Vorlage für Datenimport aufbereiten
Wenn Sie Ihre Daten (Ansprechpartner) gemäß folgender Anleitung in unserem Hilfeartikel „Adressdaten in Excel aufbereiten“ von den Adressdaten separiert haben, speichern Sie sich aus falcana unsere Vorlage für den Import der Ansprechpartner ab.
Bitte beachten Sie, daß der Import von Ansprechpartnern immer nach dem Import von Adressdaten erfolgen muss.
Unsere Vorlage für den Import der Ansprechpartner finden Sie im Adressmodul, indem Sie in der linken Menüleiste wie unten dargestellt auf das grüne Icon für „Ansprechpartner importieren“ klicken.
Im sich öffnenden Fenster klicken Sie auf das grüne Excel-Icon und öffnen bzw. speichern anschließend die *.xlsx Vorlage, die geladen wird.
In der Excel-Vorlage finden Sie eine Kopfzeile mit grünen und weißen vorausgefüllten Feldern. Bei den grünen Feldern handelt es sich um Pflichtfelder, diese Spalten müssen auf jeden Fall befüllt werden. Die Spalten mit weißer Farbe in der Kopfzeile sind optional.
Nähere Hinweise zur Ausführung finden Sie übrigens im Beiblatt (2. Seite, „Erklärungen“):
Bitte stellen Sie bei der abschließenden Datenspeicherung sicher, daß das richtige Tabellenblatt („Import Ansprechpartner“) aktiv ist, damit beim anschließenden Datenimport nach falcana die richtige Tabelle bzw. die Daten (und nicht die Erklärungen!) eingespielt werden.
Checkliste für Datenimport
Bevor Sie die Ihre Daten nun nach falcana importieren, können Sie anhand unserer Checkliste für den Import Ansprechpartner nochmals prüfen, ob Sie die wesentlichen Parameter für einen erfolgreichen Datenimport erfüllt haben.
Daten importieren
Um die fertigen, sauberen Daten einzuspielen, wählen Sie im Adressmodul in der linken Menüleiste wiederum „Ansprechpartner importieren“ aus (siehe 1. Screenshot oben). Im nächsten Auswahlfenster wählen Sie die entsprechende Datei (= gepflegte Datenquelle wie oben beschrieben) aus und laden diese hoch:
Sie erhalten eine Vorschau aller Datensätze, die importiert werden. Scrollen Sie ganz nach unten und quittieren Sie per „weiter“.
Das Programm schlägt im nächsten Schritt noch eventuelle Zuordnungsmöglichkeiten vor, die hier vorgenommen werden können.
Im Falle von etwaigen Konflikten können diese im Auswahlfenster ev. noch korrigiert werden, wie im folgenden Beispiel dargestellt (hier wurde als zulässige Option „leer lassen“ gewählt).
Sofern erforderliche Korrekturen hier nicht vorgenommen werden können, muss der Datenimport abgebrochen (geschlossen) werden, die Quelldatei entsprechend richtiggestellt und der Datenimport nochmals gestartet werden. Der erfolgreiche Import wird von falcana abschließend wie folgt bestätigt:
