falcana ermöglicht die Erstellung von Verteilerlisten über den Einsatz von sehr umfangreichen Filtern.
Verteilerlisten bilden die Basis für alle Kampagnen-Typen im Marketing-Bereich von falcana, da sie die zu kontaktierenden Empfänger enthalten. Verteilerlisten enthalten die Empfänger für:
- Newsletter bzw. e-mail-Kampagnen
- Postaussendungen
- Presseaussendungen
- Telefonkampagnen
Neue Verteilerliste erstellen
Um eine neue Verteilerliste zu erstellen, öffnen Sie in der Marketing-Übersicht das Slide Panel „Verteilerlisten“ und klicken auf „Neu“:
Im nun geöffneten Screen geben Sie der Verteilerliste einen Namen und klicken anschließend auf „Speichern“:
Es ist empfehlenswert, als Benennung einen sprechenden Namen zu wählen, der Sie auf einen Blick gleich erkennen lässt, worum es dabei geht, z.B. „alle Kunden für Produkt X seit 2018“ oder „Messe-Einladung für Messe München 2019“
Fixe Auswahl von Empfängern vs. Filter
Bitte beachten Sie grundsätzlich: „e-mail2“ aus Ansprechpartner/Privatadresse wird nie für Aussendungen verwendet!
Bei Marketing-Aussendungen wird immer auf die Felder „e-mail“ zurückgegriffen.
Sie haben 2 unterschiedliche Möglichkeiten, Empfänger zur Verteilerliste hinzuzufügen:
- Eine fixe Auswahl an Empfängern
- Filterkriterien, die auf die Empfänger zutreffen
Worin besteht der Unterschied?
Fixe Auswahl von Empfängern
Eine fixe Empfängerauswahl bedeutet, dass Sie Personen namentlich auswählen und zur Verteilerliste hinzufügen. Wenn später neue Adressen oder Ansprechpartner in der Adressdatenbank hinzukommen, verändert das ihre Verteilerliste nicht.
Definieren von Filtern
Filter haben hingegen den großen Vorteil, dass Ihre Verteilerliste sich dynamisch mitverändert, wenn neue Adressen oder Ansprechpartner hinzukommen, die ebenfalls den Filterkriterien entsprechen.
Beispiel: Sie definieren einen Filter „alle Adressen mit Vertriebsstatus = ‚Kunde'“.
Wenn Sie derzeit 100 Kunden haben, werden diese 100 Adressen am Verteiler sein.
Kommt nächste Woche ein neuer Kunde hinzu, der ebenfalls den Vertriebsstatus=’Kunde‘ bekommt, wird dieser Kunde bei der nächsten Aussendung automatisch mit am Verteiler sein, d.h. Ihre Aussendung geht dann an 101 Adressen, ohne dass Sie den Verteiler nachbearbeiten mussten.
Sie können in einer Verteilerliste durchaus auch beide Varianten mischen, z.B. um einige Empfänger über Filter zu definieren, und ein paar ausgewählte Personen noch als fixe Auswahl hinzuzufügen.
Empfänger zur Verteilerliste hinzufügen
Wenn Sie im Verteilerlisten-Screen auf ‚+‘ klicken, öffnet sich ein Menü mit den folgenden 5 Möglichkeiten:
⇒ Personen mit Zuordnung zu einer Adresse, auf welche die folgenden Filter zutreffen:
Dadurch können Sie Ansprechpartner von Adressen hinzufügen. Sie können in der Folge sowohl nach Kriterien der Adressen als auch der Ansprechpartner selbst filtern.
Im Detail stehen folgende Filter zur Verfügung:
- Auf Felder der Adresse trifft folgendes zu
Sie können hier nach verschiedensten Feldern der Adresse filtern, zu welchen die auszuwählenden Personen zugeordnet sind, z.B. Adress-Typ, Name, PLZ, Land, Sprache, Vertriebsgruppe, Vertriebsstatus uvm., sowie auch nach allen Adress-Individualfeldern. - hat eine Rechnung erhalten, auf welche folgendes zutrifft
Hier können Sie Rechnungsmerkmale angeben, z.B. Zeitraum der Rechnung, Merkmale enthaltener Positionen (Artikel-Nr., Produktgruppe, …) sowie alle Dokumenten- und Positionen-Individualfelder.
Sie können hiermit also alle Adressen, zu welchen die auszuwählenden Personen zugeordnet sind, herausfiltern, die z.B. in den letzten 3 Monaten ein bestimmtes Produkt gekauft (und verrechnet bekommen) haben. - hat ein Angebot erhalten, auf welches folgendes zutrifft
Analog zur Rechnungen oben, allerdings auf Angebote bezogen.
