falcana für das eigene Unternehmen einrichten (Admin-Bereich)

falcana bietet Ihnen umfangreiche Möglichkeiten, um die Software genau an Ihr Unternehmen anzupassen. Alle diesbezüglichen Anpassungen können Sie im Admin-Bereich vornehmen. Die Admin-Einstellungen erreichen Sie über die Startseite rechts oben:

Bitte beachten Sie: Nur wenn Sie Admin-Rechte besitzen, können Sie in diesem Bereich Änderungen vornehmen.

User einrichten

Siehe Benutzerverwaltung.

Mandanten / Niederlassungen einrichten

Im Slide Panel „Mandanten / Produktgruppen / Vertriebsgruppen“ können Sie die Niederlassungen Ihres Unternehmens bearbeiten oder via Plus-Symbol auch neue Mandanten (Niederlassungen) anlegen. Sie können dann in der User-Verwaltung jedem User die Niederlassung zuweisen, in der er beschäftigt ist.

Mehrmandantenfähigkeit

Damit Sie die Mehrmandantenfähigkeit nutzen können, aktivieren Sie diese bitte im Admin-Bereich in den „Sonstigen Einstellungen“ (Slide Panel „Angebote & Faktura), indem Sie bei „Mehrmandantenfähigkeit ermöglichen“ das Häkchen setzen:

Das Briefpapier für den jeweiligen Mandanten wird wie gewohnt hochgeladen, die Beschreiben dazu finden Sie hier. Das hochgeladene Briefpapier muss anschließend im entsprechenden Mandanten als Standard hinterlegt werden:

Auch die Syntax für die Rechnungslegung muss in „Erfassung Mandanten“ festgelegt werden.

Produktgruppen einrichten

Ebenfalls im Slide Panel „Mandanten / Produktgruppen / Vertriebsgruppen“ können Sie die Produktgruppen Ihres Unternehmens bearbeiten bzw. neue Produktgruppen anlegen (siehe Screenshot oben).

Dadurch können Sie Adressen den für Sie interessanten Produkten zuordnen und entsprechende Auswertungen machen (Berichte).

Vertriebsgruppen einrichten

Ebenfalls im Slide Panel „Mandanten/ Produktgruppen / Vertriebsgruppen“ können Sie die Vertriebsgruppen Ihres Unternehmens bearbeiten oder neue Vertriebsgruppen anlegen (siehe Screenshot oben).

Vertriebsgruppen sind essentiell für die Berechtigungs-Steuerung in falcana.
Außerdem können Sie viele Berichte nach Vertriebsgruppen filtern, um individuelle Auswertungen zu erhalten.

Individualfelder einrichten

falcana bietet Ihnen in allen Bereichen viele Felder, um die für Sie wichtigen Informationen zu erfassen. Trotzdem kann es vorkommen, dass Sie Informationen festhalten wollen, für die in falcana keine Felder vorhanden sind.
In diesem Fall können Sie hier im Admin-Bereich individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Felder – „Individualfelder“ – definieren (im entsprechenden Slide-Panel via Plus-Symbol hinzufügen).

Sie können festlegen, ob das Feld ein Pflichtfeld sein soll oder nicht.
Außerdem können Sie festlegen, um welche Art von Eingabefeld es sich handeln soll:

• Ein- oder mehrzeiliges Textfeld
• Checkbox (Haken ja/nein)
• Optischer Trenner (Dies ist eine Art Überschrift, um eine optische Trennung der Felder zu ermöglichen. Setzen Sie Trenner und die nachfolgenden Felder in die gewünschte Reihenfolge, um Ihre Felder zu gruppieren.)
• Button
• Feld für Dateiupload
• Autocompleter-Feld mit Adressen oder Projekten
• Dropdownfeld: Bei Dropdownfeldern können Sie zudem festlegen, welche Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen sollen:
  • alle User in falcana (um z.B. einem Projekt oder einer Reklamationen einen weiteren Verantwortlichen zuzuweisen)
  • eine Länderliste (um z.B. eine geographische Angabe hinzuzufügen)
  • individuell durch Sie festgelegte Optionen

Angebote & Faktura

In diesem Slidepanel können Sie Ihre Briefpapiervorlage in falcana einrichten.
Weiters können Sie hier folgende Einstellungen vornehmen

• Artikel-Einstellungen
• Faktura-Einstellungen
• Sonstige Einstellungen betreffend Darstellungen in Dokumentevorlagen, wie „Anzeige von Summen im Dokument“
• Einstellungen für Export an Buchhaltungssystemen
• Texte betreffend Preisstellungen
• Einheiten für Artikel festlegen bzw. hinzufügen (Stk., Jahr, Seite, Tag, Monat, etc.)
• Mehrwertsteuersätze anlegen/verwalten

Projekteinstellungen

Wenn Sie ein Projekt abschließen, sollten Sie immer angeben, aus welchem Grund Sie es abschließen. Im Idealfall können Sie angeben, dass Sie den Auftrag erhalten haben, Sie sollten jedoch auch im Falle eines Misserfolges festhalten, warum es nicht geklappt hat. Dadurch können Sie später wertvolle Auswertungen erhalten, die Ihnen bei der Verbesserung Ihrer Performance helfen.

