In falcana haben Sie die Möglichkeit, Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen zu erstellen, die den offiziellen Anforderungen v.a. an Schlussrechnungen entsprechen.
„Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen“ ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana und setzt das Faktura-Modul voraus. Für eine Freischaltung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.
Auftragsmappe für Teil- und Schlussrechnungen kennzeichnen
Teil- und Schlussrechnungen müssen immer gemeinsam in der gleichen Auftragsmappe liegen. Die betreffende Auftragsmappe muss dazu wie folgt eingestellt werden:
Eine Auftragsmappe sollte alle Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen zu einem Auftrag enthalten. Darüber hinaus sollten aber keine anderen Rechnungen in dieser Auftragsmappe erstellt werden, die nicht zum betreffenden Teil- und Schlussrechnungs-„Verbund“ gehören.
Andere Dokumente wie ABs, Lieferscheine, Gutschriften usw. können hingegen beliebig in der gleichen Auftragsmappe angelegt werden.
Anzahlungs- und Teilrechnungen erstellen
Ist eine Auftragsmappe wie oben für die Aufnahme von Teil- und Schlussrechnungen eingestellt, können darin nun die Rechnungen erstellt werden.
Bei allen Rechnungen innerhalb einer solchen Auftragsmappe kann im Panel „Konditionen“ eingestellt werden, um welchen Rechnungs-Typ es sich handelt:
Je nach gewähltem Typ wird genau diese Bezeichnung am Rechnungs-pdf auch rechts oben in der Dokumentenbox angeführt:
Bitte beachten Sie: Zahlungseingänge müssen – wie hier beschrieben – bei den Anzahlungs- und Teilrechnungen immer entsprechend erfasst sein, bevor eine Schlussrechnung ausgestellt wird.
Eine Schlussrechnung erstellen
Wird der Auftrag fertiggestellt, kann die Schlussrechnung erstellt werden.
In jeder Auftragsmappe kann nur eine Schlussrechnung erstellt werden. Ist diese eingefroren, kann keine weitere Schlussrechnung mehr erstellt werden.
Hier muss nun der gesamte Auftragswert abgerechnet werden, falcana zieht dann darunter alle bisherigen Teilzahlungen ab.
In der Auflistung der Teilzahlungen auf der Schlussrechnung unterhalb der Gesamtsumme werden die tatsächlich bezahlten Beträge aufgelistet, die vom originalen Rechnungsbetrag durchaus abweichen können.
Skonti werden berücksichtigt, wenn sie als solche gebucht wurden.
Beispiel:
Ein Kunde zahlt aufgrund einer Beanstandung auf seiner Baustelle nicht den vollen Betrag einer Teilrechnung und behält einen Teil des Betrages zurück:
In der Schlussrechnung wird dann nur der tatsächlich bezahlte Betrag von 30.000EUR (brutto) angeführt, d.h. die offen gebliebenen 6.000EUR werden nun in die Restforderung eingerechnet:
Wenn Sie für die Erstellung einer Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnung ein Angebot bzw. anderes Dokument als Vorlage verwenden möchten, können Sie dies in ein neues Dokument importieren, z.B. auch aus einem in der Auftragsmappe verknüpften Projekt. Benutzen Sie hierfür bitte die Funktion „Dokument importieren“ wie hier unter Punkt 2. beschrieben.
Berücksichtigung der Umsätze von Teil- und Schlussrechnungen
Solange keine Schlussrechnung erstellt wurde, behandelt falcana die Umsätze von Anzahlungs- und Teilrechnungen normal wie bei anderen Rechnungen und rechnet deren Werte in die Umsatzstatistik mit ein.
Nachdem die Schlussrechnung erstellt wurde, fließt hingegen die Gesamt-Auftragssumme der Schlussrechnung voll in die Umsatzstatistik ein, während die zugehörigen Anzahlungs- und Teilrechnungen mit Wert 0,- angezeigt und berücksichtigt werden:
Der „zahlbare Betrag“ wird hingegen bei allen Rechnungstypen so angezeigt, wie es auch am Dokument ausgewiesen wurde.
Korrektes Ausbuchen von nicht bezahlten Anzahlungs- oder Teilrechnungen
Wurden Anzahlungs- oder Teilrechnungen (entgegen dem eigentlichen Sinn dieser Procedere) nicht beglichen und in der Schlussrechnung per Restforderung zahlbar gestellt, müssen die Beträge der nicht bezahlten Rechnungen wie hier beschrieben ausgebucht werden, damit der Umsatz aus diesem Geschäftsfall korrekt in die Umsatzstatistiken einfließen kann. Idealerweise vermerken Sie zur späteren einfachen Nachverfolgbarkeit im Kommentar der Buchungszeile die Nummer der korrespondierenden Schlussrechnung.
Gutschrift zu nicht bezahlter Teilrechnung
Zu einer nicht bezahlten Teilrechnung kann man eine entsprechende Gutschrift ausstellen, die dann ebenfalls als „Teilrechnung“ gehandhabt wird. Da es zu dieser Gutschrift keinen Zahlungsfluss gibt, wird sie in der Schlussrechnung nicht angeführt.
Bitte beachten Sie: Die Gutschrift zu einer nicht bezahlten Teilrechnung muss erstellt werden, bevor die Schlussrechnung eingefroren wird.
Nachdem man die Schlussrechnung eingefroren hat, werden in falcana die Umsätze aller Teilrechnungen, sowie jene der Gutschrift, auf 0,– gesetzt:
