Wiederkehrende Rechnungen – Basisrechnungen erstellen

Mit der Funktionserweiterung „Wiederkehrende Rechnungen“ ist es möglich, im falcana Fakturamodul wiederkehrende Rechnungen zu erstellen und automatisch versenden zu lassen. Dazu muss eine Basisrechnung mit den entsprechenden Parametern angelegt werden. Aus dieser werden dann laufend Rechnungen generiert und können anschließend manuell wie auch automatisch versendet werden.

Basisrechnung anlegen

Eine Basisrechnung dient als Grundlage für die automatische, regelmäßige Erstellung der wiederkehrenden Rechnungen. Hier werden alle erforderlichen Parameter festgelegt. Die Eingabemaske der Basisrechnung ist fast ident mit der gewöhnlichen Rechnung.

Im Fakturamodul unter „Wiederkehrende Rechnungen“ werden die Basisrechnungen definiert:

Die Basisrechnung wird in einer Auftragsmappe erstellt. Sie kann in einer bestehenden Auftragsmappe verwaltet werden oder in einer neuen. Dazu wählt man im Fakturamodul unter „Wiederkehrende Rechnungen“ mit dem +Icon das entsprechende Auswahlfenster/Option aus:

In unserem Beispiel wird eine neue Auftragsmappe gewählt. Mit Bestätigung via „Fertigstellen“ gelangen Sie zur Basisrechnung. Hier werden alle relevanten Details für die automatische, wiederkehrende Rechnungserstellung in „Positionen“, „Konditionen“, „Allgemeine Einstellungen“ definiert:

Verfügbare Autotext-Felder für die Textgestaltung

Es gibt eine Liste an verfügbaren Autotext-Feldern, welche bei einer Basisrechnung zur Textgestaltung verwendet werden können. Diese funktionieren bei allen Texten, die vom Benutzer frei eingegeben werden können.

Ein Autotext-Feld muss mit [FELDNAME] im Text gekennzeichnet werden, z.B. [JAHR], [QUARTAL], [MONAT]. Alle Autotext-Felder können mit +/- X, wobei X in diesem Fall für eine Ganzzahl steht, erweitert werden. Beispiele wären also:

• [JAHR+1] = das folgende Jahr
• [MONAT-1] = das Vormonat

Die Autotext-Felder beziehen sich immer auf den Kalendertag, an dem die Rechnung lt. Versanddatum versendet werden sollte. Das heißt, wenn sich z.B. durch die „Auf-Werktag-verschieben“ Funktionalität der Monat verändert (Erläuterung dazu folgt unter „Erstellte Rechnungen“), bleibt das ursprüngliche Datum gespeichert und wird für die Autotext-Felder herangezogen. Hier eine Übersicht über die Textfelder:

• [QUARTAL]: Durch dieses Feld wird das aktuelle Quartal angedruckt. Beispiele:
  – am 2. November 2018 ergibt [QUARTAL+1] => „Q1„
  – am 17. Jänner 2019 ergibt [QUARTAL-1] => „Q4„
  – Rechnungsdatum 10.05.2018: [QUARTAL] ergibt „Q2„
  Unabhängig davon verwendete JAHR-Felder werden dadurch nicht angepasst.
• [QUARTAL_JAHR]: Durch dieses Feld wird das aktuelle Quartal mit Jahr angedruckt. QUARTAL erzeugt immer eine Ausgabe im Format „QX/YYYY“, z.B.
  – am 2. November 2018 ergibt [QUARTAL_JAHR] => „Q4/2018“
  – am 2. November 2018 ergibt [QUARTAL_JAHR-1] => „Q3/2018“
  – am 2. November 2018 ergibt [QUARTAL_JAHR+1] => „Q1/2019“
• [MONAT]: Gibt den Monat als zweistellige Zahl an, z.B.:
  – am 2. November 2018 ergibt [MONAT] => „11“
  – am 17. Jänner 2019 ergibt [MONAT] => „01“
  – am 17. Jänner 2019 ergibt [MONAT-1] => „12“
  – am 17. Jänner 2019 ergibt [MONAT+1] => „02“
• [MONAT_TEXT]: Gibt den Monat als Wort („Jänner“, „Februar“, …) an, z.B.
  – am 1. April ergibt [MONAT_TEXT+3] => „Juli“
  – am 1. April ergibt [MONAT_TEXT-3] => „Jänner“
• [MONAT_JAHR]: Gibt den Monat und das Jahr im Format „mm/yyyy“an. Z.B.
  – am 15. Mai 2018 ergibt [MONAT_JAHR] => „05/2018“
  – am 15. Mai 2018 ergibt [MONAT_JAHR-1] => „04/2018“
  – am 15. Mai 2018 ergibt [MONAT_JAHR+1] => „06/2018“
  – am 15. Dezember 2018 ergibt [MONAT_JAHR+1] => „01/2019“
• [JAHR]: Gibt das aktuelle Jahr im Format „yyyy“ an. Z.B.
  – [JAHR] ergibt das aktuelle Jahr
  – [JAHR-1] ergibt das Vorjahr
  – [JAHR+1] ergibt das nächste Jahr
• [HEUTE]: Gibt das aktuelle Datum im Format „dd.mm.yyyy“ an. Mit +X können beliebig viele Tage zu dem aktuellen Datum hinzugefügt bzw. mit -X abgezogen werden. Z.B.
  – am 1. Juni 2019 ergibt [HEUTE+14] => „15.06.2019“
  – am 1. Juni 2019 ergibt [HEUTE-10] => „22.05.2019“
  
