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Sync von Kontakten, Kalender und Aufgaben über CardDAV & CalDAV

falcana unterstützt die Synchronisierung von Kontakten, Kalendereinträgen und Aufgaben über die offenen Standards CalDAV und CardDAV.
Diese Standards werden von folgenden Betriebssystemen bzw. Programmen unterstützt:

  • iOS (iPhone und iPad)
  • Android
  • macOS Kalender und Adressbuch
  • Thunderbird
  • Outlook (über Plugins, z.B. „Outlook CalDav Synchronizer„)
  • uvm.

Um die Sync auf einem Ihrer Geräte einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Voraussetzungen

Damit Sie falcana Sync verwenden können, muss diese Funktion für Sie freigeschaltet werden. Weiters müssen die erworbenen Sync-Lizenzen in Ihrem Unternehmen durch einen Administrator an die jeweiligen User vergeben werden. Dazu muss dieser im Admin-Bereich in den „falcana Kontoinformationen“ den entsprechenden User aktivieren, wie in diesem Screenshot dargestellt:

„Meine persönlichen Einstellungen“

Ist falcana Sync für Sie aktiviert, finden Sie unter „Meine persönlichen Einstellungen“ das Slide Panel „falcana Sync-Einstellungen“. Hier haben Sie folgende Einstellmöglichkeiten:

  • Eindeutige User-Kennung: diese Kennung besteht aus 4 Buchstaben und ist für Sie als falcana-User eindeutig. Diese Kennung wird automatisch vergeben und bleibt dann fix mit Ihrem User verbunden. Die Userkennung wird später beim Einrichten am Client-Gerät benötigt (siehe unten).
  • Einträge ohne Verknüpfungsangabe als nicht öffentlich kennzeichnen: Ist diese Option aktiviert, werden alle Kalendereinträge, die in einem Mobilgerät gemacht werden und keinem Bereich (Adresse, Projekt, etc.) zugeordnet sind, als „nicht öffentlich“ gekennzeichnet, d.h. als Privattermine behandelt.
  • Ansprechpartner: wählen Sie hier aus, welche Ansprechpartner auf Ihre Mobilgeräte synchronisiert werden sollen. Sie können über den Adresstyp einschränken, bei einzelnen Adresstypen können Sie auch „nur meine“ anhaken – in diesem Fall werden nur Ansprechpartner von jenen Firmen abgeglichen, die Ihnen als User zugeordnet sind.
    Für jene Adresstypen, die Kundenstatus haben (gekennzeichnet durch das grüne Symbol), können Sie darüber hinaus auch noch über den Vertriebsstatus selektieren. Eine gängige Einstellung ist es, nur die Ansprechpartner von Opportunities und Kunden abzugleichen.
  • Tags: haben Sie das Marketing-Modul im Einsatz, können Sie darüber hinaus auch noch Tags bei Adressen und Ansprechpartnern vergeben, um die zu synchronisierenden Ansprechpartner noch detaillierter zu filtern.

TIPP: Sollten Sie einzelne Ansprechpartner abgleichen wollen, die aufgrund o.g. Einstellungen nicht inkludiert sind, so können Sie das bei dem einzelnen Ansprechpartner festlegen. Genauso können Sie hier einzelne Personen ausschließen, die zwar aufgrund o.g. Einstellungen aggeglichen werden würden, aber nicht benötigt werden:

Einrichten am Client

Nachfolgend finden Sie Beispiele zur Einrichtung der Sync auf den gängigsten Client-Programmen. Für alle Programme gilt:

  • Als Server bitte sync.falcana.com (ev. mit vorangestelltem https://) angeben.
    Bei einzelnen Clients (z.B. Thunderbird) muss der Pfad genauer spezifiziert werden, dort ist der entsprechende Pfad unten explizit angegeben.
  • Benutzername: ist die eindeutige User-Kennung bestehend aus 4 Buchstaben, die Sie in den „persönlichen Einstellungen“ finden (siehe oben).
  • Passwort: ist jenes Passwort, das Sie auch auf der Login-Seite von falcana.SALES verwenden.
    Anmerkung: wenn Sie Ihr Passwort in falcana.SALES ändern, muss es auch in allen Ihren Sync-Clients entsprechend angepasst werden.

iOS

Android (Beispiel „Open Sync“)

macOS Adressbuch

macOS Kalender

Outlook

Outlook unterstützt CalDAV und CardDAV nicht, mittels frei verfügbarer Plugins kann aber auch hier diese Schnittstelle genutzt werden. Das Beispiel zeigt die Einrichtung anhand des Plugins CalDav Synchronizer.

Zuerst ist es notwendig, einen separaten Kontakte-Ordner unterhalb von „Kontakte“ sowie einen Kalender-Ordner unterhalb von „Kalender“ zu erstellen:

Danach in den Einstellungen von CalDav Synchronizer wie folgt einrichten:

Einrichtung der Kontakte-Sync:

Wichtig: ein abschließender / in der URL

Einrichtung der Kalender-Sync:

Thunderbird

Kalender einrichten
Anmerkung: Kalender nur mit Lightning Add-On

Um in Thunderbird einen Kalender verfügbar zu haben, benötigen Sie das kostenlose Add-On „Lightning“.

Wählen Sie in Thunderbird Datei ->  Neu -> Kalender, um einen neuen Kalender anzulegen. Im anschließend erscheinenden Fenster wählen Sie „Im Netzwerk“.

Im nächsten Schritt wählen Sie „CalDAV“ und tragen unter „Adresse“ folgenden Pfad ein:

https://sync.falcana.com/calendars/[ihre User-Kennung]/default/
(tragen Sie bitte anstatt [ihre User-Kennung] Ihre Kennung bestehend aus 4 Buchstaben ein):

Im nächsten Schritt können Sie dem Kalender einen beliebigen Namen und eine Farbe zuweisen.

Beim ersten Syncvorgang werden Sie von Thunderbird nach Benutzernamen und Passwort gefragt, geben Sie hier wieder ihre eindeutige User-Kennung sowie Ihr falcana-Passwort ein.

Adressbuch einrichten

Öffnen Sie das Adressbuch unter Extras -> Adressbuch.

Wählen Sie hier Datei -> Remote-Adressbuch:

Im erscheinenden Fenster geben Sie unter „Verbindungsname“ einen beliebigen Namen ein (z.B. „falcana Sync“), als URL verwenden Sie bitte

https://sync.falcana.com/addressbooks/[ihre User-Kennung]/default/
(tragen Sie bitte anstatt [ihre User-Kennung] Ihre Kennung bestehend aus 4 Buchstaben ein):

Updated on 10. Januar 2019

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