Briefe und Dokumente generieren

Diese Funktion ermöglicht es, beliebige Wordvorlagen zu hinterlegen und daraus ausgefüllte Dokumente generieren zu lassen, in welche die Adress- oder Projektdaten aus der Adressdatenbank automatisch eingetragen werden. Unsere Kunden benutzen diese Anwendung mit signifikanter Zeitersparnis unter anderem für folgende Anwendungsgebiete:

• allgemeiner Brief (an Kunden)
• Faxvorlage
• Geburtstagsbrief (z.B. mit Rabattgutschein)
• Meldezettel (An- und Abmelden von Personen bei Behörden, Leasingfirmen)
• Verträge
• Wartungsprotokolle
• Erinnerung Vertragsverlängerung
• Erinnerung Servicetermin
• uvm.

Vorlage erstellen

Die Vorlagen können in Word beliebig gestaltet werden.

In den Vorlagen können an die gewünschten Stellen Variablen gesetzt werden, welche mit $ beginnen und enden, z.B.

Diese Variablen ersetzt falcana beim Erzeugen eines Dokuments durch die entsprechenden Daten jener Adresse, bei welcher das Dokument erzeugt wird.

Folgende Variablen können eingesetzt werden:

Allgemeine Variablen:

$vorname$: Vorname des Ansprechpartners, der selektiert ist
$nachname$: Nachname des Ansprechpartners, der selektiert ist
$name_inkl_titel$: Voller Name des selektierten Ansprechpartners
inkl. vor- und nachgestelltem Titel, z.B. "Dipl.-Ing. Max Muster, MBA"
$titel$: Titel -"-
$title1$: Titel des Empfängers, mit einem nachgestellten Leerzeichen Beispiel: $title1$$vorname $nachname$" wird dann zu "Dr. Max Mustermann"; hat die Person keinen Titel, wird die Variable gelöscht, ohne dass ein Leerzeichen vor dem Namen zurückbleibt 
$suffix$: Nachgestellter Titel -"-
$suffix1$: Suffix des Empfängers mit vorangestelltem ", " Beispiel:  $title1$$vorname $nachname$$suffix$" wird dann zu "Dr. Max Mustermann, MBA"
$anrede$: Anrede des Empfängers:
"Herr" oder "Frau" bei Sprache "Deutsch" bzw. "Mr." oder "Mrs." bei Sprache "Englisch"
$formell$: Formelle Anrede des Empfängers: "Sehr geehrter Herr" oder "Sehr geehrte Frau"
$lieber$: Persönliche Anrede des Empfängers: "Liebe" bzw. "Lieber"
$street$: Straße der Kunden-Adresse
$zip$: PLZ der Kunden-Adresse
$city$: Stadt der Kunden-Adresse
$country_code$: Land der Kunden-Adresse (Abkürzung, z.B. „AT“)
$country$: Land der Kunden-Adresse (ist die Kunden-Adresse im Inland, wird die Variable nicht ausgefüllt, ansonsten der ausgeschriebene Ländername in Großbuchstaben) 
$date$: Datum des Dokuments
$company$: Der Firmenname bzw. bei Privat-Personen der persönliche Name des Kunden
$attn$: "z.Hd. Vorname Nachname" - verwendet wird jener Ansprechpartner, der im Ansprechpartner-Panel markiert ist
$tel$: Tel-Nr., die bei der Adresse hinterlegt ist
$mobile$: Mobil-Nr., die bei der Adresse hinterlegt ist
$email$: email-Adresse, die bei der Adresse hinterlegt ist
$contact_tel$: Tel-Nr., die beim Ansprechpartner hinterlegt ist
$contact_mobile$: Mobil-Nr., die beim Ansprechpartner hinterlegt ist
$contact_email$: email-Adresse, die beim Ansprechpartner hinterlegt ist
$account_no$: Kunden-Nr. des Kunden
$user_short$: Kurzzeichen des Users, der das Dokument erstellt
$user_full_name$: Voller Name des Users, der das Dokument erstellt
$user_title$: Titel des Users, der das Dokument erstellt
$user_title1$: Titel des Users, der das Dokument erstellt, mit einem nachgestellten Leerzeichen. Ein Beispiel dazu ist bei $title1$ aufgelistet.
$user_suffix$: Suffix des Users, der das Dokument erstellt
$user_suffix1$: Suffix des Users, der das Dokument erstellt, mit vorangestelltem ", ". Ein Beispiel dazu ist bei $suffix1$ aufgelistet.
$user_position$: Funktion des Users, der das Dokument erstellt
$user_mobile$: Mobilnummer des Users, der das Dokument erstellt
$user_tel$: Telefonnummer des Users, der das Dokument erstellt

Variablen für Dokumente, die im Projektbereich eingesetzt werden:

$projekt_nr$: Die Projektnummer
$projekt_name$: Der Projektname
$projekt_typ$: Der Projekttyp
$projekt_ansprechpartner$: Der Ansprechpartner des Projekts
$projekt_potential$: Das Potential des Projekts
$projekt_start_datum$: Das Start-Datum des Projekts
$projekt_ende_datum$: Das Ende-Datum des Projekts
$project_user_short$: Das Kurzzeichen des Users, der für das Projekt zuständig ist
$project_user_full_name$: Name und Vorname des Users, der für das Projekt zuständig ist

Variablen aus Individualfeldern

Es können auch Individual-Felder von Adressen oder Projekten in den Vorlagen verwendet werden. Um festzustellen, wie der Variablen-Name für ein bestimmtes Individual-Feld lautet, öffnet man das Fenster zum Bearbeiten des Individual-Feldes im Admin-Bereich.

Dort findet man ein Tooltip-Icon neben dem Namen, wo der Variablen-Name abgerufen werden kann:

Setzen Sie den so ermittelten Variablen-Namen einfach in die docx-Vorlage, um bei Erstellung des Dokuments den Wert aus dem betreffenden Individual-Feld einzusetzen.

Festlegen, in welchem Bereich Dokumente generiert werden können

Sie können im Admin-Bereich unter „Sonstige Einstellungen“ festlegen, wo das Generieren von Dokumenten möglich sein soll:

Vorlagen anlegen

Öffnen Sie auf der Startseite den Bereich „Uploads“ -> „Wordvorlagen zum Generieren von Dokumenten“:

Im sich öffnenden Fenster können Sie eine beliebige Anzahl an Worddokumenten hinterlegen, welche dann bei Adressen und/oder Projekten zur Verfügung stehen.

Dokument erzeugen

Bei Adressen und/oder Projekten ist in der Iconleiste links nun das Icon „Dokumente erstellen“ verfügbar. Klickt man darauf, werden im Ausklapp-Menü alle Dokumente angeboten, die im Upload-Bereich hinterlegt wurden:

Klickt man eine der Vorlagen, erhält man folgende Auswahl:

• „Vorschau“: die Datei wird erzeugt und heruntergeladen, aber nirgendwo gespeichert
• „Erstellen & Speichern“: die Datei wird erzeugt und in einen separaten Chronologie-Eintrag in der Adress-Chronologie gespeichert: