Allgemeines
falcana bietet die Möglichkeit, dass Geburtstagsmails automatisiert versendet werden können.
Bitte beachten Sie, dass für diese Funktion das Modul „Marketing“ benötigt wird. Sollte dieses Modul bei Ihnen nicht verfügbar sein, kontaktieren Sie falcana für die Freischaltung.
Wer erhält ein automatisches Geburtstagsmail?
Die automatische E-Mail wird täglich um 07:30 versendet, wenn bei einem Kontakt „Geburtstagsmail senden“ aktiv ist. Dieses Feld kann bei Kontakten beim entsprechenden Icon bei der E-Mail-Adresse gesetzt werden, sobald die Felder E-Mail und Geburtstag befüllt sind.
Bei mehreren E-Mail-Adressen wird die Mail an jene gesandt, bei der das Icon „Einstellungen Geburtstagsmail“ geklickt und die Einstellung gesetzt wurde.
Die Einstellung „Geburtstagsmail senden“ kann auch per Mehrfachbearbeitung bei der Ansprechpartner-Übersicht oder mit dem Ansprechpartner-Import gesetzt werden, wenn sie bei mehreren Kontakten auf einmal gesetzt werden soll.
In der Ansprechpartner-Übersicht können die Spalten „Geburtstag“, „Geburtstagsmail senden“ und „nächste Geburtstagsmail“ eingeblendet werden.
„Nächste Geburtstagsmail“ zeigt immer das Datum an, an dem die nächste E-Mail versendet wird, wenn folgende Kriterien bei dem Eintrag zutreffen:
– „Geburtagsmail senden“ ist gesetzt
– Der Geburtstag ist hinterlegt
– Die E-Mail-Adresse ist hinterlegt
Wenn auf „Geburtstagsmail senden“ und „nächste Geburtstagsmail“ gefiltert wird, erhält man eine Übersicht der nächsten Mails, die versendet werden. Mit dem Filter-Button „Automatische Geburtstagsmail“ werden diese Filter, inklusive relevanter Sortierung, automatisch vorbelegt. Der Filter-Button „Alle“ hebt diese Filter wieder auf und stellt die Standard-Ansicht her.
Einstellmöglichkeiten
Die Konfigurationen für das Geburtstagsmail können in den Admin-Einstellungen unter „Marketing“ durchgeführt werden.
Mailvorlage
Automatische Geburtstagsmails werden nur versendet, wenn eine entsprechende Mailvorlage im Admin-Bereich hinterlegt wird. Die Vorlage kann unter „Marketing/E-Mail-Vorlagen/Vorlagen für sonstige E-Mails“ definiert werden.
Ein möglicher Text für die Vorlage wäre:
„[STANDARD_ANREDE],
die besten Wünsche zum [AGE]. Geburtstag!
Glück, Gesundheit und Erfolg für das kommende Lebensjahr.“
E-Mail Platzhalter
Es können Allgemeine Autotext-Felder, Eigene Autotext-Felder und die nachfolgend definierten in der Geburtstagsmail als Platzhalter verwendet werden.
| Platzhalter Name | Beschreibung |
|---|---|
| [AGE] | Alter vom Kontakt |
| [BIRTHDAY] | Geburtstag vom Kontakt |
| [DATE] | Aktuelles Datum |
Absender
Hier wird eingestellt, ob die E-Mails vom zuständigen Benutzer der Adresse oder von einem fixen Benutzer versendet werden.
BCC an den Absender
Wenn diese Option aktiviert wird, erhält der Absender die versendeten Mails immer im BCC.
BCC an fixe E-Mail Adresse
Hier kann eine fixe E-Mail Adresse angegeben werden, an welche die E-Mails immer BCC gesendet werden.
Wie setze ich „Geburtstagsmail senden“ bei mehreren Kontakten?
Die Einstellung „Geburtstagsmail senden“ kann in der Ansprechpartner-Übersicht mit der Mehrfachbearbeitung oder per Ansprechpartner-Import für mehrere Kontakte auf einmal gesetzt werden.
