In falcana haben Sie die Möglichkeit, Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen, die den offiziellen Anforderungen v.a. an Schlussrechnungen entsprechen.
Auftragsmappe für Teil- und Schlussrechnungen kennzeichnen
Teil- und Schlussrechnungen müssen immer gemeinsam in der gleichen Auftragsmappe liegen. Die betreffende Auftragsmappe muss dazu wie folgt eingestellt werden:
Anzahlungs- und Teilrechnungen erstellen
Ist eine Auftragsmappe wie oben für die Aufnahme von Teil- und Schlussrechnungen eingestellt, können darin nun die Rechnungen erstellt werden.
Bei allen Rechnungen innerhalb einer solchen Auftragsmappe kann im Panel „Konditionen“ eingestellt werden, um welchen Rechnungs-Typ es sich handelt:
Je nach gewähltem Typ wird genau diese Bezeichnung am Rechnungs-pdf auch rechts oben in der Dokumentenbox angeführt:
Eine Schlussrechnung erstellen
Wird der Auftrag fertiggestellt, kann die Schlussrechnung erstellt werden.
Hier muss nun der gesamte Auftragswert abgerechnet werden, falcana zieht dann darunter alle bisherigen Teilzahlungen ab.
Beispiel:
Ein Kunde zahlt aufgrund einer Beanstandung auf seiner Baustelle nicht den vollen Betrag einer Teilrechnung und behält einen Teil des Betrages zurück:
In der Schlussrechnung wird dann nur der tatsächlich bezahlte Betrag von 30.000EUR (brutto) angeführt, d.h. die offen gebliebenen 6.000EUR werden nun in die Restforderung eingerechnet:
Berücksichtigung der Umsätze von Teil- und Schlussrechnungen
Solange keine Schlussrechnung erstellt wurde, behandelt falcana die Umsätze von Anzahlungs- und Teilrechnungen normal wie bei anderen Rechnungen und rechnet deren Werte in die Umsatzstatistik mit ein.
Nachdem die Schlussrechnung erstellt wurde, fließt hingegen die Gesamt-Auftragssumme der Schlussrechnung voll in die Umsatzstatistik ein, während die zugehörigen Anzahlungs- und Teilrechnungen mit Wert 0,- angezeigt und berücksichtigt werden:
Der „zahlbare Betrag“ wird hingegen bei allen Rechnungstypen so angezeigt, wie es auch am Dokument ausgewiesen wurde.
Korrektes Ausbuchen von nicht bezahlten Anzahlungs- oder Teilrechnungen
Wurden Anzahlungs- oder Teilrechnungen (entgegen dem eigentlichen Sinn dieser Procedere) nicht beglichen und in der Schlussrechnung per Restforderung zahlbar gestellt, müssen die Beträge der nicht bezahlten Rechnungen wie hier beschrieben ausgebucht werden, damit der Umsatz aus diesem Geschäftsfall korrekt in die Umsatzstatistiken einfließen kann. Idealerweise vermerken Sie zur späteren einfachen Nachverfolgbarkeit im Kommentar der Buchungszeile die Nummer der korrespondierenden Schlussrechnung.
Gutschrift zu nicht bezahlter Teilrechnung
Zu einer nicht bezahlten Teilrechnung kann man eine entsprechende Gutschrift ausstellen, die dann ebenfalls als „Teilrechnung“ gehandhabt wird. Da es zu dieser Gutschrift keinen Zahlungsfluss gibt, wird sie in der Schlussrechnung nicht angeführt.
Nachdem man die Schlussrechnung eingefroren hat, werden in falcana die Umsätze aller Teilrechnungen, sowie jene der Gutschrift, auf 0,– gesetzt: