Die DSGVO-Anforderung der „Speicherbegrenzung“ besagt im Wesentlichen, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für Ihre Zwecke notwendig ist. Dabei werden Sie von falcana unterstützt.
Mit dem falcana Datenschutz-Paket „Premium“ können Sie Ihre Adressdaten in unterschiedliche Kategorien unterteilen und hier auch die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen definieren.
Gehen Sie dazu auf die Startseite und öffnen Sie den Datenschutz-Bereich:
„Datenschutzpaket Premium bzw. Premium AV“ ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana. Für eine Freischaltung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.
Kategorien personenbezogener Daten
Hier können Sie unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten hinterlegen, die auch mit unterschiedlichen Löschfristen versehen werden können:
Im folgenden Beispiel haben wir festgelegt, dass Interessenten nach der letzten Aktivität noch 18 Monate aufbewahrt werden.
Als Aktivität zählt falcana Chronologie-Einträge, e-mails, Angebote sowie Dokumente aus dem Faktura-Bereich. Mit dem Marketing-Modul versendete Newsletter zählen hingegen nicht dazu.
Kategorie bei einzelnen Adressen ändern
Anhand der oben definierten Kriterien legt falcana automatisch die Kategorie für jede Adresse fest. Sollten Sie bei einzelnen Adressen jedoch eine andere Kategorie auswählen wollen, öffnen Sie die entsprechende Adresse und gehen dort in das Panel „Firmeninfos / Vertriebsstatus / Datenschutz“:
Das System zeigt Ihnen hier, welche Kategorie automatisch zugeordnet wurde (oranger Rahmen).
Sollten Sie manuell eine andere Kategorie zuteilen wollen, können Sie das im rot markierten Bereich erledigen.
Löschvorschläge
Per Klick auf das o.a. Icon schlägt falcana vor, welche Adressen im System bestehen, die die festgelegten Aufbewahrungsfristen bereits überschritten haben und somit gemäß DSGVO zu löschen sind.
Falls Sie das Faktura-Modul von falcana verwenden, werden hier keinesfalls Adressen zum Löschen vorgeschlagen, zu denen innerhalb der letzten 7 Kalenderjahre eine Rechnung erstellt wurde.
Durch Doppelklick auf eine Adresse sehen Sie, welche Elemente verknüpft sind und mitgelöscht bzw. anonymisiert werden:
Sie können die betreffenden Adressen auswählen und mit einem Klick löschen bzw. anonymisieren:
Die so gelöschten Adressen und deren verknüpfte Elemente werden unwiderruflich gelöscht und sind danach nicht wieder herstellbar.