Dieses Datenschutzpaket umfasst zusätzlich zu „Datenschutzpaket Standard“ die im folgenden beschriebenen Funktionalitäten in falcana.
1) Separater Bereich „Datenschutz“
Von der Startseite aus kann ein separater Bereich „Datenschutz“ geöffnet werden.
Der Zugang zu diesem Bereich kann in den Rechte-Einstellungen pro User geregelt werden.
a) Erfassen der Kategorien von personenbezogenen Daten
Es können Kategorien personenbezogener Daten angelegt und mit unterschiedlichen Löschfristen versehen werden. Um die Kategorien automatisiert den jeweiligen Adressen zuzuordnen, können diese mit einer Kombination aus Adress-Typ und Vertriebsstatus verknüpft werden, z.B.
b) Löschvorschläge
Das System ermöglicht es, Adressen und Ansprechpartner vorzuschlagen, die aufgrund der letzten Aktivität und folglicher Überschreitung der o.g. Aufbewahrungsfristen bereits zu löschen sind.
Als Kriterien für „letzte Aktivität“ werden herangezogen:
- Zeitpunkt des letzten Angebots
- Zeitpunkt der letzten Rechnung oder eines anderen Faktura-Dokuments (nur, wenn Faktura-Modul aktiv ist)
- Zeitpunkt des letzten Chronologie-Eintrages (inkl. e-mails)
Vorgeschlagene Adressen können direkt ausgewählt und gelöscht werden.
Zu verknüpften Daten (Projekte, Angebote, Faktura-Dokumente, Chronologie-Einträge usw.) kann gewählt werden, ob diese ebenfalls zu löschen oder zu anonymisieren sind.
c) Erstellen einer Gesamtauskunft
Um dem Auskunftsrecht gemäß DSGVO §15 nachzukommen, kann im Datenschutzbereich zu einer bestimmten Person eine Auskunftsdatei exportiert werden. Diese Datei enthält folgende Daten:
- alle erfassten Kontaktdaten zu der Person
- mit der Person geführte Korrespondenz (Datum und Art der Korrespondenz, z.B. „Telefonat am 02.03.2018“; „e-mail am 03.03.2018“, …); die konkreten Inhalte der Korrespondenz werden nicht ausgegeben, da dadurch v.a. bei e-mails die Datenschutzrechte Dritter verletzt werden könnten – siehe DSGVO §15 (4).
- geplante Dauer der Datenspeicherung (ausgehend von den hinterlegten Aufbewahrungsfristen – siehe 1a)
Die Auskunftsdatei wird als Word (docx)-Datei exportiert.
2) Marketing-Modul: Newsletter-Erlaubnis aufgrund Kundenverhältnis
Ergänzend zum Datenschutz-Paket „Standard“, Pkt. 4 ermöglicht das Paket „Premium“ auch die Darstellung, ob eine Person aufgrund eines bestehenden Kundenverhältnisses als Newsletter-Empfänger rechtmäßig angeschrieben werden darf. Dadurch ist eine zusätzliche Farbe für das Info-Icon möglich:
- blau: weder „grün“ noch „rot“*, aber bestehendes Kundenverhältnis ** -> darf Werbemails zu ähnlichen Produkten erhalten, wie sie bereits gekauft wurden
*steht eine Mail-Adresse auf der Robinson-Liste, darf sie trotz bestehendem Kundenverhältnis nicht angeschrieben werden -> das Icon ist dann dennoch „rot“.
** im Datenschutzbereich kann festgelegt werden, anhand welcher Kriterien das System ein bestehendes Kundenverhältnis bewerten soll, z.B: - Vertriebsstatus ist „Kunde“
- letzte Rechnung liegt nicht länger zurück als xx Monate
Auch nach der Kategorie „blau“ kann in Marketing-Verteilerlisten gefiltert werden.
Das Paket „Datenschutz Premium“ ist eine aufpreispflichtige Erweiterung von falcana. Für eine Freischaltung wenden Sie sich bitte an das falcana Team.