• [KW]: gibt die aktuelle Kalenderwoche aus. Mit +X können beliebig viele Kalenderwochen zu dem aktuellen Datum hinzugefügt bzw. mit -X abgezogen werden. Z.B.
  – am 9. Juli 2024 ergibt [KW+1] => „29“
  – am 9. Juli 2024 ergibt [KW-2] => „26“

Konditionen

Hier werden die im Kundenstamm hinterlegten Konditionen vorbelegt bzw. können diese hier entsprechend adaptiert werden:

Diese Konditionen aus der Basisrechnung werden später in die zu generierenden Rechnungen übernommen.

Allgemeine Einstellungen

In der Basisrechnung werden außerdem die „Allgemeinen Einstellungen“ zur automatischen Rechnungserstellung festgelegt:

• Intervall: gibt an, wie oft eine Rechnung versendet wird, z.B.
  – 14 Tage (=Rechnungen alle 2 Wochen)
  – 1 Monat (=jedes Monat eine Rechnung)
  – 3 Monate (=jedes Quartal eine Rechnung)
  – 1 Jahr (= 1 Rechnung pro Jahr)
  Die Anzahl und der Zeitfaktor Tag/Woche/Monat/Jahr können beliebig gewählt werden. Weiters besteht die Möglichkeit, die Rechnungen in einem definierten arrhytmischen Intervall erstellen zu lassen.
• Beginn-Datum: Gibt an, ab wann die Rechnungen generiert werden. Wenn z.B. der 05.01.2018 gewählt wird, werden bei Intervall „1 Monat“ alle Rechnungen am 5. jeden Monats versendet, z.B.
  – Bsp. 1: Beginndatum 05.01.2018, Intervall 1 Monat:
  Rechnungen werden generiert am 05.01.2018, 05.02.2018, 05.03.2018, usw.
  – Bsp. 2 Beginndatum 05.01.2018, Intervall 3 Monate:
  Rechnungen werden generiert am 05.01.2018, 05.04.2018, 05.07.2018, usw.
  – Bsp. 3: Beginndatum 31.01.2018, Intervall 1 Monat:
  Rechnungen werden generiert am 31.01.2018, 28.02.2018, 31.03.2018, 30.04.2018 usw.
  – Bsp. 4 mit Beginndatum 28.02.2018, Intervall 3 Monate:
  Rechnungen werden generiert am 28.02.2018, 31.05.2018, 31.08.2018, 30.11.2018, usw.
• Uhrzeit: Gibt an, wann die Rechnung eingefroren/versendet wird.
• Letzte Rechnung: Wenn dieses Feld nicht befüllt wird, ist die Laufzeit unbegrenzt. Soll die automatische Rechnungserstellung zu einem bestimmten Datum enden, muss dies hier entsprechend eingetragen werden.
• Rechnungsvorschau: Gibt an, wie viele Tage vor dem Rechnungsversand die Rechnung generiert und in die Warteschlange gestellt wird. In diesem Zeitraum kann die Rechnung manuell kontrolliert und dann versendet werden.
  Z.B. Bei Beginn-Datum „07.11.2017“ und Rechnungsvorschau „5 Tage“ wird die Rechnung am 02.11.2018 automatisch erstellt und kann bis zum Versandzeitpunkt 07.11.2018 16:00 Uhr kontrolliert und ggf. geändert werden.
• Abschlussart
  Hier gibt es 3 verschiedene Auswahlmöglichkeiten.
  „automatisch einfrieren“:
  Hier wird am festgelegten Tag zur angegebenen Zeit  eingefroren (gleiche Funktion wie das Schlüsselsymbol in falcana). Am Beispiel vom Screenshot oben würde dies bedeuten, daß die Rechnung jeweils am 7. des Monats um 16:00 Uhr erstellt und automatisch eingefroren wird.
