Die in falcana erzeugten Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine können mit firmeneigenen Briefpapiervorlagen hinterlegt werden.
Dazu müssen diese Vorlagen entsprechend aufbereitet und im System eingerichtet werden.
Wichtig: Die Einrichtung erfolgt in den Admin Einstellungen und kann daher nur von falcana Usern mit Administrator-Rechten durchgeführt werden.
Tipp: Für diese Einstellungen etwas Zeit einplanen und die Resultate über Test-Drucke kontrollieren, bis das tatsächlich gewünschte Ergebnis erzielt ist. Das gilt besonders für das Einstellen der Seiten-Abstände und der Anzeige-Varianten.
Profi-Tipp: Da falcana mandantenfähig ist, können mehrere Firmen bzw. Firmensitze verwaltet werden. Für jede dieser Firmen (= Mandanten) können spezifische Briefpapiervorlagen eingerichtet werden.
Nachstehend werden die dazu erforderlichen Schritte und die verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten beschrieben.
Briefpapier-Vorlage hochladen
Die gewünschte Vorlage – beispielsweise mit Logo im Briefkopf und Firmendetails in der Fußzeile – wird als PDF abgespeichert.
Im nächsten Schritt wird diese Briefpapiervorlage verknüpft. Dazu öffnet man das 3-Punkte-Menü im rechten oberen Bildschirmbereich und wählt >> Admin Einstellungen aus.
In den Admin Einstellungen findet man das Slide-Panel >> Angebote & Faktura. Der erste Bereich in diesem Slide-Panel ist >> Verfügbare Briefpapier-Vorlagen.
Genau dieser Bereich wird benötigt. Hier werden bereits bestehende Vorlagen aufgelistet. Diese können ausgewählt und bearbeitet werden. Das rote X-Icon löscht ausgewählte Vorlagen. Mit dem grünen Plus-Icon können neue Vorlagen angelegt werden.
Bei Doppelklick auf eine bestehende Vorlage bzw. bei Klick auf das grüne Plus-Icon öffnet sich das Dialogfenster >> Briefpapier.
Im obersten Bereich vergibt man einen aussagekräftigen Vorlagen-Namen (1) und wählt über das Briefklammer-Symbol (2) die gewünschte PDF-Datei zum Hochladen aus.
Hier kann man auch bestimmen, ob die Vorlage aktiv und verfügbar oder inaktiv sein soll.
Briefpapier-Vorlage einrichten
Nach dem Benennen und Hochladen werden verschiedene Detail-Einstellungen vorgenommen.
Farbgestaltung der Info-Box
Für die Info-Box (3) können die Farbe des Rahmens und die Farbe der Überschrift im Rahmen festgelegt werden.
Bei Klick auf das jeweilige Eingabefeld hat man die Möglichkeit, eine Farbe auszuwählen.
Alternativ kann man den sechsstelligen HTML Farbcode eingeben (sofern bekannt bzw. laut Corporate Identity / Corporate Design).
Druckabstände festlegen
Die roten Pfeile mit den Eingabefeldern (4) ermöglichen das individuelle Einstellen von Abständen. Die Angabe erfolgt in [mm].
Es können verschiedene Bereiche und Abstände definiert werden, wie zum Beispiel der Abstand von Adresse zu Betreff.
Die strichlierten Linien zeigen den Druckbereich an. Der Abstand zur Papierkante kann eingestellt werden. falcana nutzt nur den Bereich innerhalb dieser Linien.
Schriftart und Schriftgröße einstellen
Im unteren Bereich des Dialogfensters (5) können die Schriftart und die Schriftgrößen für den Adresskopf, für Positionen und sonstige Textpassagen festgelegt werden. Die Angabe erfolgt in [pt].
Hinweis: Ist die gewünschte Font bzw. Schriftart nicht verfügbar, bitte das falcana Team kontaktieren, um mögliche Ergänzungen abzuklären.
Hinweis: Mit Positionen sind die einzelnen Auflistungspunkte von Gütern und Dienstleistungen gemeint, wie sie beispielsweise in Rechnungen und Angeboten zu finden sind.
Nützliche Schnell-Einstellungen und Zusatzfunktionen
Unter den Einstellmöglichkeiten zu Schriftart und Schriftgrößen sind verschiedene, selbsterklärende Auswahl- und Eingabefelder zu finden.
Hier können verschiedene Detail-Einstellungen wie E-Mail und Telefonnummer unterhalb des Adresskopfs zeigen, Kundennummer in der Info-Box anzeigen, Währungssymbole verwenden, Lieferadresse anzeigen, Gesamtrabatt anzeigen, QR-Code integrieren und viele andere mehr über Checkboxen aktiviert und deaktiviert werden.
Tipp: Diese Liste ermöglicht es, sehr schnell kleine Anpassungen zu aktivieren und auch wieder zu deaktivieren – ein Check lohnt sich!
Anzeige-Varianten einrichten
Sind diese Basis-Einstellungen erledigt, sieht man sich die unterschiedlichen Ausgabe-Varianten (6) an.
Varianten-Vorlagen
Drei verschiedene Anzeige-Varianten ermöglichen später – bei der Erstellung von Dokumenten wie Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen mit dem Briefpapier – ob und wie Preise angezeigt werden sollen.
