In vielen Bereichen der Software gibt es die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z.B. bei Adressen, Projekten, Reklamationen, Chronologie-Einträgen usw.
Das Anhängen von Dateien wird immer über das Briefklammer-Symbol ermöglicht:
Bei den nachfolgend beschriebenen Möglickeiten der Datei-Speicherung geht es ausschließlich um Dateien, die via Briefklammer-Symbol eingebunden werden. Alle sonstigen Daten (v.a. auch e-mails) werden immer am falcana-Server gespeichert.
Es gibt 2 Möglichkeiten, wo in falcana eingebundene Dateien gespeichert werden
1. Dateien am Server von falcana speichern (Standard)
2. Auslagerung der Dateien auf eigene Server oder Cloudspeicher-Dienste
– z.B. Ihre eigene NAS (Anbindung erfolgt durch WebDav)
– Einbindung eines Cloudspeicher-Anbieters, z.B. Dropbox
Achtung: Ausgelagerte Daten gem. Pkt. 2) müssen in Eigenverantwortung gesichert werden. Wenn hier Daten gelöscht werden, können diese durch falcana nicht mehr wiederhergestellt werden.
Die „Cloudspeicher-Schnittstelle“ ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana
Konfiguration in falcana
Die Konfiguration erfolgt in den Admin-Einstellungen -> Diverse Tools -> Cloudspeicher-Schnittstelle
Hier können die gewünschten Einstellungen hinterlegt, sowie alle Daten zwischen falcana und externem Speicher verschoben werden.
Sollte der Vorgang während der Übertragung abgebrochen werden, ist nicht mit einem Datenverlust zu rechnen. Das Verschieben erfolgt pro Datei und die Daten werden von der Quelle erst gelöscht, wenn sie erfolgreich verschoben wurden.
Speicherart
- „Standard“: Wenn die Speicherart „Standard“ gewählt wird, müssen die weiteren Einstellungen unten nicht ausgefüllt werden. Die Daten werden in diesem Fall am falcana Server gespeichert.
- „WebDav“: in diesem Fall werden die Dateien auf einem WebDAV-fähigen Server gespeichert, z.B. einer NAS.
- „OneDrive“: wird diese Option gewählt, werden die Dateien in Microsoft OneDrive gespeichert. In deisem Fall müssen Sie ein OneDrive-Konto besitzen und die Zugangsdaten entsprechend angeben.
Einstellungen für WebDAV
- Server & Port: Hier muss die IP-Adresse oder Domain des externen Servers sowie der Port eingetragen werden.
- Speicherort: Hier wird der vollständige Pfad zum root Verzeichnis angegeben. (Inklusive IP, z.B. https://00.00.000.000/crm/)
Einstellungen für OneDrive
Damit die Onedrive Schnittstelle genutzt werden kann, muss falcana zuerst bei den Microsoft Applications registriert werden. Für Details dazu siehe Cloudspeicher-Schnittstelle für OneDrive einrichten.
Nachdem die Registrierung im Microsoft-Konto abgeschlossen ist, hinterlegen Sie in falcana folgende Details:
- Server: Standardmäßig kann dieses Feld leer gelassen werden. Wenn gewünscht ist, dass die Dateien in Gruppenverzeichnissen abgelegt werden, kann hier „/groups“ eingetragen werden.
- Port: leer lassen
- Speicherort: Hier wird der Ordnerpfad (ausgehend vom root-Verzeichnis) eingegeben. Unterhalb dieses Ordners legt falcana einen Ordner „falcana“ an, der dann die weiteren Daten beinhalten.
Falls der Ordner „falcana“ direkt unterhalb des root-Verzeichnisses in Onedrive erstellt werden soll, lassen Sie das Feld leer (in diesem Fall sollten Sie den Ordner „falcana“ manuell erstellen).
Bei der Verwendung von Gruppenverzeichnissen wird hier der Name der Gruppe vor dem jeweiligen Verzeichnis angegeben. - Benutzername und Passwort: Benutzer (e-mail) und Passwort Ihres Microsoft-Kontos.
- Client-ID und Client-Secret: die beiden Schlüssel, die sie bei der Registrierung der Anwendung bei Microsoft erhalten haben (siehe Link zu separatem Hilfeartikel oben).
