Eine wichtige Funktion in falcana ist das sogenannte „Einfrieren“ der Dokumente. Dieser Vorgang ist dem Abspeichern nicht gleichzusetzen, das Abspeichern sichert „nur“ die unvollständig oder vollständig eingegebenen Daten.
Mit dem Vorgang des Einfrierens werden Dokumente wie zB ein Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift endgültig fixiert bzw. in diesem endgültigen Zustand an den Geschäftspartner weitergegeben.
Ein Dokument wird per Klick auf das Schlüsselsymbol in der linken Menüleiste eingefroren:
Durch das „Einfrieren“ verschwindet das Wasserzeichen „Entwurf“ auf den Dokumentsansichten (zB pdf-Vorschau).
Beim E-Mail-Versand aus falcana heraus wird ein Dokument (Angebot, Rechnung, etc.) automatisch eingefroren und muss/darf vorher nicht eingefroren werden.