Was passiert mit Informationen, die ein Monteur oder ein anderer Außendientstmitarbeiter beim Kunden, auf der Baustelle oder bei einem Serviceeinsatz erfasst hat?
Kennst du das?
Papier wandert ins Büro. Notizen müssen übertragen werden. Dokumente müssen dem richtigen Kunden oder Objekt zugeordnet werden. Informationen werden aus einem System ins nächste übernommen.
Vielleicht bist du aber auch schon so „halb digital“ unterwegs:
Digitale Information → PDF → E-Mail → Excel → manuelle Eingabe → nächstes System.
Das ist digital – aber noch lange nicht effizient.
Und genau hier setzt die Schnittstelle zwischen falcana und dataPad an.
Denn mobile und vor allem digitale Datenerfassung ist dann besonders wertvoll, wenn die Informationen anschließend nicht irgendwo liegen bleiben und manuell weitergegeben werden müssen, sondern sofort und direkt dort ankommen, wo sie im Unternehmen gebraucht werden.
Deine neuen Vorteile im Überblick:
- Keine doppelte Dateneingabe
- Messbar weniger Fehler
- Alle Informationen dort, wo sie gebraucht werden
- Büro und Außendienst arbeiten zusammen
- Durchgängige Prozesse
dataPad: Formulare und Prozesse einfach digitalisieren
dataPad ist ein österreichischer Softwareanbieter für mobile Datenerfassung und digitale Formularprozesse.
Mit dataPad wird Papier unnötig!
Formulare, Checklisten und Protokolle können digital direkt vor Ort am Smartphone oder Tablet ausgefüllt werden. Fotos, Unterschriften, QR-Codes oder Spracheingaben lassen sich dabei direkt erfassen. Und das funktioniert auch offline.
falcana + dataPad: Warum die Verbindung den Unterschied macht
Ein digitales Formular alleine macht noch keinen durchgängigen digitalen Prozess.
dataPad bringt Papier vor Ort in die digitale Dokumentation.
falcana organisiert die Geschäftsprozesse: Kunden, Ansprechpartner, Objekte, Aufgaben, Termine, Angebote und Aufträge laufen zentral zusammen.
Die Schnittstelle zwischen falcana und dataPad verbindet diese beiden Welten.
Und dann macht arbeiten so richtig Spaß!
Keine Warten mehr auf auf ausgefüllte Formulare, keine manuelles Zuordnen mehr von Informationen zu Kunden und Geschäftsfällen, keine Zettelwirtschaft – die Information, die draußen beim Kunden erfasst wird, fließt sofort und direkt in den Geschäftsprozess ein und kann weiterverarbeitet werden.
So läuft der digitale Workflow
1. Der Auftrag startet im Büro
In falcana sind Kunde, Objekt, Auftrag und die notwendigen Informationen bereits vorhanden.
Der Außendienst startet also nicht mit einem leeren Blatt, sondern mit den Informationen, die er für seinen Einsatz benötigt.
2. Die Dokumentation passiert direkt vor Ort
Beim Kunden wird der Einsatz mit dataPad dokumentiert.
Checklisten werden ausgefüllt, Messwerte erfasst, Fotos hinzugefügt oder eine Unterschrift eingeholt – genau dort, wo die Informationen entstehen.
Kein späteres Erinnern.
Kein Zettelchaos.
Keine handschriftlichen Notizen, die jemand im Büro entziffern muss.
3. Die Informationen fließen zurück in den Prozess
Und jetzt kommt der entscheidende Punkt:
Die Dokumentation endet nicht auf dem Tablet.
Durch die Schnittstelle werden die relevanten Informationen zwischen dataPad und falcana ausgetauscht und können im weiteren Geschäftsprozess genutzt werden – und das sofort.
👉 Der Außendienst dokumentiert.
👉 Das Büro kann weiterarbeiten.
Und niemand muss dieselben Informationen ein zweites Mal erfassen.
Für den Arbeitsalltag bedeutet sie aber vor allem eines:
❌ Weniger Arbeit, die niemand machen möchte.
❌ Keine doppelte Dateneingabe.
❌ Keine Übertragung von handschriftlichen Notizen.
❌ Keine Suche nach dem richtigen Dokument.
❌ Keine Rückfragen, weil Informationen fehlen.
❌ Kein Ärgernis über unleserliche, handschriftliche Notizen.
Und messbar weniger Fehler, die entstehen, wenn Daten mehrfach von einem System ins andere übertragen werden.
Stattdessen sind die Informationen dort, wo sie gebraucht werden.
👉 Der Außendienst arbeitet mobil.
👉 Das Büro arbeitet zentral.
Beide greifen auf einen durchgängigen Prozess zurück. So wird aus „Ich habe die Dokumentation fertig“ nicht erst Stunden später ein nutzbarer Datensatz, sondern direkt ein Teil des laufenden Geschäftsprozesses.
Und in der Praxis?
Wie vielfältig die Kombination aus falcana und dataPad eingesetzt werden kann, zeigen zwei konkrete Beispiele.
Fuhrparkmanagement: Fahrzeuge, Fahrer und Dokumentation zusammendenken
Im Fuhrpark müssen Fahrzeuge, Fahrer, Wartungen, Prüfintervalle und vieles mehr im Blick behalten werden. falcana übernimmt die zentrale Organisation, dataPad die mobile Dokumentation vor Ort:
Eine Maschine wird übergeben.
Ein Serviceeinsatz findet statt.
Eine Wartung wird durchgeführt.
Der Zustand einer Maschine wird dokumentiert.
Die Informationen müssen nicht erst wieder den Weg zurück ins Büro finden.
Sie werden vor Ort erfasst, mit falcana synchronisiert und können sofort weiter verarbeitet werden.
Maschinenhandel, Vermietung und Wartungsservice
Auch im Maschinenhandel, bei Vermietung und Wartung ergänzen sich die beiden Systeme: falcana organisiert Kunden, Maschinen, Aufgaben und Termine, dataPad ermöglicht die mobile Dokumentation von Wartungen, Übergaben, Serviceeinsätzen…
So entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow – vom Büro bis direkt zur Maschine und wieder zurück, ohne doppelte Datenerfassung.
Zwei Spezialisten – eine gemeinsame Lösung! Gute Digitalisierung bedeutet nicht, möglichst viele einzelne Softwarelösungen einzusetzen. Entscheidend ist, dass die Systeme zusammenspielen und Informationen dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden.
