Sie können in falcana Dokumente (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein Rechnung, Basisrechnung, Gutschrift, …) bequem duplizieren bzw. aus einem Dokument ein neues erstellen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn z.B. ein Kunde gemäß einem Angebot bestellt und Sie daraufhin eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung machen möchten. Diese Funktion eignet sich auch, um aus einer Rechnung eine Gutschrift zu erstellen.
1. Dokument exportieren
Dazu gehen Sie bitte in das zu duplizierende Dokument, hier im Beispiel ein Angebot. In der linken Menüleiste finden Sie die Auswahlmöglichkeit „Dokumente importieren/exportieren“, aus der Sie weiters „Aus diesem Dokument ein neues erstellen“ wählen:
Sie erhalten ein Auswahlfenster, worin Sie genau definieren können, welche Parameter in das neue Dokument übernommen werden sollen. Im Fall einer Auftragsbestätigung/Bestellung/Rechnung/Gutschrift müssen Sie auch angeben, in welche Auftragsmappe das neue Dokument abgelegt werden soll bzw. ggf. eine neue Auftragsmappe erstellen.
Durch „Fertigstellen“ wird das neue Dokument automatisch im Fakturamodul erstellt und kann beliebig weiter verändert/adaptiert werden.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie in einer Auftragsmappe Rechnungen an verschiedene Kunden ausstellen/verwalten, müssen Sie bei der Verwendung der Funktion „Aus diesem Dokument ein neues erstellen“ folgendes falcana-Verhalten berücksichtigen. Es wird immer der Kunde verwendet/mitkopiert, der in der Auftragsmappe ursprünglich verknüpft ist (bitte ggf. nach der Erstellung des neuen Dokuments hier ändern, sofern gewünscht). Im Gegensatz zu neuen Revisionen: hier wird der Kunde der vorigen Revision beibehalten.
2. Dokument importieren
Weiters können Sie umgekehrt jedoch auch ein Dokument (ganzes oder nur Teile daraus) importieren. Diese Funktion ist beispielsweise bei Auftragsbestätigungen oder Rechnungen hilfreich, wenn Positionen aus verschiedenen Angeboten zusammengefasst werden sollen:
Hier wählen Sie dann das entsprechende Dokument aus (dies kann auch von einem anderen Kunden kopiert werden – entsprechenden Kunden auswählen):
In weiterer Folge definieren Sie dann noch genau, welche Parameter übernommen werden sollen (alle oder nur Teile davon):
Wenn Sie die ausgewählten Elemente in das Dokument übernommen haben, können Sie – falls erforderlich – wiederum weitere Änderungen vornehmen.
Neues Dokument aus mehreren Dokumenten erstellen
In einer Auftragsmappe (im Screenshot unten Pkt. 1) können mehrere Dokumente markiert (2) und daraus ein gemeinsames neues Dokument erstellt werden (3). Diese Funktion kann beispielsweise eingesetzt werden, um aus mehreren Lieferscheinen eine gesammelte Rechnung zu erstellen:
Im neuen Dokument kann pro eingefügtem Ausgangsdokument oberhalb eine Textüberschrift eingefügt werden, die auf das Ausgangsdokument hinweist.
Kopierverhalten
Bitte beachten Sie das Kopierverhalten von falcana, wenn man aus einem Dokument ein neues erstellt:
|
Doku-ment |
Vorgang | IBAN & BIC | Haken „Abbuchungsauftrag“ |
– Zahlungskonditionen – Abweichende Standard- Lieferadresse – Abweichende Standard- Rechnungsadresse |
| alle* | Basisrechnung erstellen | vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
| alle* | Neue Revision | vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
von der Vor-Revision, von welcher kopiert wurde |
von der Vor-Revision, von welcher kopiert wurde |
| alle* | „Aus diesem Dokument ein neues erstellen“ – derselbe Kunde |
vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
vom Dokument, von welchem kopiert wurde |
vom Dokument, von welchem kopiert wurde |
| alle* | „Aus diesem Dokument ein neues erstellen“ – anderer Kunde |
vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
vom Kunden des neuen Dokuments (Finanzdetails) |
* Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Proformarechnung
Wenn die Zahlungskonditionen in einer Basisrechnung von jenen im Kundenstamm abweichen, erzeugt falcana eine Warnung. Bei Veränderungen in den Zahlungskonditionen werden diese in einer bestehenden Basisrechnung NICHT automatisch geändert. In diesem Fall muss eine Revision der Basisrechnung erzeugt werden, da die automatisch generierte Rechnung immer auf die Informationen der Basisrechnung zurückgreift.