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Erstellen einer Word-Vorlage (.docx) für Angebote bzw. Faktura

In falcana.SALES haben Sie die Möglichkeit, Vorlagen für Angebote und Faktura-Dokumente vollkommen frei zu gestalten, indem Sie ein Word (.docx)-Dokument erstellen, in welches Sie Platzhalter für die unterschiedlichen Felder aus der Angebotsmaske in falcana.SALES einfügen. Ein solches Dokument kann wie folgt aussehen:

Sie können hier eine Muster-Vorlage downloaden, auf der Sie Ihre eigene Vorlage aufbauen können:

Vorlage herunterladen

Variablen, die Sie in die Vorlage einfügen, beginnen und enden immer mit einem
$-Zeichen, z.B. „$subject$“. falcana.SALES ersetzt diese Variablen beim Erstellen des Angebots automatisch mit den Werten, die Sie in die Angebotsmaske eingegeben haben.

Im Detail stehen folgende Variablen zur Verfügung:

$company$: Der Firmenname bzw. bei Privat-Personen der persönliche Name
des Kunden
$attn$: "z.Hd." mit Namen des Ansprechpartners
$department$: Die Abteilung von abweichenden Adressen
$street$: Straße der Kunden-Adresse
$zip$: PLZ der Kunden-Adresse
$city$: Stadt der Kunden-Adresse
$country$: Land der Kunden-Adresse (ist die Kunden-Adresse im Inland,
wird die Variable nicht ausgefüllt, ansonsten der ausgeschriebene
Ländername in Großbuchstaben)
$date$: Datum des Angebots (bzw. des Faktura-Dokuments)
$address_block$: alle zuvor genannten Variablen gemeinsam:
falcana.SALES ersetzt diese Variable durch den gesamten Adressblock
$tel$: Tel-Nr., welche bei der Adresse hinterlegt ist
$mobile$: Mobil-Nr., die bei der Adresse hinterlegt ist
$email$: email-Adresse, die bei der Adresse hinterlegt ist
$contact_tel$: Tel-Nr., die beim Ansprechpartner hinterlegt ist
$contact_mobile$: Mobil-Nr., die beim Ansprechpartner hinterlegt ist
$contact_email$: email-Adresse, die beim Ansprechpartner hinterlegt ist
$account_no$: Kunden-Nr. des Kunden
$reference$: Kunden-Referenz (Feld "Ihr Zeichen")
$ref_date$: Anfrage-Datum (Feld "Anfrage vom")
$project_no$: Die Projekt-Nr. des verknüpften bzw. zugehörigen Projekts
$doc_no$: Angebots-Nr.: wird von falcana.SALES automatisch vergeben
$subject$: Betreff des Dokuments
$doc_type$: Art des Dokuments ausgeschrieben in Großbuchstaben,
mögliche Werte sind "ANGEBOT", "AUFTRAGSBESTÄTIGUNG", "INTERNER AUFTRAG",
"RECHNUNG", "LIEFERSCHEIN", "GUTSCHRIFT", "BESTELLUNG", "PROFORMA-RECHNUNG"
$doc_type_no$: Bezeichnung der Dokumenten-Nr., z.B. "Rechnungs-Nr.",
"AB-Nr.", "Angebots-Nr.", usw.
$header_text$:Text aus dem Feld "Angebots-Kopf"
$footer_text$: Text aus dem Feld "Angebots-Fuß"
$vorname$: Vorname des Empfängers
$nachname$: Nachname des Empfängers
$titel$: Titel des Empfängers
$title1$: Titel des Empfängers, mit einem nachgestellten Leerzeichen
$anrede$: Anrede des Empfängers: "Herr" oder "Frau" bei Sprache "Deutsch" bzw. "Mr." oder "Mrs." bei Sprache "Englisch"
$form$: Anrede des Empfängers in englisch: "Mr." oder "Mrs."
$formell$: Formelle Anrede des Empfängers: "Sehr geehrter Herr"
oder "Sehr geehrte Frau"
$lieber$: Persönliche Anrede des Empfängers: "Liebe" bzw."Lieber"
$payable_amount_incl_discount$: Zahlbarer Betrag unter Berücksichtigung
von Skonto
$user_short$: Kurzzeichen des Users, der das Dokument erstellt
$user_full_name$: voller Name des Users, der das Dokument erstellt
$user_email$: e-mail des Users, der das Dokument erstellt
$user_tel$: Telefonnummer des Users, der das Dokument erstellt
$user_mobile$: Mobilnummer des Users, der das Dokument erstellt
$uid$: UID-Nr. des Empfängers
$days0$: Haupt-Zahlungsziel: Anzahl Tage
$discount0$: Haupt-Zahlungsziel: % Skonto
$payment_date0$: Fälligkeitsdatum der Rechnung (Dokumentendatum + Anzahl Tage Haupt-Zahlungsziel)
$payable_amount_discount0$: Zahlbarer Betrag unter Berücksichtigung von $discount0$
$days1$: Zahlungsziel 1. Skonto: Anzahl Tage
$discount1$: Zahlungsziel 1. Skonto: % Skonto
$payment_date1$: Fälligkeitsdatum der Rechnung (Dokumentendatum + Anzahl Tage Zahlungsziel 1.)
$payable_amount_discount1$: Zahlbarer Betrag unter Berücksichtigung von $discount1$
$days2$: Zahlungsziel 2. Skonto: Anzahl Tage
$discount2$: Zahlungsziel 2. Skonto: % Skonto
$payment_date2$: Fälligkeitsdatum der Rechnung (Dokumentendatum + Anzahl Tage Zahlungsziel 2.)
$payable_amount_discount2$: Zahlbarer Betrag unter Berücksichtigung von $discount2$
$ust$ Mehrwertsteuersatz/Umsatzsteuersatz in %