Sie können hiermit also alle Adressen, zu welchen die auszuwählenden Personen zugeordnet sind, herausfiltern, die z.B. im letzten Jahr ein Angebot zu einem bestimmten Artikel erhalten haben. - Auf Felder der Person trifft folgendes zu
Sie können hier nach verschiedensten Feldern der Person (Ansprechpartner) filtern, z.B. Anrede, Name, Sprache, Funktion, Abteilung sowie alle Ansprechpartner-Individualfelder. - der e-mail-Status ist folgender
Der e-mail-Status der auszuwählenden Personen nach Farbcode:
grün=Newsletter-Erlaubnis erteilt
blau=keine Erlaubnis erteilt, aber auftrechte Kundenbeziehung
orange=keine Erlaubnis erteilt, und auch kein Blacklist- oder Robinson-Eintrag
rot=e-mail-Adresse steht auf der Blacklist oder Robinson-Liste
Wichtige AnmerkungIdealerweise wird man für e-mail- und Newsletter-Verteilerlisten ausschließlich den Status grün und/oder blau verwenden, da mit orange und rot Empfänger ohne Erlaubnis angeschrieben werden würden.
⇒ Personen, auf deren Privat-Kontaktdaten die folgenden Filter zutreffen:
Hier können sie Filter auf die privaten Kontaktdaten von Ansprechpartnern setzen. Diese Option ist vor allem wichtig, wenn Sie Ansprechpartner integrieren wollen, die keiner Adresse zugeordnet sind.
⇒ Adressen, auf welche die folgenden Filter zutreffen:
Mit dieser Option können Sie ausschließlich Adressen (inkl. Privatpersonen) selektieren.
Im Detail stehen folgende Filter zur Verfügung:
- Auf Felder der Adresse trifft folgendes zu
Analog zur Beschreibung oben - hat eine Rechnung erhalten, auf welche folgendes zutrifft
Analog zur Beschreibung oben - hat ein Angebot erhalten, auf welches folgendes zutrifft
Analog zur Beschreibung oben - der e-mail-Status ist folgender
Analog zur Beschreibung oben, allerdings betrifft der e-mail-Status hier die Mail-Adressen, die der Adresse direkt zugeordnet sind.
⇒ folgende fixe Auswahl an Personen:
Hiermit können Ansprechpartner fix ausgewählt werden (siehe oben „Fixe Auswahl von Empfängern“).
a) Klicken Sie dazu den Button „Datensätze zur Auswahl hinzufügen“:
Es öffnet sich ein Fenster mit allen in der Datenbank gespeicherten Ansprechpartnern. Sie können hier – wie aus allen anderen Bereichen der Software gewohnt – Filter auf die einzelnen Spalten verwenden, um die Anzeige der Datensätze einzuschränken:
b) Wählen Sie aus dem Auswahlfenster jene Personen aus, die Sie fix zur Verteilerliste hinzufügen wollen. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:
- bei gedrückter Strg-Taste (bzw. Cmd bei Mac) die einzelnen Datensätze anklicken
- für eine Bereichsauswahl den ersten auszuwählenden Datensatz klicken, dann bei gedrückter Shift-Taste den letzten auszuwählenden Datensatz klicken
- ebenfalls für eine Bereichsauswahl: mit der Maus einen Rahmen über die auszuwählenden Datensätze ziehen
Wenn alle Datensätze ausgewählt wurden, klicken Sie „Markierte Datensätze zur Verteilerliste hinzufügen“:
Dadurch schließt sich das Auswahlfenster, und die ausgewählten Datensätze erscheinen in der Anzeige:
Sie können den unter a) und b) beschriebenen Vorgang beliebig oft wiederholen, um der Auswahl weitere Personen hinzuzufügen.
⇒ folgende fixe Auswahl an Adressen:
Hiermit können Adressen (inkl. Privatpersonen) fix ausgewählt werden (siehe oben „Fixe Auswahl von Empfängern“).
Die Vorgehensweise ist analog zur oben beschriebenen Auswahl von Personen.
Wenn eine Adresse oder Person mehrfach selektiert wurde
Wenn ein Empfänger (d.h. eine Adresse oder eine Person) aufgrund von verschiedenen Filtern und/oder fixer Auswahl mehrfach in der Auswahl erscheinen würde, ist sie trotzdem nur 1x in der Verteilerliste enthalten.
Jeder Empfänger wird also bei einer Newsletter-Aussendung nur 1x angeschieben.
Verteilerlisten exportieren (-> xlsx-Datei)
Verteilerlisten können aus dem Marketingmodul heraus bequem ins Excel exportiert werden. Dazu wählt man im Marketing Modul das Slide-Panel „Verteilerliste“ aus und öffnet die gewünschte Verteilerliste.
Per anschließendem Klick auf das Excel-Icon in der linken Menüleiste kann man die aktive Auswahl exportieren.
In Verteilerliste bestimmte, einzelne Email-Adressen blocken/einzelne E-Mails in Verteilerliste deaktivieren
Sollen einzelne, per Filter gewählte E-Mail-Adressen in einer Verteilerliste nicht aufscheinen, kann man diese gezielt blocken. Dazu müssen diese in der Vorschau der Verteilerliste zu „nicht inkludierte Empfänger“ verschoben werden:
