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Follow-up-Serien automatisiert durch Regeln starten

Sie können in falcana Regeln definieren, die den Start von Follow-up-Serien automatisch einrichten.

Eine neue Regel erstellen

Gehen Sie dazu in den Bereich „Follow-up-Mails“ und öffnen Sie das Slide Panel „Automatisierte e-mails“:

Durch Klick auf „Neu“ öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Regeln für eine der folgenden 3 Fälle festlegen können:

  • wenn eine Adresse erstellt oder geändert wurde: diese Regel prüft bei jedem Speichern einer Adresse, ob die festgelegten Kriterien zutreffen. Wenn ja, wird die Follow-up-Serie bei der betreffenden Adresse gestartet.
  • wenn ein Angebot erstellt & eingefroren wurde: diese Regel prüft beim Einfrieren eines Angebots, ob die festgelegten Kriterien zutreffen. Wenn ja, wird die Follow-up-Serie beim betreffenden Projekt gestartet.
  • wenn eine Rechnung erstellt & eingefroren wurde: analog zu Angeboten, die Follow-up-Serie wird in der betreffenden Auftragsmappe gestartet.
Serien werden nicht mehrfach gestartet

Sollte z.B. bei einer Adresse bereits eine Follow-up-Serie aufgrund einer bestimmten Regel erstellt worden sein, wird keine weitere Serie aufgrund der gleichen Regel erstellt. Dadurch werden ungewollte, mehrfache Mails verhindert.

Beispiel: ein Kunde, der einen Parkettboden gekauft hat, soll automatisiert vordefinierte Mails erhalten. Dabei soll auch noch nach Sprache unterschieden werden, damit nur deutschsprachige Kunden in Deutsch verfasste Mails erhalten.
Dies kann mit folgender Regel erreicht werden:

Ist eine Regel auf „aktiv“ gestellt, ist sie auch aktiviert und erstellt Follow-up-Serien, wenn die Kriterien zutreffen. Durch Änderung auf „inaktiv“ kann eine Regel deaktiviert oder pausiert werden.

Wer wird bei einer automatisierten Follow-up-Serie als Empfänger gesetzt?

Beim Erstellen einer automatisierten Follow-up-Serie geht das System nach folgender Logik vor:

Adressen

Projekte (Angebote) und Auftragsmappen (Rechnungen)

War beim Angebot bzw. bei der Rechnung ein Ansprechpartner mit einer hinterlegten e-mail-Adresse eingetragen, wird dieser als Empfänger für die Follow-up-Serie gesetzt. Ist kein Ansprechpartner festgelegt, kann die Follow-up-Serie nicht gestartet werden, der Follow-up-Absender bekommt eine entsprechende Info-Mail.

Benachrichtigung per e-mail

Wurde aufgrund einer Regel eine Follow-up-Serie gestartet, erhält jener User, der als Absender eingetragen ist, eine Info-Mail.

Der gleiche User erhält ebenfalls eine Info-Mail, wenn es nicht möglich war, einen Empfänger festzulegen und die Serie daher nicht gestartet werden konnte (siehe oben). In diesem Fall hat der User die Möglichkeit, den Empfänger manuell nachzutragen und die Serie dann zu starten.

Aktualisiert am 2. November 2018

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