Variablen als Individual-Felder

Sie können auch Individual-Felder von Adressen und Projekten in Ihren Vorlagen verwenden. Um festzustellen, wie der Variablen-Name für ein bestimmtes Individual-Feld lautet, öffnen Sie das Fenster zum Bearbeiten des Individual-Feldes im Admin-Bereich. Sie finden dort ein Tooltip-Icon neben dem Namen, wo der Variablen-Name abgerufen werden kann:

Setzen Sie den so ermittelten Variablen-Namen einfach in die docx-Vorlage, um bei Erstellung des Dokuments den Wert aus dem betreffenden Individual-Feld einzusetzen.

Variablen, die als Blöcke definiert werden können

Es gibt Variablen, welche möglicherweise mit Überschriften ins Dokument gesetzt werden sollen. Wenn der Variable jedoch kein Wert aus falcana.SALES zugeordnet wird, sollte auch die zugehörige Überschrift nicht im Dokument aufscheinen. Dazu können die Variable und die zugehörige Überschrift (bzw. auch sonstiger beliebiger Text) in sgn. Block-Variablen eingeschlossen werden, z.B.:

Variablezugehörige
Blockvariable
Beschreibung
$pricing$$BLOCK_pricing$automatisch generierter Text aus dem Feld „Preisstellung“
$general$ $BLOCK_general$ Text aus dem Feld „allgemeine Anmerkungen“
$conditions$ $BLOCK_conditions$ Text aus dem Feld „Konditionen“
$del_terms$ $BLOCK_del_terms$ Text aus dem Feld „Lieferbedingungen“
$payment$ $BLOCK_payment$ automatisch generierter Text mit Zahlungsbedingungen
$lead_time$ $BLOCK_lead_time$ Text aus dem Feld „Lieferzeit“
$delivery_address$ $BLOCK_delivery_address$ automatisch generierter Text mit der Lieferadresse (nur bei Faktura-Dokumenten)
$validity$ $BLOCK_validity$ Text aus dem Feld „Angebotsgültigkeit“

• Enthält die Variable „$pricing$“ einen Text, so wird dieser anstelle der Variable in das Dokument geschrieben.
• Ist „$pricing$“ hingegen leer, wird der gesamte Block inklusive der Block-Variablen gelöscht, d.h. auch die Überschrift „Preisstellung“ (oder sonstiger Text, der innerhalb der umgebenden Block-Variablen stehen könnte) wird aus dem Dokument gelöscht.

