Dieses Datenschutzpaket umfasst folgende Funktionalitäten in falcana:
1) Löschen von Adressen und Ansprechpartnern, auch wenn Verknüpfungen bestehen:
Adressen und Ansprechpartner können gelöscht werden. Verknüpfte Elemente wie Projekte, Angebote, Rechnungen, Aufgaben, Dateianhänge, Newsletter u.ä. können wahlweise mitgelöscht oder anonymisiert* werden.
Ausnahme: Rechnungen und Lieferscheine werden auf jeden Fall anonymisiert und bleiben bestehen.
*Anonymisierung: Der Kundenname oder Ansprechpartner bei verknüpften Elementen wird auf „[Adresse gelöscht]“ bzw. „[Ansprechpartner gelöscht]“ geändert, so dass keine personenbezogenen Daten mehr verfügbar sind und auch kein Bezug zur jeweiligen Person hergestellt werden kann.
Dadurch können beispielsweise Rechnungen im System verfügbar bleiben, um weiterhin Umsatzstatistiken u.ä. abrufen zu können.
Bei der Anonymisierung von Rechnungen oder Angeboten wird das Original-pdf jedenfalls gelöscht, da dieses die personenbezogenen Daten enthält. Die nicht personenbezogenen Daten (Positionen, Konditionen usw.) in der Datenbank bleiben jedoch erhalten.
2) Ansprechpartner – Erfassen der Einverständniserklärung zur Datenspeicherung
Bei jedem Ansprechpartner kann mittels Checkbox festgehalten werden, ob die Person explizit eine Einverständniserklärung zur Speicherung ihrer personenbezogenen Daten gegeben hat. In einem eigenen Notizfeld kann man den Hinweis eingeben, wie die Einverständniserklärung erfolgt ist.
Für die Bearbeitung dieser beiden Felder kann im Admin-Bereich pro User eine separate Berechtigungseinstellung getätigt werden.
3) Marketing-Modul: Erfassen der Zustimmung zum Newsletter-Empfang
Neben jeder E-Mail-Adresse wird ein Icon eingeblendet, ob an die betreffende E-Mail-Adresse Newsletter gesendet werden dürfen. Dieses Symbol sagt farblich unterschieden folgendes aus:
- grün: Empfänger hat sich für den Newsletter-Empfang angemeldet
- orange: weder Zustimmung noch Abmeldung vorhanden
- rot: die E-Mail-Adresse steht auf der Blacklist oder Robinson-Liste* und darf nicht per Newsletter kontaktiert werden
- nur bei Paket „Datenschutz Premium“: blau: weder „grün“ noch „rot“, aber bestehendes Kundenverhältnis -> darf Werbemails zu ähnlichen Produkten erhalten, wie sie bereits gekauft wurden
- steht eine Mail-Adresse auf der Robinson-Liste, hat sich jedoch explizit zum Newsletter-Empfang angemeldet, wird dies als „grün“ gewertet. Klickt man auf das farbige Info-Symbol neben der E-Mail-Adresse, öffnet sich ein Fenster mit den Details:
- Checkbox „hat sich für den Newsletter angemeldet“ j/n
– falls Anmeldung per Double-Opt-In: zusätzliches Infofeld mit Datum+Uhrzeit sowie IP-Adresse, von der die Anmeldung erfolgt ist
– falls schriftliche oder mündliche Anmeldung: Infofeld zur Eingabe von Text mit den Details zur Anmeldung - Checkbox „ist in die Blacklist eingetragen“ (nicht editierbar). In Marketing-Verteilerlisten kann nach diesem Kriterium gefiltert werden.
4) Marketing-Modul: Newsletter-Anmeldung mit Double-Opt-In
Die Newsletter-Anmeldung über das Newsletter-Anmeldeformular, welches in die Website eingebaut werden kann, löst eine Bestätigungs-E-Mail an die angemeldete Mailadresse aus. Diese Bestätigungs-E-Mail enthält einen Link, welchen der Anmelder klicken muss, um seine Anmeldung fertigzustellen.