1. Eigene Adressdaten in die falcana Datenbank importieren
Damit Sie Ihre eigenen Adressen in falcana einspielen können, benötigen Sie diese als *.xlsx- oder *.csv-File. Wir empfehlen, Ihre Adressdaten in unsere falcana Vorlage zu transferieren.
Die Adressdaten und die Daten der Ansprechpartner werden in 2 separaten Schritten importiert. Jede Kundenadresse muss mit einer Kundennummer versehen sein, die entweder schon besteht und importiert wird oder auch neu vergeben werden kann (in der Quelldatei oder automatisch, in diesem Fall wird das Feld Kundennummer beim Import freigelassen, falcana vergibt automatisch Kundennummern bei leeren Feldern).
Falls Sie in weiterer Folge auch Ansprechpartner zu den Firmenadressen importieren möchten, beachten Sie bitte, dass bei der Bearbeitung der Datenquelle(n) der Bezug von Kundennummer zu Ansprechpartner nicht verloren geht. Sie benötigen diesen Bezug später für den Import der Ansprechpartner, damit dieser via Kundennummer der jeweils richtigen Firma zugeordnet werden kann.
2. Adressdaten und Ansprechpartner separieren/Kundennummern vergeben
Wenn Sie Adressdaten und Ansprechpartner in einer Excel-Liste (bzw. einer Datenquelle) zusammengefasst haben, müssen sie diese zuerst separieren, Hilfestellung dazu und wie Sie Kundennummern vorab in Excel vergeben finden Sie hier.
3. Daten vorbereiten
Die Vorlage für den Adressimport finden Sie im Adressmodul, indem Sie in der linken Menüleiste wie unten dargestellt auf das grüne Icon für den Adressimport klicken. Im sich öffnenden Fenster klicken Sie auf das grüne Excel-Icon und öffnen bzw. speichern anschließend die *.xlsx Vorlage, die geladen wird.
In der Excel-Vorlage finden Sie eine Kopfzeile mit grünen und weißen vorausgefüllten Feldern. Bei den grünen Feldern handelt es sich um Pflichtfelder, diese Spalten müssen auf jeden Fall befüllt werden. Die Spalten mit weißer Farbe in der Kopfzeile sind optional.
Es können dem Importfile jederzeit Spalten hinzugefügt werden, falls Sie in falcana Individualfelder benutzen, können Sie diese ebenso entsprechend befüllen. Bitte achten Sie in diesem Fall darauf, daß in der Kopfzeile für das jeweilige Individualfeld die richtige Bezeichnung des Individualfeldes steht – diese muss ident mit dem Wortlaut in der Datenbank sein.
Bitte beachten Sie weiters, daß ein als Pflichtfeld angelegtes Individualfeld in der Datenbank im Importfile zwingend mit den entsprechenden Werten angelegt werden muss, da ansonsten der Datenimport nicht zugelassen wird.
Nähere Hinweise zur Ausführung finden Sie übrigens im Beiblatt (2. Seite, „Erklärungen“):
Bitte stellen Sie bei der abschließenden Datenspeicherung sicher, daß das richtige Tabellenblatt („Import Adressen“) aktiv ist, damit beim anschließenden Datenimport nach falcana die richtige Tabelle bzw. die Daten (und nicht die Erklärungen!) eingespielt werden.
4. Checkliste für Datenimport
Bevor Sie die Ihre Daten nun nach falcana importieren, können Sie anhand unserer Checkliste für den Adressdatenimport nochmals prüfen, ob Sie die wesentlichen Parameter für einen erfolgreichen Datenimport erfüllt haben.
5. Daten importieren
Um die fertigen, sauberen Daten einzuspielen, wählen Sie im Adressmodul in der linken Menüleiste wiederum „Adressen importieren“ aus.
Im nächsten Auswahlfenster wählen Sie die entsprechende Datei (= gepflegte Datenquelle wie oben beschrieben) aus und laden diese hoch:
Sie erhalten eine Vorschau aller Datensätze, die importiert werden. Scrollen Sie ganz nach unten und quittieren Sie per „weiter“.
Das Programm schlägt im nächsten Schritt noch eventuelle Zuordnungsmöglichkeiten vor, die hier vorgenommen werden können.
6. Konflikte bereinigen
Etwaige Konflikte meldet das System wie im nächsten Screenshot dargestellt. Grüne Felder sind wiederum Pflichtfelder und müssen entsprechend korrigiert bzw. befüllt werden. Vorgeschlagene weiße Felder können hier ebenfalls noch befüllt werden (hier z.B. „EUR – Währung“). 
Wenn die Datenquelle nicht ganz „sauber“ gepflegt war bzw. in bestimmten Spalten dafür ungültige Zeichen enthalten waren, treten beim Datenimport Konflikte auf, die folgendermaßen dargestellt werden (rote Markierungen):
Die Daten können hier direkt korrigiert oder gelöscht werden, um mit dem Datenimport fortzufahren, indem man hier mit „weiter“ abschließt. Der erfolgreiche Datenimport wird abschließend bestätigt.
Es besteht jedoch – falls sehr viele Konflikte auftreten – auch die Möglichkeit, den Datenimport jederzeit abzubrechen, um die Datenquelle nochmals nachzubearbeiten bzw. zu korrigieren. Anschließend wird der Datenimport einfach wieder wie beschrieben gestartet und durchgeführt.
Wenn Sie prüfen möchten, ob Sie Adressen doppelt angelegt haben, können Sie dies via „Duplikatecheck“ überprüfen.
7. Ansprechpartner importieren
Im Anschluss zum Adressenimport können die Ansprechpartner zu den einzelnen Firmenadressen importiert werden, dies funktioniert analog zum Adressimport. Hilfestellung dazu finden Sie hier.