Grundlegender Hinweis: Dieser Artikel wendet sich an Kunden, welche das Marketing-Modul im Einsatz haben. Bei Interesse am Modul freuen wir uns über eine Nachricht an unsere >> Support-Mailadresse.
Aktueller Hinweis: Dieser Artikel wurde überarbeitet. Die Mailvorlagen für die Einladung werden ab Mai 2026 als E-Mail-Vorlagen gestaltet (davor waren es Marketing-Vorlagen).
falcana ermöglicht, Kontakten eine personalisierte Einladung zum Abonnieren von Aussendungen zu senden. Diese Funktion ist bestens geeignet, um die eigene Newsletter-Verteilerliste beständig zu ergänzen.
Neu angelegte Ansprechpartner erscheinen dazu auf der eigenen falcana Startseite, in einem eigenen Schwebe-Panel:
Praxistipp: Das Einladen empfiehlt sich vor allem dann, wenn man sich gerade kennengelernt hat – bei einem persönlichen Termin, bei einer Veranstaltung oder auf einer Social Media Plattform.
Funktionsweise und Auswahlkriterien
falcana Administrator- und Standard-User erhalten auf der eigenen Startseite eine Liste von Ansprechpartnern, auf die folgende Kriterien zutreffen:
➡️ Die Person ist als Ansprechpartner zu einer Adresse angelegt, für welche der User zuständig ist.
➡️ Bei dem Ansprechpartner ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt.
➡️ Der E-Mail-Status ist orange (es gab noch keine Anmeldung für Aussendungen, aber auch noch keine Abmeldung).
➡️ Der E-Mail-Status ist blau (es gibt eine aufrechte Geschäftsbeziehung).
➡️ Der E-Mail-Status ist nicht violett (dann ist bereits eine Einladung an den Ansprechpartner ergangen).
➡️ Der E-Mail-Status ist nicht rot (dann steht die E-Mail-Adresse durch eine Abmeldung auf der eigenen Blacklist oder die E-Mail-Adresse steht auf der Robinson- bzw. ECG-Liste).
➡️ Der Vertriebsstatus der zugehörigen Adresse ist Lead, Opportunity oder Kunde.
Aus der angezeigten Liste auf der Startseite kann jedem vorgeschlagenen Ansprechpartner eine personalisierte E-Mail-Nachricht gesendet werden, die einen Opt-In-Link enthält.
Durch das Klicken auf diesen Bestätigungslink wird die entsprechende E-Mail-Adresse auf Status „grün“ gesetzt.
Hinweis I: Ist der E-Mail-Status grün, dürfen dem Ansprechpartner Newsletter zugesandt werden (= Opt-In ist erfolgt).
Hinweis II: Der violette E-Mail-Status bezieht sich auf diese Newsletter-Einladungen. Der blaue E-Mail-Status ist Teil des >> falcana Premium Datenschutz-Pakets.
Newsletter-Einladungen aktivieren (Admin Einstellungen)
Um mit Newsletter-Einladungen arbeiten zu können, wird die Funktion in den >> Admin Einstellungen unter >> Marketing aktiviert. Dazu wird im Panel „Marketing“ die entsprechende Checkbox gesetzt und die gewünschte Vorlage hinterlegt.
Hinweis: Ergänzend kann man angeben, welcher User für Ansprechpartner ohne Adress-Zuordnung zuständig ist und ob auch Adressen im Einladungs-Panel angezeigt werden sollen.
Erstellen der Einladungsmailvorlage (E-Mail-Vorlagen)
Um eine Einladungsvorlage zu erstellen, ruft man auf der Startseite über die Sidebar den Menüpunkt >> E-Mail-Vorlagen aus.
Über das grüne Plus-Symbol legt man eine neue Vorlage an, oder öffnet mittels Doppelklick einen bereits bestehenden Eintrag. Dadurch öffnet sich ein Dialogfenster.
Der wichtigste Teil der Einladungsmail ist der Bestätigungslink. Er ist wie ein falcana Autotextfeld gestaltet und lautet [CONFIRMATION].
Hinweis: Der Bestätigungslink gilt für die E-Mail-Adresse, an welche die Einladung versandt wird.
Tipp: Wie man E-Mail-Vorlagen erstellt, beschreibt auch folgender Hilfe-Artikel >> E-Mails aus falcana versenden (SMTP).
Zuständigkeit für Einladung ändern
Man kann die Zuständigkeit für die Newsletter-Einladung auf zwei Arten ändern. Einerseits ist das beim Eintrag im Einladungspanel und andererseits direkt beim Ansprechpartner-Eintrag möglich.
Hinweis: Es können ausschließlich vollwertige falcana User als zuständig benannt werden (das bedeutet, Mailversand-User können nicht ausgewählt werden).
Newsletter-Einladungen versenden
Wenn die beschriebenen Vorarbeiten erledigt sind, wird das Panel „Meine Newsletter-Einladungen“ auf der eigenen falcana Startseite angezeigt:
In der Liste finden sich neben jeder vorgeschlagenen Person 3 Icons mit folgenden Möglichkeiten:
➡️ Über das blaue Kuvert-Symbol kann man die Einladung versenden.
➡️ Über das blaue Personen-Symbol kann man die Zuständigkeit für die Einladung ändern.
➡️ Über das rote Listen-Symbol kann man den Ansprechpartner aus der Liste entfernen. Diese Person wird nicht mehr für eine Einladung vorgeschlagen.
Klickt man auf das blaue Kuvert-Symbol, öffnet sich das Mail-Dialogfenster zum Versenden der Einladung. Hier kann man noch kleinere Text-Anpassungen vornehmen und beispielsweise über das violette Signatur-Icon die eigene Mail-Signatur anfügen.
Hinweis: Die eingefügten Autotextfelder werden passend zum Empfänger und Absender befüllt. Was Autotextfelder grundsätzlich sind und wie man sie in falcana einsetzen kann, beschreibt der Hilfe-Artikel >> Autotextfelder, Textbausteine & Variablen.
E-Mail-Status violett & grün
Sobald die Einladung versendet wurde, ändert sich der E-Mail-Status auf violett. Wird die Einladung bestätigt, ändert sich der E-Mail-Status auf grün.
Tipp: Durch Klick auf das Mail-Symbol kann man zusätzliche Informationen zur Mailadresse abrufen.
Abschließender Tipp: Wer sich für diesen Vorgang interessiert, den interessiert vermutlich auch >> Newsletter & E-Mailings erstellen.