Definieren Sie daher unter den Admin-Einstellungen im Slide Panel „Projekt-Einstellungen“ mögliche Gründe, und geben sie jeweils an, ob sie deshalb den Auftrag erhalten oder verloren haben. Diese Info ist für spätere Auswertungen wichtig.

Chancen-Beurteilung für Projekte

Bei jedem Projekt können Sie angeben, wie hoch Sie die Chance einschätzen, den Auftrag zu erhalten. Mithilfe der Chancenbeurteilungen über alle Projekte lässt sich ein realistisch zu erwartender Umsatz für die Zukunft berechnen.Sie können festlegen, ob die Chance für jedes Projekt individuell beurteilt werden soll, oder ob ein vorgegebener Wert je nach Angebots- und Produktqualifizierungsstatus verwendet werden soll. In diesem Fall können Sie die Werte-Vorgaben ebenfalls an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Marketing-Einstellungen

Hier können Sie wichtige Einstellungen zu Follow-up-Mails und Newsletter (An-/Abmeldung) vornehmen.

Support-Einstellungen

Hier können individuelle Support-Typen und gängige Supportthemen für eine sprechende Zuordnung/Auswahl im Supportmodul angelegt werden, wie auch weitere Parameter betreffend Supportmodul.

Sonstige Einstellungen

In den Admin-Einstellungen unter dem Slide Panel „Sonstige Einstellungen“  können Sie in falcana verschiedene Branchen definieren, in denen Ihre Kunden tätig sind. Via Plus-Symbol können Sie neue Branchen hinzufügen.

Sie können dem jeweiligen Kunden eine Branche zuweisen, wodurch entsprechende Auswertungen nach Branchen möglich sind.

Außerdem können Sie hier noch diverse weitere Anpassungen vornehmen bzw. Definitionen vorgeben:

• Kommunikationsart (relevant zur Auswahl bei Chronologie-Einträgen):
  Definieren Sie in diesen Einstellungen eine dieser Kommunikationsarten als „Standard“, wird diese dann bei Erstellen eines neuen Chronologie-Eintrages automatisch vorausgewählt.
  
• Sonderzahlungskonditionen
• Währungen: Mit dem Plus-Icon können Sie neue Währungen hinzufügen. Die Wechselkurse zwischen diesen Währungen werden täglich durch falcana automatisch aktualisiert.
• Fehlerkategorien für Reklamationen definieren
• Lieferbedingungen
• Adress-Typen (z.B. Kunde/Lead, Lieferanten, Mitarbeiter, Privatadressen)
• Abteilungen (für die Zuordnung einzelner Ansprechpartner, ev. auch relevant für Marketing Kampagnen (Filter Adresslisten)
• Kalender Kategorien (auch farbliche Gestaltung)
• Anlage Vertriebsschritte für das Vertriebsboard
• Stundensatz für die Reklamations-Abwicklung festlegen: Bei den Reklamationen haben Sie die Möglichkeit einer umfassenden Kostenerfassung. Ein Teil davon ist auch die Erfassung des Arbeitsaufwandes für die Abwicklung/Administration der Reklamation selbst. Sie können in der Reklamations-Ansicht den Stundenaufwand festhalten, der mit dem hier festzulegenden Stundensatz multipliziert wird.
• Abgeschlossene Aufgaben in der Chronologie-Ansicht: Sie haben die Möglichkeit festzulegen, ob abgeschlossene Aufgaben in der Chronologie-Ansicht des jeweiligen Bereiches gezeigt werden sollen. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird z.B. eine Aufgabe, die einem bestimmten Projekt zugeordnet ist, in der Chronologie-Ansicht des jeweiligen Projektes angezeigt, nachdem sie abgeschlossen wurde. Als Datum wird das Ende-Datum der Aufgabe verwendet.
• Spalte „Dauer“ in Chronologie-Ansichten: Bei der Erfassung von Chronologie-Schritten können Sie die Zeitdauer für den jeweiligen Schritt erfassen. Wenn Sie die Dauer auch in den Chronologie-Ansichten angezeigt bekommen möchten, aktivieren Sie diese Option im Slide Panel „Sonstige Einstellungen“ in den „Admin-Einstellungen“
• Darstellung von Ländercodes: Sie können festlegen, ob Länder-Codes im internationalen KFZ-Format (z.B. A für Österreich, D für Deutschland, USA für Vereinigte Staaten etc.) oder in ISO 3166 (weitgehend identisch mit Internet-Domains, z.B. ‚AT‘ für Österreich, ‚DE‘ für Deutschland, ‚US‘ für Vereinigte Staaten etc.) angezeigt werden sollen.
• Spracheinstellungen
• Diverse weitere Definitionen