Die umgebenden Blockvariablen „$BLOCK_pricing$“ werden in beiden Fällen entfernt.

Tabelle mit den Angebotspositionen

Um die Positionen aus der Eingabemaske in falcana.SALES im Angebot aufzulisten, erstellen Sie eine beliebige Tabelle im Word-Dokument. Sie können hier wahlweise eine Zeile z.B. mit den Spalten-Überschriften einfügen.
Wichtig ist jedoch, dass Sie eine Zeile in der Tabelle definieren, welche die Positions-Variablen enthält. Diese eine Zeile vervielfältigt sich automatisch, je nach Anzahl der Positionen, die Sie in falcana.SALES definiert haben, z.B. wird aus folgender Vorlage:

nach dem Erstellen des Dokuments folgendes:

Folgende Variablen können in der Tabelle verwendet werden:

VariableBeschreibung
$p$Positions-Nr.; wird automatisch durch falcana.SALES generiert
$q$Anzahl
$u$Mengeneinheit
$pos_subject$Überschrift der Position
$pos_text$Positionstext inkl. Artikel-Nr. und Lieferzeit
$description$Die beiden vorhergehenden Variablen zusammengefügt;
die Überschrift wird dabei fett geschrieben
$pos_text1$Positionstext ohne Artikel-Nr. und Lieferzeit
$article$Artikel-Nr.
$leadtime$Lieferzeit
$sp$Einzelpreis
$tp$Gesamtpreis der Position

Beispiel: folgende Vorlage:

… erzeugt nach dem Erstellen des Dokuments folgende Ausgabe:

Signatur-Grafik einfügen

Es wird auch die Möglichkeit geboten, eine Signatur-Grafik in die Dokumente einfügen zu lassen. Dabei wählt das System automatisch die Grafik jenes Users, der das Angebot erstellt.

Die Signatur-Grafik kann jeder User in seinen User-Einstellungen hinterlegen, indem das nachstehend rot umrahmte Icon geklickt wird. Dort lässt sich auch die gewünschte Breite der Grafik im Dokument einstellen:

Die Einbindung in die Word-Vorlage ist möglich, indem an die gewünschte Stelle eine beliebige Platzhaltergrafik gesetzt wird (verwenden Sie dafür am Besten eine .jpg- oder .png-Grafik).
Wichtig ist die Zuweisung einer Variablen an die Platzhalter-Grafik, indem mit Rechtsklick „Grafik formatieren“ gewählt und unter „Alternativtext“ bei „Beschreibung“ die Variable
$signature_image$ eingesetzt wird:

Variablen für Schlussrechnungen

Um bei Schlussrechnungen eine Tabelle der bisherigen Zahlungen einzufügen, sind nachfolgende Variablen verfügbar:

Die Zeile mit den Variablen $fi_text$, $fi_net$, $fi_vat$ und $fi_gr$ wird dabei ja nach Anzahl der getätigten Zahlungen automatisch vervielfältigt, d.h. pro Teilzahlung wird eine separate Zeile erstellt.

VariableBeschreibung
$fi_sum_net$Gesamtbetrag der Schlussrechnung netto
$fi_sum_vat$Mwst. des Gesamtbetrages
$fi_sum_gr$Gesamtbetrag der Schlussrechnung brutto
$fi_text$Text mit Zahlungsdetails zu einer Teilzahlung
$fi_net$Nettobetrag der Teilzahlung
$fi_vat$Mwst.-Betrag der Teilzahlung
$fi_gr$Bruttobetrag der Teilzahlung
$final_net$Restforderung ( Gesamtbetrag der Schlussrechnung minus Teilzahlungen) netto
$final_vat$Mwst.-Betrag der Restforderung
$final_gr$Restforderung ( Gesamtbetrag der Schlussrechnung minus Teilzahlungen) brutto

Vorlage für Schlussrechnung herunterladen

Aktualisiert am 5. Februar 2020

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