Wozu dienen eigentlich Auftragsmappen?
Die Auftragsmappen im Fakturamodul dienen der ordentlichen Organisation bzw. übersichtlichen Archivierung aller Dokumente resultierend aus einer Kundenbestellung.
Für jeden Geschäftsfall wird eine Auftragsmappe angelegt. Hier werden alle Dokumente zu diesem Geschäftsfall erstellt/gespeichert/abgelegt:
- Auftragsbestätigung
- interner Produktionsauftrag
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
- Stornorechnung
- Bestellung (Lieferanten)
- etc.
Auch in der Auftragsmappe gibt es eine Chronologie, in der jegliche Korrespondenz zu dem Geschäftsfall erfasst/abgelegt werden kann (Telefonate, E-Mails, interne Bemerkungen, etc).
Auftragsmappe anlegen
Dem Auftrag wird eine Bezeichnung und ein Kunde zugewiesen, man kann diesen auch mit einem Projekt bzw. Event verknüpfen:
Dokumente/Rechnung in Auftragsmappe erstellen
Wenn Sie nun Dokumente erstellen möchten, klicken Sie erneut auf das +Icon und wählen Sie das entsprechende Dokument aus (hier: Rechnung).
Das erstellte Dokument ist nun automatisch der zuvor angelegten Auftragsmappe (hier Nr. 000021) untergeordnet.
Geben Sie nun sämtliche für den Auftrag relevanten Informationen bzw. Daten, Texte für Kopf- und Fußzeilen, Artikelpositionen, Konditionen etc. ein.
Wie Sie an dieser Stelle Daten aus einem bereits bestehenden Dokument importieren (z.B. Auftragsbestätigung in eine Rechnung übernehmen) entnehmen Sie bitte diesem weiterführenden Hilfeartikel.
Dokument einer anderen Auftragsmappe zuordnen
Wenn Sie die Zuordnung eines Dokuments ändern wollen (ein Dokument zu einer anderen Auftragsmappe verknüpfen) klicken Sie auf das kleine Zahnrad-Symbol:
Auftragsmappe abschließen
Ist der Geschäftsfall erledigt, wird die Auftragsmappe abgeschlossen und gespeichert:
Mehrere Auftragsmappen gemeinsam abschließen
- In der Übersicht „Auftragsmappen“ alle markieren, die auf „abgeschlossen“ gesetzt werden sollen.
- Klick auf „Mehrfachbearbeitung“
- Häkchen setzten bei „Auftragsmappen abschließen“ und „Änderungen durchführen“.
