Um in falcana eine neue Adresse anzulegen, gehen Sie in den Bereich „Adressen“. Klicken Sie in der Adress-Übersicht auf das Icon „Neu“ -> es öffnet sich eine leere Eingabemaske für eine neue Adresse.
Sie können jedoch auch bei einer bereits bestehenden Adresse „Neu -> Neue Adresse“ wählen, um zum selben Ergebnis zu kommen.
Beim Anlegen der Adresse sollten Sie folgendes beachten:
- Für jede Adresse muss eine Adress-Art festgelegt werden. Hier stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
– Firma
– Verein
– Familie
– Privatperson
Die Adress-Arten „Firma“, „Verein“ und „Familie“ unterscheiden sich punkto Funktion nicht: es handelt sich jeweils um eine übergeordnete Adresse, welcher beliebig viele Ansprechpartner zugeordnet werden können.
Eine Sonderstellung nimmt hingegen die Auswahl „Privatperson“ ein:
diese kann gewählt werden, wenn der Kunde tatsächlich eine Einzelperson ist. In diesem Fall legt falcana die Person zugleich als Ansprechpartner an:
- Die unter „Privatperson“ eingegebenen Kontaktdaten wie Tel., Fax, Mobil, e-mail bzw. die Postanschrift werden beim Ansprechpartner als private Kontaktdaten angezeigt.
- Jede Adresse muss einem User und einer Vertriebsgruppe zugeordnet sein, welche(r) für die Adresse zuständig ist.
Diese Zuordnung ist wichtig für diverse Auswertungen, ist aber auch für die Berechtigungs-Steuerung relevant: nach der Zuordnung der Vertriebsgruppe wird entschieden, ob ein User Lese- oder Schreibrechte für die Adresse hat bzw. die Adresse gar nicht sehen darf (zu Berechtigungen siehe Benutzerverwaltung). - Produktgruppen (Slide Panel „Firmeninfos / Vertriebsstatus“): Legen Sie hier fest, welche Produktgruppen für diesen Kunden interessant sein könnten, bzw. welche Produkte er eventuell bereits von Ihnen gekauft hat. Dadurch lassen sich entsprechende Auswertungen generieren.
- Vertriebsstatus (Slide Panel „Firmeninfos / Vertriebsstatus“): Vergeben Sie einen Vertriebsstatus für die Adresse:
- „nicht kontaktiert“: wenn Sie die Adresse schon ins System aufgenommen haben, aber noch keinen Kontakt hatten
- „Lead“: wenn die Adresse grundsätzlich als Kunde in Frage kommt, es aber noch keine konkreten Projekte gibt
- „Opportunity“: wenn es bereits konkrete Projekte/Anfragen/Angebote gibt
- „Kunde“: wenn Sie bereits Geschäfte gemacht haben
- „Nicht interessant“: wenn Sie nach der Kontaktierung herausgefunden haben, dass keine Geschäftsmöglichkeit besteht
- Sie sollten zu jeder Adresse zumindest einen Ansprechpartner hinterlegen.
- Zur Adresse gehörende Telefonnotizen, Besprechungsnotizen, etc. sowie e-mails (mithilfe des Outlook-Plugins oder des macOS email-Connectors) können in der Adress-Chronologie gespeichert werden. Für Details siehe den Artikel Chronologie-Einträge.
Sie können bei den Adressen auch abweichende Liefer- bzw. Rechnungsanschriften hinterlegen bzw. verwalten. Infos dazu finden Sie hier.