Artikeldaten exportieren über Berichtswesen
Es ist möglich, eine größere Anzahl an Artikeln in falcana gemeinsam zu aktualisieren, indem man die betreffenden Artikel in Excel exportiert, dort bearbeitet und wieder ins System re-importiert.
Exportieren Sie dazu zuerst Ihre bestehenden Artikel-Daten in ein Excel-Sheet:
Sie erhalten eine Liste Ihrer Artikel aus dem Artikelstamm mit allen Feldern als separate Spalten (Beschriftungszeile, wie im Screenshot unten markiert). Auch Artikel-Individualfelder werden als jeweils eigene Spalten in der Excel-Datei ausgegeben:
Sie können nun diese Liste adaptieren, Zellwerte hinzufügen oder löschen. Wenn nur ein Teil der Datensätze geändert werden soll, können Sie nicht benötigte Zeilen entfernen.
Auch Spalten, in denen keine Änderungen vorgenommen werden sollen, können aus der Excel-Datei gelöscht werden.
WICHTIG!
Um Artikel mittels Re-Import zu aktualisieren, muss die Spalte „Artikel-Nr.“ oder ein anderer eindeutiger Wert (zB. Individual-Feld „EAN-Code) unbedingt in der Excel-Datei vorhanden sein.
Dieser eindeutige Wert (zB. Artikel-Nr.) ist der einzige Schlüssel, damit das System die Zuordnung zu den bestehenden Artikeln erkennt.
Artikel ohne eindeutigem Wert können folglich nicht aktualisiert werden!
aktualisierte Artikeldaten importieren
Nach erfolgter Datenbearbeitung wird dieses Excel-File in falcana re-importiert:
Bitte beachten Sie:
zu Punkt 3): Wählen Sie hier die aktualisierte Excel-Datei aus, oder ziehen Sie die Datei einfach auf die grau umrandete Fläche.
zu Punkt 4): Wenn Sie dieses Häkchen aktivieren, so überschreiben (durch die vorangegangene Datenpflege bewusst gesetzte) leere Zellen beim Import aus der Excel-Importdatei bestehende Werte in der Datenbank.
Setzen Sie den Haken hingegen nicht, werden leere Felder in der Excel-Datei ignoriert, und eventuell schon bestehende Werte beim jeweiligen Artikel werden nicht geändert.
Im folgenden Fenster legt man fest, anhand welcher Spalten (zB. „Artikel-Nr.“) das System die Aktualisierung vornehmen soll.
In der ersten Spalte wird angezeigt, welche Artikel aktualisiert oder neu angelegt werden.
Beispiel
Sie möchten bei Ihren Artikeln die Preise aktualisieren:
- Exportieren Sie die Artikelliste wie oben beschrieben.
- Aktualisieren Sie die Preise in der Spalte „Preis“.
- Löschen Sie ggf. alle Spalten außer „Artikel-Nr.“ und „Preis“. *
- Löschen Sie ggf. alle Zeilen, in denen es keine Änderung gab. *
- Importieren Sie die so erstellte Liste wie oben beschrieben.
* Die Schritte 3) und 4) sind nicht zwingend erforderlich, erhöhen aber die Übersicht. Bleiben nicht geänderte Spalten und Zeilen in der Excel-Datei bestehen, werden diese Werte beim Re-Import erneut gesetzt, so dass es de facto zu keiner Änderung der betreffenden Artikel kommt.
Wenn Sie Ihrem Artikelstamm individuelle Daten hinzufügen möchten, können Sie dies via Individualfelder umsetzen.
Voraussetzung ist, dass vor dem Artikel-Import entsprechende Individualfelder im Admin-Bereich angelegt wurden (siehe „Individualfelder verwenden“).
Fügen Sie anschließend in der Excel-Liste einfach die neue(n) Spalte(n) hinzu und vergeben Sie eine Überschrift bzw. Bezeichnung.