falcana ist eine webbasierte Software. Das bedeutet, dass sie nicht im klassischen Sinn installiert wird, sondern auf einem Webserver liegt und über das Internet erreichbar ist.
Inhalte, die man in der Software anlegt, werden über eine Datenbank verwaltet. Handelt es sich dabei um tatsächliche Dateien wie zum Beispiel E-Mail-Nachrichten oder Dokumente, werden diese Anhänge über das Internet zum falcana Webserver hochgeladen und dort abgespeichert.
Hat man einen eigenen Cloudspeicher zur Verfügung, kann man diesen Speicherplatz über eine falcana Cloudspeicher-Schnittstelle ansprechen und zum Ablegen solcher ergänzender Dateien verwenden.
Hinweis: Bei der Cloudspeicher-Schnittstelle handelt es sich um ein falcana Add-On. Es fallen einmalige Anschaffungskosten für diese Erweiterung an. Bei Fragen steht das >> falcana Team gerne zur Verfügung! 👨🚀👩🚀🚀
Unterstützte Cloudspeicher
Die falcana Cloudspeicher-Schnittstelle kann für die Microsoft-Cloudspeicher-Lösungen SharePoint und OneDrive wie auch für andere, WebDAV-fähige Cloudspeicher eingerichtet werden.
- Standard
- WebDAV
- OneDrive
- SharePoint
Das ist der Normalfall ohne Cloudspeicher-Schnittstelle. Lädt man Dateien über das Büroklammer-Symbol hoch oder legt man E-Mail-Nachrichten in der Chronologie ab, werden diese Dateien am falcana Server gespeichert.
Man kann Dateien am Firmenserver, im firmeneigenen Netzwerk oder auch in einem NAS-Speichersystem ablegen. NAS steht für „Network Attached Storage“ und ist sozusagen eine über das Internet erreichbare externe Festplatte.
Die Voraussetzung ist, dass der verwendete Speicherplatz WebDAV-fähig ist und über das Internet angesprochen werden kann.
WebDAV steht für Web-based Distributed Authoring and Versioning. Es ermöglicht die Bereitstellung von Dateien über das Internet.
OneDrive ist eine Microsoft-Lösung für das cloudbasierte Ablegen und Speichern von Dateien, wenn diese Dateien hauptsächlich von einer Person benötigt und nur in bestimmten Fällen mit anderen Personen geteilt werden.
Link-Empfehlung dazu >> microsoft.com.
SharePoint ist eine Microsoft-Lösung für das cloudbasierte Ablegen und Speichern von Dateien, die für Teams bestimmt sind bzw. die mehrere Personen zum Arbeiten benötigen.
Link-Empfehlung dazu >> microsoft.com.
Hinweis: Die notwendigen Einstellung zur Einrichtung der Cloudspeicher-Schnittstelle erfolgen in den Admin Einstellungen und benötigen falcana Administrator-Rechte.
Konfiguration in falcana
Die Konfiguration der Schnittstelle erfolgt in den >> Admin Einstellungen über den Fußzeilen-Button >> Diverse Tools.
Durch Klick auf „Cloudspeicher-Schnittstelle“ öffnet sich das entsprechende Dialogfenster mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.
Je nach gewähltem Cloudspeicher sind verschiedene Einstellungen erforderlich, um eine erfolgreiche Verbindung herzustellen.
Hinweis: Aktuell findet man bei den Speicherarten noch eine Kombination aus OneDrive & SharePoint. Dabei handelt es sich um ein Auslaufmodell, welches daher nicht mehr im Detail beschrieben wird.
Speicherart WebDAV
Für WebDAV-fähige Cloudspeicher müssen Server, Port, Speicherort, Benutzername und Passwort angegeben werden.
Beim Server wird die IP-Adresse oder Domain eingetragen. Beim Speicherort wird der vollständige Pfad zum Root-Verzeichnis inklusive IP-Adresse angegeben (z. B. https://00.00.000.000/meinspeicherplatz).
Hinweis: Damit Dateien über falcana im eigenen Cloudspeicher abgelegt werden können, muss der Zugriff auf den Cloudspeicher erlaubt werden. Bei einem NAS-System kann das z. B. erfolgen, indem man falcana auf die „Whitelist“ setzt.
Speicherart OneDrive
Bei Microsoft OneDrive wird ein Ordner-Name als Speicherort angegeben. In diesem Ordner werden die falcana Struktur aufgebaut und die Dateien abgelegt.
