Übernahme der Kassendaten erfolgt stündlich und kann zusätzlich mit dem Button „Kundendaten Registrierkasse aktualisieren“ in der Adress-Übersicht jederzeit manuell angestoßen werden.

Beschreibung der abgeglichenen Felder:

Kundendaten Allgemein

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Kunden-ID	Kunden-ID (customer_id)	Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Wenn ein Kunde einmal erfolgreich angelegt/aktualisiert wurde, wird die ID im Hintergrund gespeichert und anhand dieser ID werden alle weiteren Abgleiche durchgeführt. Wird ein Kunde von ready2order in falcana übernommen, bei dem die ID in falcana noch nicht bekannt ist, wird anhand der Kriterien Name, Vorname, Straße, Stadt, PLZ und Land geprüft, ob der Datensatz bereits in falcana besteht. Wenn ja, wird er aktualisiert, ansonsten neu angelegt.
Kunden-Nr.	Kunden-Nr. (customer_number)	Die Kundennummern zwischen den Systemen werden nicht direkt abgeglichen. Wenn gewünscht, kann vom falcana-Team in falcana ein Individualfeld angelegt werden, dann wird die Kunden-Nr. der Kassa in diesem gespeichert.
Art	Unternehmen (customer_company)	Wenn in ready2order das Feld „Unternehmen“ befüllt ist, wird in falcana eine Adresse mit der Art „Firma“ angelegt. Wenn zusätzlich Kontaktdaten angegeben sind, wird ein Ansprechpartner in falcana angelegt. Ist das Feld in ready2order leer, wird in falcana eine „Privatperson“ angelegt. Umgekehrt befüllt falcana in ready2order je nach Adress-Art entweder das Feld „Nachname“ oder „Unternehmen“.
Typ	–	Standardmäßig mit „Kunde / Lead“ vorbelegt. Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden.
Anrede	Anrede (salutation)	Bei der Übernahme von ready2order zu falcana wird die Anrede übernommen, falls diese in ready2order vorhanden ist. Ansonsten wird diese anhand vom Vornamen erkannt. Bei der Übertragung an ready2order wird die Anrede an ready2order übermittelt.
Name 1	Nachname (lastName)
Name 2	Vorname (firstName)
Straße	Straße (street)
PLZ	PLZ (zip)
Ort	Ort (city)
Land	Land (country)
Tel.	Telefonnummer (phone)
E-Mail	E-Mail (email)
UID-Nr.	Ust.-IdNr. (vatId)
Geburtstag	Geburtstag (customer_birthday)
Tags	Kategorie (customerCategory_id)	In ready2order kann beim Kunden eine Kategorie vergeben werden. Wenn diese vorhanden ist, wird sie in falcana als Tag angelegt und beim Kunden unter Tags zugewiesen.

Kundendaten Lieferadresse

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Adress-Art	–	Lieferadressen werden immer mit der Adress-Art „Lieferadresse“ unter „Finanzdetails/Abweichende Adressen“ beim Kunden angelegt.
Name 1	Unternehmen (company)
z. Hd.	Titel + Vorname + Nachname (title + firstName + lastName)
Straße	Straße (street1)
PLZ	PLZ (zip)
Stadt	Ort (city)

Artikeldaten

Artikeldaten können nur von falcana an ready2order übergeben werden. Das heißt, die Kunden aus der falcana werden in ready2order angelegt bzw. aktualisiert.
Die Übertragung erfolgt bei jeder Änderung in Echtzeit.

Wenn Daten in ready2order geändert oder angelegt werden, werden diese nicht an falcana übertragen.

Beschreibung der abgeglichenen Felder:

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Artikel-ID	Artikel-ID (product_id)	Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Bei der Übertragung von Artikeldaten an ready2order wird die ID vom angelegten Artikel bei falcana gespeichert, damit der Artikel später aktualisiert werden kann.
Artikel-Nr.	Artikelnummer (product_itemnumber)
Artikelname	Name (product_name)
Einheit	Einheit (product_stock_unit)
Preis	Preis (product_price)
der angegebene Preis ist brutto (inkl. Mwst.) / der angegebene Preis ist netto (exkl. Mwst.)	Brutto / Netto (product_priceIncludesVat)	Gibt an, ob der eingegebene Preis Brutto oder Netto ist.
Mwst.-Satz	USt (product_vat)
Details	Beschreibung (product_description)
Lagerbewegungen aktivieren	Bestand aktivieren (product_stock_enabled)
Lagerstand	Lagerbestand (product_stock_value)

Rechnungsdaten

Rechnungsdaten können nur von ready2order zu falcana übernommen werden. Das heißt, wenn eine Rechnung in falcana erstellt wird, wird diese nicht an ready2order übertragen.

Bei der Übernahme von Rechnungen wird in falcana für jede Rechnung eine eigene Auftragsmappe angelegt. Die PDF Rechnung wird übernommen und kann in falcana durch „Eingefrorenes Dokument öffnen“ angezeigt werden.