Klicken Sie danach auf „Berechtigungen anfordern“. Sie sollten zu Ihrem Microsoft-Konto umgeleitet werden, um alle angeforderten Berechtigungen zu akzeptieren.
Zugriff auf Gruppenverzeichnisse
Standardmäßig werden die Dokumente bei der Einrichtung der OneDrive Schnittstelle immer im Hauptverzeichnis des jeweiligen Users, im Unterverzeichnis „falcana“, abgelegt.
Möchte man nun Einstellen, dass ein Gruppenverzeichnis verwendet wird, so kann man unter „Server“ den Text „/groups“ eintragen. Danach müssen unter „Speicherort“ der Name der Gruppe sowie die jeweiligen Unterverzeichnisse – falls die Dateien nicht im Hauptverzeichnis abgelegt werden sollen – angegeben werden.
Die Einstellungen für die Gruppen können im Microsoft-Konto verwaltet und ggf. mit spezifischen Berechtigungen freigegeben werden.
Einrichtung abschließen & Testen
Nachdem die o.g. Felder befüllt sind, klicken Sie auf „Verbindung testen“, um die Richtigkeit der Einstellungen zu überprüfen.
Erklärung „Chronologie-ID“
Ist diese Option ausgewählt, wird bei Chronologie-Einträgen deren eindeutige ID angezeigt. Diese dient der Ordnerzuordnung in der File-Struktur.
Erklärung „Dateien verschieben: falcana => Cloudspeicher“
Diese Funktion verschiebt alle zu diesem Zeitpunkt am falcana Server vorhandenen Dateien in den Cloudspeicher. Wird dieser Button nicht geklickt, verbleiben die derzeit gespeicherten Dateien am falcana Server, neu hinzugefügte Dateien werden hingegen am Cloudspeicher abgelegt (Sofern die oben genannten Zugangsdaten richtig sind).
Auf den Cloudspeicher verschobenen Dateien können von falcana nicht mehr gesichert werden, da sie nach dem Verschieben nicht mehr am falcana-Server vorhanden sind!
Erklärung „Dateien verschieben: Cloudspeicher => falcana“
Diese Funktion verschiebt alle Dateien vom ausgewählten Cloudspeicher zu falcana.
Anlage gesamte Ordnerstruktur für externe Speicherung
Falcana legt durch Anwählen des oben gezeigten Icons im angegebenen Überordner den Ordner „falcana“ an, darunter die gesamte Ordnerstruktur mit den jeweiligen Adressen und deren Unterordnern
– Aufträge
– Chronologie
– Gesprächsberichte
– Projekte
– Reklamationen
– Support
Falls eine Datei an einen Chronologie-Eintrag angehängt wird, wird zusätzlich noch ein Unterordner „Chronologie“ mit dem Datum des Chronologie-Eintrages und der eindeutigen Chronologie-ID erstellt.
Bei Adressen, Aufträgen, Projekten und Support ist der erste Teil der Namensgebung immer die ID des Datensatzen, also z.B. die Kunden-Nr. bei Adressen oder die Projekt-Nr. bei Projekten. Solange diese nicht verändert wird, findet falcana die richtige Zuordnung und zeigt die Dateien bei Klick auf das Briegklammer-Symbol an.
Falls sich z.B. der Name einer Adresse oder eines Projekts ändert, brauchen Sie nichts weiter zu tun. falcana findet den richtigen Ordner weiterhin über die ID und benennt den Rest des Ordnernamens ggf. um.
Änderungen in der Ordnerstruktur oder Ändern der ID eines Ordners führen dazu, dass falcana die Dateien nicht mehr findet. Auch das unbeabsichtigte oder mutwillige Löschen mehrerer Dateien oder ganzer Ordner kann hier sehr einfach passieren. Eine laufende Sicherung der Inhalte des gesamten Ordners mit den falcana-Inhalten am externen Speicher wird daher dringend angeraten.
Aktualisierung bzw. Anlage einzelner Ordner in der Ablagestruktur
Eine Aktualisierung/Anlage einzelner Ordner kann auch in den entsprechenden Bereichen mit der Büroklammer erfolgen.
In den Adressen werden hiermit die jeweiligen Adressen & Projekte aktualisiert.
In Chronologien / Gesprächsprotokollen / Support / Reklamationen wird durch Klick auf die Klammer der entsprechende Ordner im Filesystem angelegt, sofern er noch nicht bestand.