Beim Benutzernamen wird die E-Mail-Adresse eines Benutzers mit den entsprechenden Microsoft-Berechtigungen angegeben.
Durch Klick auf den Button „Berechtigungen anfordern“ wird das Microsoft-Konto des Benutzers aufgerufen, um den Berechtigungsvorgang für die Verbindung durchzuführen.
Speicherart SharePoint
Bei Microsoft SharePoint wird als Speicherort ein Site-Name angegeben. Im Ordner zu dieser SharePoint-Seite werden die falcana Struktur aufgebaut und die Dateien abgelegt.
Beim Benutzernamen wird die E-Mail-Adresse eines Benutzers mit den entsprechenden Microsoft-Berechtigungen angegeben.
Durch Klick auf den Button „Berechtigungen anfordern“ wird das Microsoft-Konto des Benutzers aufgerufen, um den Berechtigungsvorgang für die Verbindung durchzuführen.
Hinweis: Die SharePoint Seite muss bereits existieren. Sie wird von Microsoft-Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen angelegt.
Zusatzeinstellungen
Hat man die Speicherart ausgewählt und eingerichtet, nimmt man die Zusatzeinstellungen vor.
➡️ Möchte man, dass die Ordner zu Chronologie-Einträge mit der Chronologie-ID angelegt werden, hakt man die entsprechende Checkbox an. Die Ordnerbezeichnung setzt sich dann aus Datum, ID und Kommunikationsart zusammen.
➡️ Möchte man, dass auch E-Mail-Nachrichten, die man in falcana Chronologien ablegt, auf dem Cloudspeicher transferiert werden, hakt man diese Checkbox an.
➡️ Zur Gestaltung der falcana Ordnerstruktur wählt man zwischen Adress- und Modulbasis aus.
Bei der Adressbasis wird ein Ordner für die Adresse angelegt. Alle zur Adresse gehörenden Projekte, Auftragsmappen, Supportfälle, Reklamationen etc. werden in Unterordnern abgelegt.
Bei der Modulbasis werden falcana Module wie Projekte oder Support als Hauptordner angelegt. In diesen Hauptordnern werden die Elemente wie z. B. einzelne Supportfälle als Unterordner angelegt.
➡️ Man wählt aus, welche Ordner automatisch angelegt werden sollen (unabhängig davon, ob es bereits Inhalte dazu gibt).
Einrichtung abschließen & testen
Am Ende des Dialogfensters können Berechtigungen angefordert, die Verbindung getestet sowie die in falcana vorhandenen Dateien zum Cloudspeicher verschoben werden.
Wichtig: Das Verschieben der Daten sollte erst dann erfolgen, wenn man sicher ist, dass der gewählte Speicherort passt.
Good to know: Bricht die Verbindung beim Verschieben ab, kommt es zu keinem Datei-Verlust. Das Verschieben erfolgt pro Datei. Die Datei wird erst dann von der Quelle gelöscht, wenn sie erfolgreich verschoben wurde.
falcana Dateiablage & Ordnerstruktur
Wie erwähnt, gibt es in falcana die Möglichkeit, ergänzende Dateien zu hinterlegen.
Standardmäßig werden diese Dateien am falcana Server gespeichert. Richtet man die falcana Cloudspeicher-Schnittstelle ein, kann ein eigener Cloudspeicher für diese Dateien verwendet werden.
Solche Dateien können zum Beispiel Pläne und Konzepte sein, die man für ein bestimmtes Projekt erstellt hat und die man direkt zu diesem Projekt ablegen möchte.
Das Abrufen und Hochladen der Dateien wird dabei immer über das Briefklammer-Symbol ermöglicht. Dieses findet man bei den Fußzeilen-Buttons und bei einzelnen Chronologie-Einträgen.
Profi-Tipp: Um Chronologie-Einträge mit Datei-Anhängen speziell zu kennzeichnen, kann man in den Admin Einstellungen eine eigene Kommunikation-Art anlegen (siehe dazu >> Die Chronologie-Einträge).
Hinweis: Eine falcana Besonderheit ist, dass zur Ablage von Dateien eine nachvollziehbare Ordnerstruktur mit „sprechend“ benannten Ordnern erstellt wird.
Bei Adressen, Aufträgen, Projekten und Support ist der erste Teil der Namensgebung immer die ID des Datensatzes, also z. B. die Kunden-Nr. bei Adressen oder die Projekt-Nr. bei Projekten.