  „automatisch per e-mail versenden“:
  Diese Option setzt voraus, dass in der Basisrechnung der Emailempfänger bzw. die Email-Vorlage definiert sind (Erklärung dazu siehe weiter unten). Am Beispiel des obigen Screenshots bedeutet dies, dass die Rechnung am jeweils 7. des Monats um 16:00 Uhr erstellt, versendet und somit auch automatisch eingefroren wird.
  „manuell einfrieren/versenden“:
  Bei dieser Variante wird die Rechnung erstellt, kommt in die Warteschlange und wird auch wenn der angegebene Zeitupunkt überschritten wird, NICHT automatisch eingefroren/versendet. Der Nutzer muss dies manuell durchführen. Am Beispiel des obigen Screenshots bedeutet dies, dass die Rechnung jeweils am 2. des Monats erstellt wird und anschliessend automatisch eingefroren/versendet werden muss.
• Interne Benachrichtigung: Gibt an, welcher Benutzer eine e-mail erhält, wenn neue Rechnungen generiert werden. Werden an einem Tag zur gleichen Uhrzeit mehrere Rechnungen generiert, wird immer nur eine Mail pro User gesendet, welche alle generierten Rechnungen enthält. Wird die Rechnung zum Zeitpunkt des Speicherns generiert, wird keine e-mail versendet.

Positions-Einstellungen

Bei Positionen gibt es die Möglichkeit, dass die Daten beim Generieren von neuen Rechnungen aus dem Artikelstamm bezogen werden. Dadurch ist es möglich, dass Änderungen am Preis oder bei den Texten, ohne Änderung an der Basisrechnung bei den generierten Rechnungen, immer aktuell sind.

Wenn die Option „bei generierten Rechnungen aktuelle Daten aus dem Artikelstamm verwenden“ aktiv ist, werden folgende Daten bei der generierten Rechnung aus dem Artikelstamm bezogen:

• Artikelname
• Details
• Einheit
• VK-Preis
• Währung
• pro

Für die Felder „Artikelname“ und „Details“ gibt es zusätzlich die nachfolgenden Einstellmöglichkeiten

• immer übernehmen
  Das Feld wird immer aus dem Artikelstamm übernommen
• nur übernehmen, wenn befüllt
  Das Feld wird nur dann aus dem Artikelstamm übernommen, wenn es dort befüllt ist
• nicht übernehmen
  Das Feld wird nie aus dem Artikelstamm übernommen

Erstellte Rechnungen

Automatisch generierte Rechnungen, die auf der aktuellen Basisrechnung basieren, werden im Slide Panel „Erstellte Rechnungen“ (rechts) angezeigt:

Hier werden die bereits versendeten/eingefrorenen Rechnungen und die Rechnungen der Warteschlange angezeigt.

„Auf-Werktag-verschieben“-Funktion

Wenn das Versanddatum einer Rechnung auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, wird der Versand automatisch auf den darauffolgenden Werktag verschoben. Um den Umsatz im richtigen Monat anzuzeigen, wird die Rechnung bereits an dem eigentlichen Tag erstellt und eingefroren. Versendet wird sie dann erst an dem Werktag, auf den der Rechnungsversand verschoben wurde. In der Warteschlange wird die verschobene Rechnung angezeigt, bis sie versendet wird.

