falcana ermöglicht es, einzelnen Personen eine personalisierte Einladung zu senden, um sich für den Newsletter anzumelden.
Dies empfiehlt sich vor allem dann, wenn man einen persönlichen Termin mit einem neuen Kontakt hatte, jemanden auf einer Veranstaltung kennengelernt oder sich in einem sozialen Netzwerk vernetzt hat.
Man kann der Person nach dem „Kennenlernen“ eine personalisierte Mail senden, in der man die Person um Anmeldung zum Newsletter bittet. Aus Erfahrung ist die Bereitschaft zur Anmeldung wesentlich höher, wenn gerade ein Austausch stattgefunden hat und der Kontakt noch „warm“ ist.
Funktionsweise der Newsletter-Einladungen
Jeder falcana-User erhält auf seiner Startseite eine Liste von Ansprechpartnern, auf die folgendes zutrifft:
- Die Person ist als Privatperson oder als Ansprechpartner zu einer Adresse angelegt, für welche der User zuständig ist.
- Bei dem Ansprechpartner ist eine e-mail-Adresse hinterlegt, und der e-mail-Status ist orange (das heißt, die Person hat sich bisher nicht für den Newsletter eingetragen (=Status grün), darf auch nicht aufgrund einer aktiven Kundenbeziehung angeschrieben werden (=Status blau), hat sich aber auch nicht vom Newsletter abgemeldet (=Blacklist, Status rot) und ist auch nicht auf der Robinsonliste enthalten (=ebenfalls Status rot).
- Der Vertriebsstatus der zugehörigen Adresse ist Lead, Opportunity oder Kunde.
Aus der angezeigten Liste auf der Startseite kann jeder vorgeschlagenen Person eine personalisierte e-mail gesendet werden, die einen Opt-In-Link enthält. Klickt die/der Eingeladene auf den Link, wird die entsprechende e-mail-Adresse automatisch in falcana mit Status „grün“ versehen, d.h. die Zusendung von Newslettern ist erlaubt.
Vorlage für die Einladungs-Mails erstellen
Als ersten Schritt erstellt man eine Vorlage, welche für die Einladungsmails herangezogen werden soll. Dazu klickt man in Marketing -> Marketing-Übersicht auf „e-mail-Vorlagen“ und klickt dort im Panel „Vorlagen für Bestätigungs-e-mails“ auf „Neu“:
Es öffnet sich der Editor für die Erstellung einer Vorlage. Diese Vorlage kann frei gestaltet werden und auch Autotext-Felder enthalten, um den Inhalt zu personalisieren.
Newsletter-Einladungen im Admin-Bereich aktivieren
Um mit Newsletter-Einladungen arbeiten zu können, muss diese Funktion im Admin-Bereich aktiviert werden. Dazu wird im Panel „Marketing“ die entsprechende Checkbox gesetzt und die zuvor erstellte Vorlage hinterlegt.
Als weitere Option kann hier angegeben werden, welchem User unzugeordnete Kontakte (also Ansprechpartner, die keiner Adresse zugeordnet sind) auf der Startseite angezeigt werden sollen.
Newsletter-Einladungen versenden
Wenn alle oben beschriebenen Vorarbeiten erledigt sind, werden ab diesem Zeitpunkt den Usern auf ihrer Startseite Vorschläge für Newsletter-Einladungen angezeigt:
In der Liste finden sich neben jeder vorgeschlagenen Person 3 Icons mit folgenden Möglichkeiten:
- Opt-In senden: öffnet den e-mail-Dialog mit einer Einladungs-e-mail an die jeweilige Person.
- Zuständigkeit für die Einladung ändern: ist ein User der Meinung, dass eine Kollegin einen „besseren Draht“ zur vorgeschlagenen Person hat, kann mit dieser Funktion der Kontakt an einen anderen falcana-User übergeben werden.
- Aus der Liste entfernen: will man die vorgeschlagene Person nicht zum Newsletter einladen, kann man den Vorschlag aus der Liste entfernen, die Person wird nicht wieder vorgeschlagen.
Bei Klick auf „Opt-In senden“ öffnet sich der e-mail-Dialog, wo die jeweilige Person bereits als Empfänger vorbelegt ist. Der Inhalt der Mail ist ebenfalls bereits mit der oben gewählten Vorlage befüllt, wobei Autotextfelder bereits durch die Personalisierung ersetzt sind:
Klickt man rechts oben auf „Absenden“, wird die e-mail an die Person versendet.
e-mail-Status nach dem Versenden bzw. nach dem Opt-In
Sobald die e-mail versendet wurde, ändert sich der Farb-Status der e-mail-Adresse dieser Person auf „violett“. Daran erkennt man, dass die Person zum Opt-In eingeladen wurde, den Link aber noch nicht geklickt hat:
Klickt die Person den Einladungs-Link in der e-mail, so ändert sich der Status auf „grün“. Die Erlaubnis zum Versand von Newslettern an diese Person wird auch detailliert dokumentiert und kann durch Klick auf das Status-Icon eingesehen werden: