Bitte hinterlegen Sie vor Verwendung des falcana Faktura-Moduls die gewünschte Syntax für die Rechnungsnummerierung in den Admin-Einstellungen (Administrator).
Um eine Rechnung zu erstellen, legen Sie im Fakturamodul via +Icon einen neuen Auftrag bzw. neue Auftragsmappe an.
Befüllen Sie das Feld „Bezeichnung“ und verknüpfen Sie den entsprechenden Kunden (im Feld „Kunde“ den entsprechenden Namen eintippen oder per Klick auf den Pfeil die Dropdown-Funktion benutzen).
Erstellen Sie anschließend direkt in dieser Auftragsmappe wiederum via +Icon eine neue Rechnung (siehe Screenshot oben Pkt. 2).
In der folgenden Maske können Sie sämtliche Parameter der Rechnung eintragen:
- Bestelldatum
- Ansprechpartner
- Bestellnummer Kunde
- Einleitungstext Beleg-Kopf
- Erfassung Positionen
- Erfassung Konditionen, sofern Sie nicht im Kundenstamm eingetragen sind und dadurch automatisch befüllt werden
- Text Beleg-Fuß, Signatur
- per E-Mail direkt versenden
Es gibt nun auch die Möglichkeit E-Rechnungen (im „.xml“ Format) zu versenden. Diese Funktion ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana. Für eine Freischaltung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.
Zu Punkt 5 (oben): Via +Icon kommen Sie in die Artikel-Maske, in der Sie gewünschte Artikel erfassen/hinzufügen können.
Hier können Sie Artikel hinzufügen, indem Sie:
- via Klick auf Pfeil per Dropdown Funktion Artikel auswählen (Auflistung Artikelstamm),
- Artikel ganz neu erfassen und ggf. für zukünftige Verwendung direkt in den Artikelstamm abspeichern (Pkt. 4 im Screenshot oben), oder
- aus der Artikelauflistung wählen.
Die Rechnung kann direkt aus falcana per E-Mail versendet werden (Klick auf Icon siehe 4. Screenshot oben Pkt. 8).
Beim Email-Versand direkt aus falcana wird die Rechnung automatisch „eingefroren“ bzw. für das Berichtswesen umsatzwirksam gespeichert. Wenn die Rechnung nicht direkt aus falcana versendet wird, muss diese noch via Schlüsselsymbol „eingefroren“ werden. Beim Email-Versand aus falcana und beim händischen „Einfrieren“ der Rechnung wird auch die Rechnungsnummer im fortlaufenden Nummernkreis fixiert:
Beim Start der Rechnungslegung via falcana können Sie übrigens auch Ihren fortlaufenden Rechnungsnummernkreis übernehmen und weiterführen.
Weiters können Rechnungen auch erstellt werden, indem sie direkt aus einem anderen Dokument (Angebot, Auftragsbestätigung) teilweise oder gänzlich kopiert/dupliziert/importiert und editiert werden.