E-mail-Nachrichtenvorlage automatisieren

Bevor Sie die Basisrechnung einfrieren, können Sie auch noch die Emailvorlage entsprechend automatisieren:

Dazu klicken Sie in der Basisrechnung auf das Email-Icon (links, rot markiert). In der Email-Maske wählen Sie den Email-Empfänger aus (sofern immer der gleiche – grüne Markierung). Ebenso kann der Betreff wie auch der Text automatisiert werden (grüne Markierungen).

Basisrechnung aktivieren (abspeichern) mit der Funktion „einfrieren“

Wenn alle Parameter festgelegt sind, wird die Basisrechnung „eingefroren“, indem man auf das Schlüsselsymbol klickt. „Einfrieren“ bedeutet, dass die vorgenommenen Parameter abgespeichert werden und die Basisrechnung aktiv wird. Es können dann keine Änderungen mehr an der Basisrechnung (v0) vorgenommen werden. Änderungen können dann nur mehr in Form einer neuen Revision (v1, v2, etc) gemacht werden:

Wenn eine Basisrechnung eingefroren wird und sich die nächste zu erstellende Rechnung innerhalb des „Rechnungsvorschau“-Zeitraums befindet, so wird gleich die erste Rechnung generiert.

Übergeordnete Warteschlange

Generierte Rechnungen aller Basisrechnungen werden in der übergeordneten Warteschlange angezeigt:

Eine generierte Rechnung bleibt solange in der Warteschlange, bis diese eingefroren/versendet wurde. Dies passiert je nach Einstellung an der Basisrechnung entweder automatisch oder muss manuell durchgeführt werden.

Deaktivierung/Aktivierung Basisrechnung

Eine Basisrechnung kann jederzeit deaktiviert bzw. auch wieder aktiviert werden, und zwar im Fakturabereich in den „Allgemeinen Einstellungen“ der Basisrechnung:

Soll die automatische Generierung gestoppt werden, kann man in der Basisrechnung mit Klick auf den orangen Button „Rechnung deaktivieren“ diese inaktiv setzen. Man kann diese Funktion z.B. vorübergehend im Falle einer Reklamation nutzen.

Umgekehrt kann man eine Basisrechnung bei Bedarf jederzeit wieder aktivieren:

Kontrolle ob eventuell Basisrechnungen vorliegen, die versehentlich NICHT eingefroren sind

Es kann passieren, dass im Arbeitsalltag Basisrechnungen versehentlich nicht eingefroren werden, was zur Folge hat, dass wiederkehrende Rechnungen nicht entsprechend zum fälligen Termin generiert werden. Dies kann man ganz einfach kontrollieren, dazu muß man zuerst in der Dokumentenübersicht der „Wiederkehrenden Rechnungen“ den Filter „Rev. Status“ in der Ansicht aktivieren:

Dadurch wird die Spalte „Rev. Status“ in der Dokumentenübersicht überhaupt angezeigt. Weiters muss man im Filter der Spalte „Rev. Status“ die Option „nicht eingefrorene Revision vorhanden“ per Häkchen aktivieren und per Klick auf „Filter“ quittieren:

Anschließend können Sie ganz einfach kontrollieren, ob es NICHT eingefrorene Rechnungen gibt, diese werden in der Spalte „Rev. Status“ mit einem roten Rufzeichen dargestellt:

Per Doppelklick auf die betroffene Rechnung können Sie diese kontrollieren und gegebenenfalls einfrieren bzw. anderweitig bearbeiten.

Adressänderungen bzw. Änderungen der Finanzdetails im Kundenstamm

Im Falle von Änderungen bei einer Adresse ist keine Revision der Basisrechnung nötig, da die Adressdaten beim automatischen Generieren einer neuen Rechnung zum definierten Zeitpunkt direkt aus dem Kundenstamm gezogen werden.

Wenn im Adressstamm jedoch die Finanzdetails geändert werden (IBAN, BIC bei Abbuchungsaufträgen), muss bei der Basisrechnung eine neue Revision erstellt werden, damit bei der nächsten automatischen Rechnungserstellung die neuen Kontodaten erfasst werden.