falcana bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente direkt aus dem System zu versenden. Dazu müssen Sie Ihren e-mail-Account nicht geöffnet haben. Beachten Sie jedoch, dass Ihre e-mail-Zugangsdaten im Admin-Bereich korrekt hinterlegt sein müssen, damit ein e-mail-Versand aus falcana möglich ist.
Folgende Dokumente können Sie direkt aus falcana verschicken:
- Angebote
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Gutschrift
- Rechnungen
- Gesprächsberichte
- …
Der Vorgang des Versendens ist für alle Dokumente gleich und wird im Folgenden anhand des Versendens eines Gesprächsberichts erklärt.
Einen Gesprächsbericht (bzw. anderes Dokument) versenden
Klicken Sie auf das unten rot umrandete Icon „per e-mail versenden“, um den e-mail-Dialog zu öffnen:
In den Feldern „An“, „CC“ und „BCC“ des e-mail-Dialogs können Sie via Klick auf das Ansprechpartner-Icon „Interne Teilnehmer oder Ansprechpartner des Kunden“ auswählen.
falcana listet Ihnen nun die möglichen Empfänger aus, die Sie vormals in Ihrer Datenbank zu diesem Kunden angelegt haben. Per Mausklick können Sie die gewollte e-mail-Adresse des gewünschten Empfängers in das jeweilige Empfängerfeld übernehmen. Falls Sie eine E-mail-Adresse hinzufügen möchten, welche Sie nicht in Ihrer Datenbank erfasst haben, können Sie diese auch ganz einfach händisch in das jeweilige Feld eintippen.
Im Textfeld können Sie Ihren gewünschten Begleittext sowie auch eine Signatur einfügen.
Weiters können Sie Ihrer e-mail (weitere) Dokumente/Anhänge hinzufügen, indem Sie auf die Büroklammer klicken. Wenn Sie die e-mail via Brief-Icon (rechts oben im e-mail-Dialog) abschicken, wird automatisch eingefroren.