Solange diese nicht verändert wird, findet falcana die richtige Zuordnung und zeigt die Dateien bei Klick auf das Briefklammer-Symbol an.
Hinweis: Über das Büroklammer-Symbol werden auch Dateien angezeigt, die direkt auf dem Cloudspeicher in der falcana Ordnerstruktur abgelegt wurden (sofern sie im richtigen Ordner abgelegt wurden). 📎
Tipp: Ordner-Inhalte aktualisieren
Durch Klick auf das Büroklammer-Symbol kann das Aktualisieren bzw. das Anlegen einzelner Ordner angestoßen werden.
➡️ Bei Adressen werden die jeweiligen Adresse und dazugehörende Projekte aktualisiert.
➡️ Bei Chronologien, Gesprächsberichten, Supportfällen oder Reklamationen wird durch Klick auf die Klammer der entsprechende Ordner angelegt, sofern er noch nicht bestand.
Will man alle Inhalte aktualisieren, kann man dazu den Menüpunkt „Cloud-Ordner aktualisieren“ im Dashboard-Menü verwenden.
Tipp: Ordner-Button einrichten
Auf Windows-Geräten kann man die Cloudspeicher-Ordner direkt aus falcana heraus öffnen. Nach der Einrichtung ist der entsprechende Button „Ordner öffnen“ in der Fußzeile und bei Chronologie-Einträgen verfügbar.
Zur Einrichtung dieser Funktion sind zwei Schritte erforderlich.
Unter >> Meine Einstellungen >> Software Einstellungen wird im Feld „Lokaler Cloud-Speicherort“ der entsprechende Pfad eingetragen.
Standardmäßig können Browser-Programme nicht direkt auf den Windows- bzw. Datei-Explorer zugreifen. Damit dieser Pfad über ein Browser-Programm geöffnet werden kann, benötigt man ein Zusatzprogramm.
Dieses Zusatzprogramm steht als Plugin „falcana Datei-Explorer“ im Dashboard-Menü unter „Downloads“ zur Verfügung.
Wenn das Plugin erfolgreich installiert wurde, kann man den Button „Ordner öffnen“ verwenden. Beim erstmaligen Klick öffnet sich ein Info-Fenster, wo man diese Funktion bestätigt.
Hinweis: Das Installieren dieses Plugins auf dem eigenen Gerät muss erlaubt und möglich sein. Die entsprechende Berechtigung wird vom IT-Administrator bzw. der eigenen IT-Abteilung vergeben.
Do’s & Dont’s
Das Ablegen im eigenen Cloudspeicher hat verschiedene Vorteile. Man benötigt weniger Speicherplatz am falcana Server, kann die sprechende falcana Ordnerstruktur zur Ablage zusätzlicher Dateien nutzen und diese Dateien direkt verwalten (ohne falcana aufrufen zu müssen).
Was man dabei bedenken sollte – das direkte Zugreifen auf die falcana Ordnerstruktur ermöglicht auch direkte Änderungen. Das ist in Hinsicht auf die Struktur, das Löschen von Dateien und das Zugreifen auf Dateien entscheidend.
Hinweis I: Für Dateien, die nicht am falcana Server, sondern auf dem eigenen Cloudspeicher abgelegt werden, ist man selbst verantwortlich. Das betrifft insbesondere regelmäßige Sicherungen und das Erstellen von Backups. Gelöschte Dateien können von falcana nicht wiederhergestellt werden.
Hinweis II: In falcana können nur falcana User auf Inhalte zugreifen. Die in falcana erteilten Zugriffsberechtigung gelten ausschließlich für die Software. Das Einrichten, Verwalten und Vergeben von Zugriffsberechtigungen auf die Inhalte in Cloudspeicher-Ordnern obliegt dem Kunden.
Hinweis III: Falls sich der Name einer Adresse oder eines Projekts ändert, findet falcana den richtigen Ordner über die ID und benennt den Rest des Ordnernamens um. Werden jedoch Ordner aus der falcana Ordnerstruktur verschoben oder Ordner-IDs geändert, ist das nicht mehr möglich. falcana findet die Ordner und Dateien dann nicht mehr.
Abschließender Hinweis: Das falcana Team hilft bei Fragen zur Cloudspeicher-Schnittstelle. Für das tatsächliche Einrichten und Verwenden eines eigenen Cloudspeichers zieht man jedoch am besten die eigene IT-Betreuung zu Rate. 🖥️