falcana bietet die Möglichkeit, Rechnungen als XML gemäß dem XRechnungs-Standard in Deutschland zu exportieren oder per Mail zu versenden.
Kostenpflichtige Erweiterung
„XRechnung“ ist bei der kostenpflichtigen Erweiterung „E-Rechnung“ von falcana enthalten und setzt das Faktura-Modul voraus. Für eine Freischaltung wenden Sie sich bitte an das falcana-Team.
In falcana kann pro Mandant eingestellt werden, ob XRechnungen generiert und automatisch beim Mailversand angehängt werden.
Die Einstellungsmöglichkeit für den E-Mail-Versand sowie der Button zum Generieren der XRechnung sind nur vorhanden, wenn „XRechnung (Deutschland)“ beim jeweiligen Mandanten aktiviert ist.
Wenn ausgewählt wird, dass XRechnungen standardmäßig bei E-Mails von Rechnungen angehängt werden, dann wird bei Rechnungen die Einstellung „XRechnung bei der E-Mail anhängen“ vorbelegt, wenn diese die folgenden Kriterien aufweist:
- Bei der Adresse handelt es sich um eine Firma oder einen Verein
- Beim Land der Adresse ist „Deutschland“ hinterlegt
Der vorbelegte Standardwert kann für jedes Dokument manuell übersteuert werden.
Wenn „XRechnung bei der E-Mail anhängen“ bei einem Dokument gesendet ist, wird automatisch ein entsprechendes XML-File generiert und zusätzlich zum PDF-Dokument bei der E-Mail angehängt. Zusätzlich dazu, kann die XRechnung auch jederzeit mit dem Button „XRechnung“ manuell generiert werden.
Voraussetzungen für eine korrekte XRechnung
Damit eine XRechnung gültig ist und den Richtlinien entspricht, müssen folgende Angaben in falcana hinterlegt werden:
- UID-Nr., IBAN und BIC des eigenen Unternehmens: diese Angaben werden im Admin-Bereich unter „Mandanten / Produktgruppen / Vertriebsgruppen“ beim jeweiligen Mandanten hinterlegt:
Testen der XRechnung
Es wird ein kostenloser Validator zur Prüfung vom XRechnungen angeboten, in dem man das generierte XML hochladen und auf Gültigkeit überprüfen kann. Bei dem Format muss dabei „XRechnung UBL Invoice 3“ angegeben werden:
XRechnung Online validieren
Im Erfolgsfall erhält man eine entsprechende Meldung:
