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Follow-up-Mails erstellen

falcana.SALES bietet die Möglichkeit, sgn. Follow-up-Mails automatisiert an Kunden zu versenden. Dabei wird eine Serie vordefinierter Mails in festgelegten Abständen an einen Kunden gesendet, um ihn mit weiteren Infos zu versorgen.

Kostenpflichtige Erweiterung

Um Follow-up-Mails in falcana.SALES einsetzen zu können, ist das Marketing-Modul erforderlich. Follow-up-Mails bedürfen darüber hinaus einer separaten Freischaltung. Für eine Freischaltung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.

Einsatzmöglichkeiten von Follow-up-Mails

Es gibt eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten, zum Beispiel:

In der Akquise
  • Ein Kunde registriert sich online auf Ihrer Website, um ein Produkt zu testen. Sie senden dem Interessenten im Abstand mehrerer Tage oder Wochen automatisiert weitere Mails, um ihn vom Produkt zu überzeugen und zum Kauf zu bewegen.
  • Sie haben ein Angebot an einen Kunden gesendet. Zum Nachfassen des Angebots werden dem Kunden automatisiert weitere Mails gesendet, die ihm weitere Infos bieten oder um Feedback bitten.
Für Up-Selling und Cross-Selling
  • Ein Kunde hat ein bestimmtes Produkt gekauft. Um den Kunden auf weitere, dazupassende Produkte aus Ihrem Sortiment hinzuweisen, senden Sie im Abstand von einigen Tagen oder Wochen weitere Mails, die sich auf das gekaufte Produkt beziehen und weitere, für den Kunden nützliche Produkte anpreisen.
  • Ein Kunde kauft regelmäßig ein Verbrauchsprodukt, hat aber schon länger nicht mehr bestellt. Sie können dem Kunden automatisiert eine Erinnerungsmail senden, wenn sein letzter Kauf z.B. schon länger als 3 Monate her ist.
Im Kundenservice
  • Sie wollen einen Kunden auf einen Service-Termin hinweisen. Ein Kunde hat ein Produkt gekauft, für das z.B. nach 1 Jahr das Service fällig ist. Sie können dafür automatisiert eine Mail an den Kunden senden lassen.
Für den internen Workflow
  • Sie haben einen neuen Interessenten, der zuständige Vertriebsmitarbeiter soll an die nächsten Schritte erinnert werden. In diesem Fall können Sie die Follow-up-Mails so verwenden, dass die Mails an den Vertriebsmitarbeiter gesendet werden, z.B. nach 3 Tagen „ein Produktmuster senden“, nach 7 Tagen „anrufen und nach dem aktuellen Status fragen“, usw.

Wie sind Follow-ups aufgebaut?

Die Basis von Follow-up-Mails sind vordefinierte Mail-Serien, die wiederum aus beliebig vielen Einzel-Mails bestehen und in festzulegenden Abständen versendet werden.

Dies wird nachfolgend an folgendem Beispiel erklärt:

Jeder Kunde, der einen Parkettboden gekauft hat, soll in einer Follow-up-Serie 3 Mails erhalten, die weitere Tipps und Hinweise enthalten.

1. Schritt: Vorlagen für die einzelnen Follow-up-Mails erstellen

Öffnen Sie den Bereich zum Einstellen von Follow-up-Mails, indem Sie im Marketing-Bereich in der linken Menüleiste folgenden Eintrag wählen:

Das linke Slide Panel „Vorlagen für Follow-up-Mails“ beinhaltet alle bereits erstellten Vorlagen. Um eine neue Mail-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf „Neu“:

Es öffnet sich ein Editor, in dem Sie den Inhalt der Mails bearbeiten können:

Benennung Vorlage: dies ist eine rein interne Bezeichnung. Wählen Sie hier eine möglichst sprechende Benennung, damit Sie in der Vorlagen-Übersicht schnell erkennen, worum es sich handelt.

Betreff: Dies ist der Betreff, den die Mails an die Kunden später haben werden.

Anhänge: über das Briefklammer-Symbol können Sie wie in anderen Mail-Clients Dateien an die Mail anhängen.

e-mail-Inhalt: im Editor können Sie den Inhalt der e-mails völlig frei gestalten. Sie können hier auch Autotext-Felder einsetzen, um den jeweiligen Empfänger personalisiert anzusprechen.

2. Schritt: Basis-Follow-up-Serien erstellen

Im 2. Slide-Panel des Follow-up-Bereis können sie die einzelnen Mail-Vorlagen zu Follow-up-Serien zusammenfügen:

Zum besseren Verständnis

Die hier definierten „Basis-Follow-up-Serien“ versenden noch keine Mails, sondern sind nur vordefinierte Aneinanderreihungen von e-mails, die dann bei Adressen, Projekten oder Auftragsmappen eingesetzt werden können. Erst dort wird der Versand der Mails gestartet.

Klicken Sie auch hier auf „Neu“, um eine neue Serie zu erstellen:

Hier können nun beliebig viele Mails hinzugefügt werden. Pro e-mail ist folgendes festzulegen:

Follow-up-Vorlage: eine der im ersten Schritt erstellten Mail-Vorlagen

Tage nach Start: geben Sie an, wieviele Tage nach Start der Follow-up-Serie bei einem Kunden diese Mail versendet werden soll. Wen Sie z.B. diese Serie bei einem Kunden am 10.05. starten, erhält er im angegebenen Beispiel die erste Mail am 13.05., die 2. mail am 16.05. und die 3. Mail am 23.05.

Uhrzeit: legen Sie die Uhrzeit fest, an der die betreffende Mail versendet werden soll

Darüber hinaus können Sie hier auch folgende Parameter vordefinieren:

User, über den versendet werden soll: die Mails werden über das e-mail-Konto des hier festgelegten Users versendet.

Wichtig

Beim betreffenden User müssen im Admin-Bereich in der User-Verwaltung unbedingt die SMTP-Zugangsdaten zu seinem e-mail-Account richtig hinterlegt sein, damit falcana.SALES die Mails über diese e-mail-Adresse versenden kann.

BCC an den Absender: setzen Sie den Haken, wenn der absendende User von jeder Mail eine Kopie als BCC erhalten soll.

Angezeigter Absender-Name: Der angezeigte Name, den der Empfänger in seinem Mailprogramm sehen wird. Lassen Sie das Feld frei, wird der Name des ausgewählten Users verwendet.

3. Schritt: vordefinierte Follow-up-Serien einsetzen

Follow-up-Serien können in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

  • bei einer Adresse
  • bei einem Projekt
  • bei einer Auftragsmappe (erfordert das Faktura-Modul)

Dazu muss die Verwendung von Follow-up-Mails im jeweiligen Bereich in den Admin-Einstellungen unter „Marketing-Einstellungen“ aktiviert werden:

Um Follow-up-Serien zu starten, haben Sie 2 Möglichkeiten, die in weiterführenden Artikeln erklärt werden:

e-mail-Verlauf & geplante Mails

im Bereich „Follow-up-Mails“ kann im Slide-Panel „e-mail-Verlauf“ eingesehen werden, welche Mails aufgrund von Follow-up-Serien versendet wurden, und welche Mails als nächstes zum Versand anstehen:

Versendete e-mails in der Chronologie

e-mails, die durch eine Follow-up-Serie versendet wurden, werden auch im betreffenden Bereich in der Chronologie abgelegt. Die Erstellung durch eine Follow-up-Serie wird durch ein entsprechendes Icon verdeutlicht:

Aktualisiert am 10. Oktober 2019

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