- Einzelpreis-Spalte
- Summenspalte
- keine Preisspalte
Diese Variante wird angewandt, wenn man bei den Konditionen zum jeweiligen Dokument „keine Summen“ auswählt.
Diese Variante wird angewandt, wenn man bei den Konditionen zum jeweiligen Dokument eine Anzeige der Positionssummen auswählt.
Diese Variante wird verwendet, wenn die Angabe von Preisen nicht erforderlich ist, wie z. B. bei Lieferscheinen und bei internen, nicht verrechenbaren Aufträgen.
Die Entscheidung, ob und wie Preise angezeigt werden sollen, trifft man bei der Erstellung des Dokuments über das Slide-Panel >> Konditionen.
Varianten genauer definieren
Die drei Varianten können über ein eigenes Dialogfeld gestaltet werden. Das Dialogfeld wird durch Klick auf die gewünschte Variante geöffnet.
Im Dialogfeld kann man die Anzahl der Spalten, den Inhalt der Spalte und die Spaltenbreite festlegen.
Insgesamt stehen acht Spalten zur Auswahl, die mit neun verschiedenen Angaben aus einem Dropdown-Menü befüllt werden können (Positionsnummer, Menge, Einheit, Bezeichnung, Einzelpreis, Steuersatz, Rabatt, Summe, Summe Position gesamt).
Für jede verwendete Spalte kann man die Spaltenbreite in [mm] eingeben. Rechts außen wird dabei angegeben, wie viele Millimeter noch zur Verfügung stehen.
Wichtig: Sobald hier eine Spalte definiert wird, bleibt der Platz im Dokument dafür reserviert, unabhängig davon, ob tatsächlich ein Wert dafür vorhanden ist oder nicht.
Profi-Tipp: Passende Vorlagen erleichtern das Leben. Ist z. B. die Spalte Rabatt für einen Kundenkreis sehr wichtig, für einen anderen aber nicht, legt man zwei verschiedene Vorlagen an (Standardvorlage_mitRabatt.pdf bzw. Standardvorlage_ohneRabatt.pdf)
Briefpapier-Standard festlegen
Es können beliebig viele Vorlagen angelegt und verwendet werden. Eine Vorlage muss als Standard festgelegt werden.
Wichtig: Die als Standard festgelegte Briefpapier-Vorlage wird als Standard für das Einfrieren und Versenden von Dokumenten verwendet.
Mandant auswählen
Man wechselt in den >> Admin Einstellung zum Slide-Panel >> Mandanten / Produktgruppen / Vertriebsgruppen.
Dort legt man das eigene Unternehmen mit dem grünen Plus-Icon als Mandant an bzw. wählt den entsprechenden Eintrag aus.
Hinweis: Werden mehrere Firmen bzw. Firmensitze in falcana verwaltet, legt man diese als Mandanten an. Jedem Mandant kann ein eigenes Standard-Briefpapier zugeordnet werden.
Standard-Briefpapier bestimmen
Bei Doppelklick auf einen bestehenden Eintrag bzw. bei Klick auf das grüne Plus-Icon öffnet sich das Dialogfenster >> Erfassung Mandanten.
Hier kann man die wichtigsten Details zur eigenen Firma eintragen und das Standard-Briefpapier über ein Drop-Down-Menü auswählen.
Vorlagen verwenden
Hinweis: Das Verwenden der Vorlagen ist für alle User möglich; Änderungswünsche müssen von Administratoren umgesetzt werden.
Erstellt man Dokumente wie Rechnungen oder Angebote, findet man im Slide-Panel >> Konditionen das ausgewählte Briefpapier als Standard hinterlegt.
Will man doch eine andere Briefpapier-Vorlage verwenden, kann man diese direkt in den >> Konditionen über das Drop-Down-Menü auswählen.
Im gleichen Slide-Panel kann man auch festlegen, ob und welche Preise angezeigt werden sollen. Diese Auswahl greift auf die Anzeige-Varianten der Briefpapier-Vorlage zurück.
Tipp: Hier findet man auch die Option „Kein Briefpapier“. Diese ist hilfreich, wenn Dokumente als Hard-Copy auf vorgedrucktem Briefpapier ausgedruckt werden sollen – zum Beispiel für einen Postversand. Soll ja hin und wieder noch vorkommen!
Vorschau verwenden
Über das PDF-Icon im Seiten-Menü kann man eine Vorschau des Dokuments erstellen.
Dabei werden alle angelegten und aktiven Vorlagen zur Auswahl angeboten. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, sich das Dokument ohne Briefpapier anzeigen zu lassen.
Hier kann man testen, ob die Briefvorlagen wie gewünscht funktionieren – auch in den verschiedenen Preisanzeige-Varianten. Ist alles zur Zufriedenheit erledigt, steht der Arbeit mit den Vorlagen nichts mehr im Weg.
Abschließender Tipp: Wenn ein Dokument nicht wie gewünscht angezeigt bzw. erstellt wird, zuerst die >> Konditionen im jeweiligen Bereich und dann die >> Admin Einstellungen für >> Angebote & Faktura auf unerwünschte Einstellungen prüfen.