Mit dem Button „Aktuell gefilterte Adressen umschlüsseln“ kann man verschiedene Adress-Zuordnungen bei mehreren Datensätzen gleichzeitig ändern.
Anwendungstipp: Diese Funktion wird oft genutzt, wenn sich Aufgabengebiete ändern und man User-Zuständigkeiten neu vergeben möchte.
Voraussetzung: Diese Funktion steht ausschließlich falcana Usern mit Administrator-Rechten zur Verfügung (andere User-Typen sehen diesen Button im Adress-Modul nicht).
Mögliche Änderungen & Spalten-Filter
Mit dieser Funktion können die Zuständigkeit für die Adresse, die Vertriebsgruppe der Adresse, der Vertriebsstatus der Adresse, die Konzern-Zugehörigkeit von Adressen, der Status der Adresse, die Projekt-Zuständigkeit zur Adresse und die Aufgaben-Zuständigkeit zur Adresse und den Projekten zur Adresse geändert werden.
Wichtig: Für das korrekte Umschlüsseln ist das Setzen der passenden Spalten-Filter entscheidend.
Anwendungsbeispiel:
Alle aktiven Adressen mit dem Vertriebsstatus "Lead" sollen auf den Vertriebsstatus "Opportunity" geändert werden.
Spaltenfilter:
Aktiv (1) und Vertriebsstatus (2)Im Dialogfenster wird angegeben, wie viele Adressen es laut den gewählten Spaltenfiltern gibt.
Wichtig: Wenn hier 100% angezeigt werden, hat man vermutlich vergessen, einen Spaltenfilter zu setzen.
Gefilterte Datensätze umschlüsseln
Ist die Auswahl der Adress-Datensätze wie gewünscht erfolgt, können die angezeigten Datensätze umgeschlüsselt werden. Man hakt die gewünschten Änderungen an und wählt den neuen Wert aus.
Tipp: Die unteren beiden Checkboxen ermöglichen eine neue Zuordnung von Projekten und Aufgaben zur Adresse bzw. den Projekten zur Adresse.
Durch einen Klick auf den Button „Änderungen durchführen“ werden die Adressen umgeschlüsselt. Es erscheint eine Info-Meldung, welche Umschlüsselungen durchgeführt wurden und wie viele Datensätze betroffen waren.
Hinweis: Hatte eine der gefilterten Adressen bereits den gewählten Wert gesetzt, wird diese nicht zu der Anzahl der betroffenen Datensätze gezählt.
Tipp: Umschlüsseln von Projekten
Für Kunden, die mit dem Projekte-Modul arbeiten, gibt es eine ähnliche Funktion in der Projekt-Übersicht. Über das violette Umschlüsseln-Icon kann man die Zuständigkeit und den Projekt-Status ändern.
Abschließender Hinweis: Diese Vorgangsweise ist mit der Mehrfachbearbeitung in anderen Übersichten vergleichbar. Für das Umschlüsseln muss jedoch das Filtern von Datensätzen möglich sein; ein reines Markieren von Datensätzen reicht nicht aus.