Diese Funktion ermöglicht es, beliebige Wordvorlagen zu hinterlegen und daraus ausgefüllte Dokumente generieren zu lassen, in welche die Adress- oder Projektdaten aus der Adressdatenbank automatisch eingetragen werden. Unsere Kunden benutzen diese Anwendung mit signifikanter Zeitersparnis unter anderem für folgende Anwendungsgebiete:
- allgemeiner Brief (an Kunden)
- Faxvorlage
- Geburtstagsbrief (z.B. mit Rabattgutschein)
- Meldezettel (An- und Abmelden von Personen bei Behörden, Leasingfirmen)
- Verträge
- Wartungsprotokolle
- Erinnerung Vertragsverlängerung
- Erinnerung Servicetermin
- uvm.
Vorlage erstellen
Die Vorlagen können in Word beliebig gestaltet werden.
In den Vorlagen können an die gewünschten Stellen Variablen gesetzt werden, welche mit $ beginnen und enden, z.B.

Diese Variablen ersetzt falcana beim Erzeugen eines Dokuments durch die entsprechenden Daten jener Adresse, bei welcher das Dokument erzeugt wird.
Folgende Variablen können eingesetzt werden:
Allgemeine Variablen:
$vorname$: Vorname des Ansprechpartners, der selektiert ist $nachname$: Nachname des Ansprechpartners, der selektiert ist $name_inkl_titel$: Voller Name des selektierten Ansprechpartners inkl. vor- und nachgestelltem Titel, z.B. "Dipl.-Ing. Max Muster, MBA" $titel$: Titel -"- $title1$: Titel des Empfängers, mit einem nachgestellten Leerzeichen Beispiel: $title1$$vorname $nachname$" wird dann zu "Dr. Max Mustermann"; hat die Person keinen Titel, wird die Variable gelöscht, ohne dass ein Leerzeichen vor dem Namen zurückbleibt $suffix$: Nachgestellter Titel -"- $suffix1$: Suffix des Empfängers mit vorangestelltem ", " Beispiel: $title1$$vorname $nachname$$suffix$" wird dann zu "Dr. Max Mustermann, MBA" $anrede$: Anrede des Empfängers: "Herr" oder "Frau" bei Sprache "Deutsch" bzw. "Mr." oder "Mrs." bei Sprache "Englisch" $formell$: Formelle Anrede des Empfängers: "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau" $lieber$: Persönliche Anrede des Empfängers: "Liebe" bzw. "Lieber" $street$: Straße der Kunden-Adresse $zip$: PLZ der Kunden-Adresse $city$: Stadt der Kunden-Adresse $country_code$: Land der Kunden-Adresse (Abkürzung, z.B. „AT“) $country$: Land der Kunden-Adresse (ist die Kunden-Adresse im Inland, wird die Variable nicht ausgefüllt, ansonsten der ausgeschriebene Ländername in Großbuchstaben) $date$: Datum des Dokuments $company$: Der Firmenname bzw. bei Privat-Personen der persönliche Name des Kunden $attn$: "z.Hd. Vorname Nachname" - verwendet wird jener Ansprechpartner, der im Ansprechpartner-Panel markiert ist $tel$: Tel-Nr., die bei der Adresse hinterlegt ist $mobile$: Mobil-Nr., die bei der Adresse hinterlegt ist $email$: email-Adresse, die bei der Adresse hinterlegt ist $contact_tel$: Tel-Nr., die beim Ansprechpartner hinterlegt ist $contact_mobile$: Mobil-Nr., die beim Ansprechpartner hinterlegt ist $contact_email$: email-Adresse, die beim Ansprechpartner hinterlegt ist $account_no$: Kunden-Nr. des Kunden $user_short$: Kurzzeichen des Users, der das Dokument erstellt $user_full_name$: Voller Name des Users, der das Dokument erstellt $user_title$: Titel des Users, der das Dokument erstellt $user_title1$: Titel des Users, der das Dokument erstellt, mit einem nachgestellten Leerzeichen. Ein Beispiel dazu ist bei $title1$ aufgelistet. $user_suffix$: Suffix des Users, der das Dokument erstellt $user_suffix1$: Suffix des Users, der das Dokument erstellt, mit vorangestelltem ", ". Ein Beispiel dazu ist bei $suffix1$ aufgelistet. $user_position$: Funktion des Users, der das Dokument erstellt $user_mobile$: Mobilnummer des Users, der das Dokument erstellt $user_tel$: Telefonnummer des Users, der das Dokument erstellt
Variablen für Dokumente, die im Projektbereich eingesetzt werden:
$projekt_nr$: Die Projektnummer $projekt_name$: Der Projektname $projekt_typ$: Der Projekttyp $projekt_ansprechpartner$: Der Ansprechpartner des Projekts $projekt_potential$: Das Potential des Projekts $projekt_start_datum$: Das Start-Datum des Projekts $projekt_ende_datum$: Das Ende-Datum des Projekts $project_user_short$: Das Kurzzeichen des Users, der für das Projekt zuständig ist $project_user_full_name$: Name und Vorname des Users, der für das Projekt zuständig ist
Variablen aus Individualfeldern
Es können auch Individual-Felder von Adressen oder Projekten in den Vorlagen verwendet werden. Um festzustellen, wie der Variablen-Name für ein bestimmtes Individual-Feld lautet, öffnet man das Fenster zum Bearbeiten des Individual-Feldes im Admin-Bereich.
Dort findet man ein Tooltip-Icon neben dem Namen, wo der Variablen-Name abgerufen werden kann:

Setzen Sie den so ermittelten Variablen-Namen einfach in die docx-Vorlage, um bei Erstellung des Dokuments den Wert aus dem betreffenden Individual-Feld einzusetzen.
Festlegen, in welchem Bereich Dokumente generiert werden können
Sie können im Admin-Bereich unter „Sonstige Einstellungen“ festlegen, wo das Generieren von Dokumenten möglich sein soll:

Vorlagen anlegen
Öffnen Sie auf der Startseite den Bereich „Uploads“ -> „Wordvorlagen zum Generieren von Dokumenten“:

Im sich öffnenden Fenster können Sie eine beliebige Anzahl an Worddokumenten hinterlegen, welche dann bei Adressen und/oder Projekten zur Verfügung stehen.
Dokument erzeugen
Bei Adressen und/oder Projekten ist in der Iconleiste links nun das Icon „Dokumente erstellen“ verfügbar. Klickt man darauf, werden im Ausklapp-Menü alle Dokumente angeboten, die im Upload-Bereich hinterlegt wurden:

Klickt man eine der Vorlagen, erhält man folgende Auswahl:
- „Vorschau“: die Datei wird erzeugt und heruntergeladen, aber nirgendwo gespeichert
- „Erstellen & Speichern“: die Datei wird erzeugt und in einen separaten Chronologie-Eintrag in der Adress-Chronologie gespeichert:
