falcana bietet die Möglichkeit, Aufträge in mehrere Verrechnungsschritte einzuteilen.
Hinweis: „Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen“ ist eine kostenpflichtige Erweiterung von falcana. Es setzt das Faktura-Modul voraus. Bei Interesse bitte eine Nachricht an das >> falcana-Team senden!
Good to know: Die falcana Schlussrechnungserstellung entspricht offiziellen Anforderungen an diesen Vorgang.
Grundsätzliche Anwendung
Man stellt zu einem Auftrag mehrere Rechnungen aus:
- Anzahlungsrechnung
- Teilrechnung
- Schlussrechnung
Diese Rechnung wird gestellt, bevor Dienstleistungen begonnen bzw. Produkte ausgeliefert werden. Erst bei Eingehen des verrechneten Betrages beginnen die Arbeiten am Auftrag.
Im Screenshot-Beispiel ist das die Rechnung Nummer 2021000004.
Teilrechnungen werden zu bestimmten Auftragszeitpunkten gestellt; entweder zu einem vereinbarten Datum oder bei Erreichen eines vereinbarten Meilensteins bzw. Auftragsstatus.
Im Screenshot-Beispiel ist das die Rechnung Nummer 2021000005.
Alle eingegangenen Zahlungen zu Anzahlungs- und Teilrechnungen werden erfasst und in der Schlussrechnung aufgelistet. Die noch offene Auftragssumme wird als Rechnungssumme gestellt.
Alle eingegangenen Beträge werden der Schlussrechnung zugeordnet. Im Screenshot-Beispiel hat die Schlussrechnung die Nummer 2021000006.
Auftragsmappe anlegen
Beim Anlegen der Auftragsmappe wählt man „enthält Teil- und Schlussrechnungen“.
Über diese Auswahl wird bestätigt, dass mehrere Rechnungen in einer abschließenden Rechnung zusammengefasst werden sollen.
Wichtig I: Eine Auftragsmappe muss alle Anzahlungs- und Teilrechnungen enthalten, die über eine Schlussrechnung abgeschlossen werden sollen.
Wichtig II: In der Auftragsmappe dürfen nur Rechnungen erstellt werden, die zur Schlussrechnung gehören.
Wichtig III: Das Zusammenführung von Auftragsmappen ist bei Schlussrechnungen nicht zulässig.
Wurde eine Rechnung irrtümlich in einer anderen Auftragsmappe erstellt, muss sie storniert bzw. gutgeschrieben und in der korrekten Auftragsmappe neu ausgestellt werden.
Tipp: Grundsätzliche Hinweise zur Verwendung zu Auftragsmappen findet man im Hilfe-Artikel >> Auftragsmappen im Faktura-Modul.
Anzahlungs- und Teilrechnungen erstellen
Man erstellt wie gewohnt eine Rechnung im Bereich Faktura. Bei den >> Konditionen wird angegeben, um welchen Rechnungstyp es sich handelt.
Der Rechnungstyp wird automatisch in die Info-Box übernommen und dort angezeigt.
Zahlungseingänge erfassen
Das Erfassen der Zahlungseingänge erfolgt im Bereich Faktura >> Zahlungen & Mahnungen.
Hinweis: Informationen zu diesem Thema kann man im Artikel >> Zahlungseingänge bei Rechnungen erfassen nachlesen.
Beispiel – Ausbuchen von Beträgen
Ein Kunde zahlt aufgrund einer Beanstandung auf seiner Baustelle nicht den vollen Betrag einer Teilrechnung. Er behält einen Teil des Betrages zurück.
Bei der Teilrechnung wird der nicht bezahlte Betrag daher ausgebucht.
Im weiteren Verlauf wird die Beanstandung zur Kundenzufriedenheit erledigt. Daher wird der offen gebliebene Betrag in die Restforderung der Schlussrechnung eingerechnet.
Hinweis: Das Ausbuchen nicht beglichener Rechnungen ist wichtig, damit der Umsatz aus dem Geschäftsfall korrekt in die Umsatzstatistiken einfließen kann.
Profi-Tipp: Damit der Geschäftsfall leichter nachvollziehbar bleibt, trägt man die Nummer der dazugehörenden Schlussrechnung als Kommentar in die Buchungszeile ein.
Beispiel – Gutschrift ausstellen
Ein Kunde zahlt aufgrund einer Beanstandung auf seiner Baustelle nicht den vollen Betrag einer Teilrechnung.
Da die Beanstandung gerechtfertigt ist und nicht behoben werden kann, wird eine Gutschrift ausgestellt.
Diese Gutschrift wird wie eine Teilrechnung behandelt.
Wichtig I: Die Gutschrift zu einer nicht bezahlten Teilrechnung muss erstellt werden, bevor die Schlussrechnung eingefroren wird.
Wichtig II: Da es zu dieser Gutschrift keinen Zahlungsfluss gibt, wird sie in der Schlussrechnung nicht angeführt.
Wichtig III: Die Summe des Gesamt-Auftragswerts muss für die Schlussrechnung entsprechend reduziert werden.
Schlussrechnung erstellen
Ist der Auftrag fertiggestellt und sind Anzahlung bzw. Teilzahlungen eingegangen, kann die Schlussrechnung erstellt werden. Dabei sind verschiedene Punkte wichtig, die offensichtlich scheinen – im Eifer des Gefechts jedoch hin und wieder übersehen werden:
Punkt I: Eine korrekte Schlussrechnung kann nur erstellt werden, wenn alle Zahlungseingänge korrekt erfasst wurden.
Punkt II: Die Zahlungseingänge dienen als Basis für die Schlussrechnung. Auf der Schlussrechnung werden daher nur tatsächlich bezahlte Beträge angeführt. Diese Beträge können vom ursprünglichen Rechnungsbetrag abweichen (siehe >> Beispiele).
Wichtig III: Auf der Schlussrechnung wird der gesamte Auftragswert abgerechnet. falcana zieht alle bisherigen Teilzahlungen ab. Der noch offene Betrag wird als Rechnungssumme ausgewiesen. Skonti werden berücksichtigt, wenn sie als solche gebucht wurden.
Wichtig IV: In jeder Auftragsmappe kann nur eine Schlussrechnung erstellt werden. Ist diese Rechnung eingefroren, kann keine weitere Schlussrechnung mehr erstellt werden.
Berücksichtigung der Umsätze (Berichtswesen)
Solange keine Schlussrechnung erstellt wurde, behandelt falcana die Umsätze von Anzahlungsrechnungen und Teilrechnungen gleich wie bei anderen Rechnungen. Die Umsatzwerte werden direkt bei der jeweiligen Rechnung angezeigt und fließen in die Umsatzstatistik ein.
Nachdem die Schlussrechnung erstellt wurde, fließt die komplette Umsatzsumme laut Schlussrechnung in die Umsatzstatistik ein. Die Umsätze der dazugehörigen Anzahlungsrechnungen, Teilrechnungen und Gutschriften werden auf Null gesetzt.
Im Gegensatz dazu wird der zahlbare Betrag bei allen Rechnungstypen wie am Dokument ausgewiesen angezeigt.
Hinweis: Diese Vorgangsweise entspricht den offiziellen Vorgaben zur Erstellung von Schlussrechnungen.
Profi-Tipp: Es ist möglich, für die Erstellung einer Anzahlungs-, Teil- oder Schlussrechnung ein Angebot oder ein anderes Dokument als Vorlage zu verwenden (z. B. aus einem in der Auftragsmappe verknüpften Projekt).
Siehe dazu den Hilfe-Artikel >> Dokument importieren.