Die Übernahme der Rechnungsdaten erfolgt stündlich und kann zusätzlich mit dem Button „Rechnungsdaten Registrierkasse aktualisieren“ in der Auftragsmappen-Übersicht angestoßen werden.

Beschreibung der abgeglichenen Felder:

Auftragsmappe

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Rechnungs-ID	Rechnungs-ID (invoice_id)	Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Bei der Übertragung von Rechnungen an falcana wird diese ID gespeichert, damit diese bei Aktualisierungen wieder zugeordnet werden kann.
Bezeichnung	– (invoice_numberFull)	Die Bezeichnung der Auftragsmappe setzt sich automatisch wie folgt zusammen: „ready2order{Beleg-Nr. der Kasse}“
Kunde	Kunde (customer / customer_id)	Wenn in ready2order ein Kunde vorhanden ist, wird dieser in falcana angelegt und zugewiesen. Falls nicht, wird ein Kunde „Unbekannt“ hinterlegt, da dieser in falcana immer befüllt sein muss.
Zuständig	–	Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden.

Rechnung

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Rechnungs-ID	Rechnungs-ID (invoice_id)	Die ID ist in beiden Systemen nicht sichtbar. Bei der Übertragung von Rechnungen an falcana wird diese ID gespeichert, damit diese bei Aktualisierungen wieder zugeordnet werden kann.
Beleg-Typ	–	Als Beleg-Typ ist fix „Rechnung“ eingestellt.
Beleg-Nr.	Nr. (invoice_numberFull)
Betreff	Beschreibung (invoice_numberFull)
Datum	Datum (invoice_timestamp)
Mandant	–	ready2order Rechnungen müssen in falcana einem eigenen Mandanten zugeordnet werden. Standardmäßig muss dieser „ready2order“ heißen, der Name kann vom falcana-Team aber beliebig konfiguriert werden.
Auftragsmappe	–	Automatisch erstellte Auftragsmappe.
Kunde	Kunde (customer / customer_id)	Wenn in ready2order ein Kunde vorhanden ist, wird dieser in falcana angelegt und zugewiesen. Falls nicht, wird ein Kunde „Unbekannt“ hinterlegt, da dieser in falcana immer befüllt sein muss.
Zuständig	–	Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden.
Eingefroren von	–	Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden.
Anzeige von Summen im Dokument	–	fix vorbelegt mit „Positionssummen und gesamte Belegsumme“.
Preisstellung	–	fix vorbelegt mit „inkl. Mwst., Preise brutto anzeigen“.
1. Allgemeiner Rabatt / Teilbetrag	Rabatt (billDiscount_percent / billDiscount_value)	Wenn ein allgemeiner Rabatt in der Kasse vergeben wurde, wird dieser auch in falcana übernommen und angezeigt.
2. Allgemeiner Rabatt / Teilbetrag	Rabatt (billDiscount_percent / billDiscount_value)	Wenn ein zweiter allgemeiner Rabatt in der Kasse vergeben wurde, wird dieser auch in falcana übernommen und angezeigt.

Rechnungspositionen

Wenn Rechnungspositionen übernommen werden und für den übernommenen Artikel im Artikelstamm eine Position mit der gleichen Artikel-Nr. besteht, bei der Lagerbewegungen aktiv sind, dann wird automatisch eine Lagerabbuchung mit der entsprechenden Menge durchgeführt.
Bei der Buchung wird der Text „Buchung durch Kassenbeleg #{Beleg-Nr} erstellt“ als Kommentar eingetragen.

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Pos.	–	Da in ready2order keine Positions-Nr. vorhanden ist, werden die Positionen der Reihe nach übernommen und die Nummer in falcana wird automatisch hochgezählt.
Artikelname	Beschreibung (item_product_name)
Artikel-Nr.	Artikel-Nr. (item_number)
Anzahl	Anzahl (item_qty)
Einheit	–	fix vorbelegt mit „Stk.“.
VK-Preis	Einzelpreis € (item_price)
Mwst.-Satz	Ust Satz (%) (item_vatRate)
Rabatt	Rabatt (item_lineDiscountPercent / item_lineDiscountNet)	Wenn beim Betrag ein fixer Wert, statt einer Prozentangabe übergeben wird, wird das in falcana auf Prozent umgerechnet.
Produktgruppe	Produktgruppe (productgroup_name)
Preis-Typ	–	fix vorbelegt mit „der angegebene Preis ist brutto (inkl. Mwst)“.
Details	Info (item_comment)

Zahlungen

Von ready2order übernommene Rechnungen werden in falcana automatisch als bezahlt markiert.

Bezeichnung falcana	Bezeichnung ready2order	Details
Datum	Datum der Rechnung (invoice_timestamp)
Erstellt von	–	Kann vom falcana-Team beliebig konfiguriert werden.
Betrag brutto	Gesamtbetrag brutto der Rechnung (billPayment_value)
Buchungsart	–	fix vorbelegt mit „bezahlt“
Kommentar	Kommentar (billPayment_name)