falcana kann von verschiedenen User-Typen genutzt werden. Diese Benutzerarten verfügen über unterschiedliche Möglichkeiten und Rechte bei der Software-Anwendung.
Hinweis: Zum Anlegen und Verwalten von falcana Usern benötigt man Administrator-Rechte und Zugriff auf die Admin Einstellungen.
Hinweis Lizenzgebühren: Art und Anzahl der User beeinflussen die laufenden falcana Gebühren. Aktivierte User werden tageweise abgerechnet. Neue User anlegen oder bestehende User wieder inaktiv setzen hat man als falcana Kunde dabei völlig selbst in der Hand.
Hinweis Support-Pauschale: Kommen neue Administrator- oder Standard-User dazu, beeinflusst die Anzahl das benötigte Support-Pauschale-Paket. Die aktuelle Staffelung gilt für 1 User, 2-3 User, 4-6 User, 7-10 User, 11-15 User oder >15 User.
Benutzerarten im Überblick
Nachstehend werden die verschiedenen Typen aufgelistet; ein Klick auf den Typ öffnet die jeweilige Detailbeschreibung:
User anlegen und verwalten
Neue User werden mit dem grünen Plus-Symbol hinzugefügt. Bestehende User werden durch einen Doppelklick auf den Eintrag bearbeitet.
Für das Erfassen eines Users müssen Anrede, Vorname und Nachname, die Niederlassung (= Mandant; siehe >> Mandanten anlegen und verwenden), eine E-Mail-Adresse und der vorgesehene Benutzer-Typ ausgewählt und angegeben werden.
Zudem muss ein Kurzzeichen vergeben werden. Das Kurzzeichen ist die Benutzerkennung des Users und wird gemeinsam mit dem Passwort zum Einloggen nach falcana benötigt.
Hinweis: Legt man neue User an, sind die drei Zugangsdaten Account, Benutzerkürzel und erstmaliges Passwort an den neuen User zu übermitteln.
Passwörter vergeben und ändern
Als Administrator vergibt man das erste Passwort für neu angelegte User.
Bei der erstmaligen Vergabe verwendet man den schwarzen Button mit dem Schloss-Symbol. Will man ein bestehendes Passwort ändern, setzt man es zuerst zurück und verwendet dazu den grünen Button mit dem Loop-Symbol.
Die User können sich in Folge in >> Meine Einstellungen ein eigenes Passwort einrichten (Fußzeile >> Passwort ändern).
Für das Einrichten von falcana Passwörtern gelten folgende Regeln:
Ein Passwort muss 6 bis 40 Zeichen umfassen.
Ein Passwort muss zumindest eine Zahl und einen Buchstaben enthalten.
Sonderzeichen sind erlaubt und gewünscht - damit erhöht man die Sicherheit des Passworts!Hinweis: Als Administrator kann man jedes User-Passwort zurücksetzen und neu vergeben.
Tipp: Wie man eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten kann, beschreibt der Hilfe-Artikel >> Login-Absicherung (2FA).
Berechtigungen vergeben (Vertriebsgruppen-Ebene)
Nun zum Hauptthema dieses Artikels. Man hat in der User-Verwaltung drei Ansätze zur Steuerung von Berechtigungen zur Verfügung – über den Benutzer-Typ, über die Zugehörigkeit zu Vertriebsgruppen und über User-spezifische Einstellungen.
Hilfreich zu wissen: Berechtigungen können ausschließlich für falcana Standard-User genauer eingestellt werden. Administratoren verfügen über alle Berechtigungen, bei anderen User-Typen sind die Berechtigungen fix vorgegeben.
Auf welche Bereiche falcana Standard-User Zugriff haben und was sie in diesen Bereiche tun können, richtet sich in erster Linie nach den Vertriebsgruppen, denen sie zugeordnet sind.
Man vergibt Bearbeitungs- und Leserechte innerhalb der eigenen und für andere Vertriebsgruppen oder untersagt den Zugriff auf bestimmte Bereiche völlig.
