In falcana können Support-Fälle, also zeitlich abgegrenzte Vorgänge, bei denen Kunden unterstützt werden und die anschließend zur Verrechnung gelangen sollen, mithilfe des Supports-Moduls verwaltet bzw. administriert werden. Es können dies sehr kurze Vorgänge sein, aber auch sich über einen längeren Zeitraum erstreckende (mehrere) Aktivitäten:
- Aufzeichnung aller Aktivitäten (Chronologie-Einträge), somit auch spätere Nachvollziehbarkeit gegeben
- komfortable Bedienung, u.a. mit Stoppuhr zur Zeitaufzeichnung
- einfache Grundlage für das Abbuchen der Supportzeiten von Kunden-Guthaben bzw. für die Verrechnung der Support-Aktivitäten
- auf Wunsch automatische Kunden-Info per E-mail über Aktivität, verbrauchte Zeiten & Guthaben etc.
- Im Admin-Bereich können Support-Typ und Supportthemen nach individuellem Bedarf angelegt werden, sowie weitere Parameter (Erklärungen zu den einzelnen Punkten siehe Tooltips).
Support-Übersicht
In der Support-Übersicht werden alle Supportfälle aufgelistet.
Standardmäßig stehen offene Vorgänge oben, danach wird nach Datum sortiert (jüngere Vorgänge oben). Die Infos in den einzelnen Spalten können adaptiert werden (3-Punkte-Icon rechts oben), die einzelnen Spalten können via Drag & Drop nach Bedarf umgereiht werden.
Neuen Supportfall anlegen
1) Ein neuer Fall wird via Klick auf das +Icon angelegt (aus der Support-Übersicht, aber auch aus einem einzelnen Support-Fall heraus möglich).
2) Die Zeitaufzeichnung per Stoppuhr kann sofort nach dem Eröffnen eines neuen Supportfalls gestartet werden.
3) In der Registerkarte des jeweiligen Supportfalles wird die Stoppuhrzeit angezeigt. Es folgt die Erfassung der Kundendaten, Betreff, Ansprechpartner, Supporttyp etc. Die Stoppuhr kann hier auch jederzeit gestoppt werden, bzw. wieder aktiviert/weitergeführt werden (siehe Pkt. 2).
4) Erfassung Supportthema
5) Support Chronologie-Ansicht, hier können einzelne Aktivitäten/Chronlogie-Einträge erfasst und E-Mails zum jeweiligen Thema abgelegt werden.
6) Aus dem Supportfall können direkt Aufgaben und Kalendereinträge angelegt werden.
Supportfall zur Verrechnung freigeben
Um den Supportfall abzurechnen, wird dieser auf „Arbeiten erledigt, noch zu verrechnen“ gesetzt:
Voraussetzung für die Abrechnung von Supportfällen: falcana Faktura-Modul
Einen Supportfall oder mehrere abrechnen
Neben der Übersicht „Support-Vorgänge & Buchungen“ sind die erledigten bzw. abzurechnenden Tickets aufgelistet. Hier werden nun die Supportfälle pro Kunde aufgelistet, die entweder einzel oder gesammelt abgerechnet werden können (entsprechend auswählen):
Definieren Sie weiters die Auftragsmappe, in welcher die Support-Abrechnung verwaltet werden soll. Sie können eine neue Auftragsmappe anlegen (1), oder die Rechnung in eine bestehende Auftragsmappe legen (2):
Sie können die Support-Rechnung nun weiter bearbeiten (Texte adaptieren, E-Mail-Versand, etc.) wie herkömmliche Rechnungen.
Supportrechnung (Positionen) mit anderem Rechnungsentwurf mergen
Positionen aus einem Entwurf (Supportrechnung) können auch mit anderen Rechnungsentwürfen zusammengeführt werden, indem sie dort importiert werden, wie hier unter Pkt. 2 beschrieben. Achtung: in diesem Fall nur die Positionen importieren/einfügen:
Durch die Verrechnung des Supportfalles wird dieser abgeschlossen. Wird der Supportfall nicht verrechnet, kann dieser manuell auf „abgeschlossen“ gesetzt werden und wird in der Übersicht nicht mehr angezeigt.
Zusätzliche Rechnungspositionen zu Supportfall/Supportrechnungen hinzufügen
Einem Supportfall können noch weitere Positionen zur Abrechnung hinzugefügt werden. Dazu wird bei den Admin-Einstellungen im Slidepanel „Support“ folgende Funktion aktiviert:
Wenn diese Option aktiviert ist, erscheint bei Supportvorgängen ein weiteres Slide-Panel, in dem zusätzliche Positionen für die Verrechnung erfasst werden können. Via +Icon können weitere Zeilen ergänzt werden.
Hier hinzugefügte Positionen werden, wenn der Supportfall abgerechnet wird – wie oben beschrieben – automatisch im Rechnungsentwurf berücksichtigt.
Übersicht abgeschlossene Supportfälle
Abgeschlossene Supportfälle können im Adress-Stamm beim jeweiligen Kunden eingesehen werden:
Supportfall in Projekt umwandeln
Ein Supportfall kann in ein Projekt umgewandelt werden. Das entsprechende Icon finden Sie in der Sidebar links (1):
Dieses erstellt aus dem aktuellen Support-Ticket ein Projekt und übernimmt folgende Daten:
– allgemeine Texte
– Chronologie-Einträge
– Mails
– Aufgaben
– Kalendereinträge
Wenn verrechenbare Aufwände oder zusätzliche Rechnungspositionen erfasst sind, wird ein entsprechender Hinweis auf der Warnmeldung ausgegeben (siehe Screenshot oben Pkt. 2). Diese gehen durch den Konvertierungsvorgang verloren.
Im Admin-Bereich (Support) sind neue Standard-Werte hinzugekommen, die für das neu erstellte Projekt vorbelegt werden können.
Wird kein Projekt-Typ angegeben, wird der am häufigsten verwendete vorbelegt.
Ist beim Support-Ticket eine Produktgruppe angegeben, wird diese verwendet, ansonsten die im Admin-Bereich hinterlegte.
Nachdem das Projekt angelegt wurde, wird das Support-Ticket automatisch gelöscht.