Das Outlook-Plugin unter Windows installieren

Beachten Sie bitte:
Das Outlook-Plugin funktioniert derzeit noch, wird aber nicht mehr gepflegt bzw. gewartet.
Wir empfehlen daher die Möglichkeit Mails per Drag&Drop in falcana abzulegen!

Wie dies funktioniert lesen Sie hier nach:
--> https://www.falcana.com/hilfe/knowledge-base/emails-per-drag-drop-ablegen/

Um das falcana Outlook-Plugin herunterzuladen, öffnen Sie „Meine Startseite“ (unter „Start“). Klicken Sie links in der Icon-Leiste auf „Downloads“.

Installations-Dateien herunterladen

Im sich öffnenden Fenster wählen Sie das für Ihre Outlook-Version passende Plugin (in den meisten Fällen wird dies der oberste Eintrag sein).

Plugin installieren

Achtung: Entpacken Sie die heruntergeladene .zip-Datei in einen temporären Ordner. Starten der Installation aus dem zip-Archiv kann zu Problemen führen.

Nach dem Entpacken klicken Sie rechts auf „setup.exe“ und wählen „Als Administrator ausführen“.
Zum Installieren des Plugins müssen Sie Admin-Rechte in Windows besitzen, allerdings muss die Installation unter dem gewünschten User ausgeführt werden, da die Outlook-Toolbar nur dem User zur Verfügung steht, für den sie installiert wurde.

Durchlaufen Sie den Installationsprozess, indem Sie bei den diversen Aufforderungen „Next“ bzw. „Weiter“ klicken. Ggf. lädt das Plugin benötigte Komponenten aus dem Internet, bevor das eigentliche falcana Outlook-Plugin installiert wird.

Plugin einrichten

Nachdem das Plugin installiert wurde, wird ein Reiter „falcana“ im Outlook angezeigt.

Beim ersten Start nach der Installation, müssen die Login Daten in den Einstellungen hinterlegt werden. Mit einem Klick auf „Einstellungen“ öffnet sich das Fenster, in dem die Daten eingetragen werden können.

Account Name, User und Passwort sind dieselben, wie beim falcana Login. Als Server wird standardmäßig https://sales.falcana.com eingegeben. Nachdem die Einstellungen eingetragen wurden, müssen diese mit „Ok“ bestätigt werden.

Bitte starten Sie danach Outlook einmal neu, danach ist das Plugin einsatzbereit.

e-mail Ablage

Wenn das Plugin fertig eingerichtet ist, kann eine e-mail ausgewählt und durch einen Klick auf „E-Mails ablegen“ in falcana abgelegt werden. In dem darauf folgenden Popup wird ausgewählt, in welchem Bereich von falcana die Mail gespeichert wird.

Hier gibt es zwei Möglichkeiten, wie der Bereich für die Ablage erkannt wird:

1. Ablage durch Auswahl des gewünschten Bereichs

Es wird ausgewählt, in welchem Bereich von falcana die Mail abgelegt werden soll. Dabei stehen die Bereiche

• Adressen
• Projekte
• Objekte
• Events
• Aufträge
• Support
• Reklamationen

zur Verfügung.

Nachdem ein Bereich ausgewählt und auf „Weiter >“ geklickt wurde, erscheint eine Auflistung für die Zuordnung, wo der gewünschte Datensatz ausgewählt werden kann. Diese können mit den vorhandenen Filtern zuvor noch eingeschränkt werden.

2. Automatisch erkennen

Wenn „Automatisch erkennen“ ausgewählt wird, werden alle Datensätze aufgelistet, die mit der e-mail Adresse, von dem ausgewählten Datensatz, verknüpft sind. Werden hier keine Einträge aufgelistet, ist die e-mail bei keiner Adresse und keinem Ansprechpartner in falcana hinterlegt.

Nachdem ein eindeutiger Datensatz für die Ablage ausgewählt wurde, kann die Mail durch „Fertigstellen“ im System abgelegt werden.

Lösung, wenn das installierte falcana Mail-Plugin verschwunden ist

Es kann passieren, dass Ihr Mail-Client das falcana Add-In deaktiviert und somit nicht mehr anzeigt. In diesem Fall müssen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen das entsprechende Falcana Add-In wieder aktivieren.

Andere Möglichkeiten, e-mails abzulegen

Als weitere Möglichkeit, e-mails abzulegen, bietet falcana die Drag & Drop-Funktion an: e-mails per Drag & Drop ablegen