Hinweis: Es kann natürlich auch nur eine einzige Vertriebsgruppe geben, mit der alle User arbeiten. Das Anlegen dieser und weiterer Vertriebsgruppen erfolgt in den >> Admin Einstellungen unter >> Vertriebsgruppen.
Berechtigungen vergeben (User-Ebene)
Über das Wappen-Symbol neben dem Feld „Benutzertyp“ können weitere Feineinstellungen zu Benutzerrechten vergeben werden.
Die Auswahl, die dabei zur Verfügung steht, richtet sich nach dem Umfang der eigenen falcana Konfiguration und Ausstattung.
Profi-Tipp: Hier sind die Tool-Tipps besonders hilfreich. Mittels Klick auf das umrandete Fragezeichen kann man nachlesen, was man mit der jeweiligen Einstellung erzielt bzw. was dabei zu beachten ist.
E-Mail-Adresse einrichten
Man kann direkt aus falcana E-Mail-Nachrichten versenden. Daher ist es wichtig, eine E-Mail-Adresse anzugeben und sie für den Versand entsprechend einzurichten.
Für das Einrichten einer E-Mail-Adresse stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung – Microsoft 365, Gmail und die manuelle Konfiguration. Für Kunden, die zum Versand von Newslettern und ähnlich anspruchsvolle Nachrichtenversandleistungen das turboSMTP Paket gebucht haben, gibt es eine vierte Möglichkeit.
Hinweis: Wie man E-Mail-Konten in falcana anlegt und einsetzen kann, findet man im Artikel >> E-Mail-Adressen einrichten und verwenden.
E-Mail-Versand „im Auftrag“
Eine falcana Spezialität ist das Versenden von E-Mails im Auftrag anderer User. Das bedeutet, dass man ein weiteres E-Mail-Konto – das eines anderen falcana Users – zum Versenden von Nachrichten verwenden darf.
Durch Klick auf das orange Briefumschlag-Symbol können falcana Administratoren festlegen, welche zusätzlichen User-Mailadressen ein User für den Versand von Nachrichten verwenden darf und soll.
Tipp: Diese Funktion lässt sich perfekt mit Mailversand-User kombinieren. Dann hat man die persönliche Mailadresse und eine allgemeine Mailadresse – backoffice, buchhaltung oder support – zum Versand aus falcana zur Verfügung.
Profi-Tipp: Wenn man Nachrichten und Dokumente generell über den Mailversand-User versenden will, kann man das unter >> Meine Einstellungen >> Standard-Werte festlegen.
User löschen vs. inaktiv setzen
Will man einen User löschen, ist das mit dem roten X-Symbol möglich. User können jedoch ausschließlich dann gelöscht werden, wenn sie noch nirgends verknüpft sind.
Verknüpfungen entstehen durch das Übernehmen von Aufgaben, durch Chronologie-Einträge oder andere Verantwortlichkeiten (z. B. für Adressen oder Projekte).
In so einem Fall kann ein User inaktiv gesetzt werden. Das Benutzerkürzel bleibt vergeben und scheint bei den Verknüpfungen mit der Anmerkung „inaktiv“ in Klammer auf.
Inaktive User können sich nicht mehr einloggen und werden nicht verrechnet.
Hinweis: Dieses Verhalten wird auch im Hilfe-Artikel >> Löschen vs. Inaktiv-Setzen beschrieben.
Profi-Tipp: Wenn ein User inaktiv gesetzt wurde und die Verantwortung für Adressen an einen anderen User übertragen werden soll, ist das über das Umschlüsseln von Adressen möglich. Mehr dazu im Artikel >> Adressen umschlüsseln.
Abschließender Hinweis: Unsere falcana Wissensdatenbank wird laufend angepasst und erweitert. Findet man keine Antwort auf die eigene Frage, kann man uns über unsere >> Support-Mailadresse kontaktieren. Wir helfen gerne weiter.